Procedura SME, która weszła w życie 1 stycznia 2025 roku, otwiera nowe możliwości małym i średnim przedsiębiorstwom (MŚP) działającym na terenie Unii Europejskiej. Ta innowacyjna regulacja ma na celu uproszczenie zasad dotyczących podatku VAT i stworzenie przyjaźniejszego środowiska dla małych firm prowadzących działalność transgraniczną.
Na czym polega procedura SME?
Procedura SME umożliwia małym firmom z siedzibą w Polsce korzystanie ze zwolnień z VAT obowiązujących w innych krajach UE. Oznacza to, że przedsiębiorca z Polski, który spełnia określone warunki, będzie mógł skorzystać ze zwolnienia z VAT obowiązującego np. w Niemczech czy Francji. Analogicznie, przedsiębiorcy z innych krajów UE będą mogli skorzystać ze zwolnienia z VAT obowiązującego w Polsce.
Procedura SME stanowi implementację do polskiego porządku prawnego dyrektywy Rady (UE) 2020/285 z 18 lutego 2020 roku zmieniającej dyrektywę VAT.
Procedura SME dotyczy więc wyłącznie podatników mających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej. Natomiast, jeżeli podatnik nie ma siedziby działalności gospodarczej w żadnym państwie członkowskim, to nie może korzystać w żadnym kraju UE ze zwolnienia podmiotowego w VAT – nawet w sytuacji, gdyby miał stałe miejsce prowadzenia działalności w danym państwie członkowskim.
Należ wskazać, że w stanie prawnym obowiązującym do końca 2024 roku ustawa o VAT nie dawała możliwości stosowania zwolnienia podmiotowego podatnikom nieposiadającym siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju. Zakaz ten wynikał wprost z treści art. 113 ust. 13 pkt 3 ustawy VAT, który podawał, że zwolnienia podmiotowego nie stosuje się do podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju. Przepis ten został uchylony z 1 stycznia 2025 roku.
Procedura SME - kto może skorzystać?
Zwolnienie podmiotowe dotyczące podatnika z siedzibą w innym państwie członkowskim UE wykonującego czynności na terenie Polski zostało uregulowane w nowo dodanym art. 113a ustawy VAT.
Natomiast warunki skorzystania w innym państwie członkowskim EU ze zwolnienia podatkowego przez podatnika z siedzibą w RP szczegółowo omówiono w art. 113b ustawy VAT, gdzie wskazano, że podatnik, który posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju i którego roczny obrót na terytorium Unii Europejskiej nie przekroczył w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 euro, może skorzystać ze zwolnienia dla dostaw towarów i świadczenia usług w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska, na warunkach określonych przez to państwo członkowskie, w szczególności gdy roczny obrót podatnika w tym państwie członkowskim nie przekroczył kwot określonych przez to państwo, jeżeli wprowadziło ono zwolnienie na zasadach odpowiadających regulacjom, o których mowa w art. 113a.
Warto zatem zauważyć, że każdy podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, w tym również zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, może skorzystać ze zwolnienia w innym państwie członkowskim w ramach procedury SME. Istotną w tym zakresie kwestią jest spełnienie dwóch podstawowych warunków:
- nieprzekroczenia w poprzednim ani bieżącym roku kwoty rocznego obrotu na terytorium Unii Europejskiej w wysokości 100 000 euro oraz
- nieprzekroczenia rocznego obrotu kwot określonych przez państwo członkowskie, w którym podatnik chce korzystać ze zwolnienia.
Przykładowo podatnik A mający siedzibę na terenie Polski może być jednocześnie czynnym podatnikiem podatku VAT w zakresie czynności, których miejscem opodatkowania jest terytorium RP i być zwolnionym podatnikiem w ramach procedury SME w zakresie czynności, który miejscem opodatkowania jest terytorium Niemiec. Pamiętajmy, że podatek VAT charakteryzuje się zasadą terytorialności, co oznacza, że miejscem opodatkowania nie zawsze jest miejsce siedziby działalności gospodarczej.
W celu skorzystania ze zwolnienia w innym kraju UE podatnik składa Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście powiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w innym państwie członkowskim. Przepisy ustawy określają ten dokument jako „uprzednie powiadomienie”.
Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, uwzględniając informacje przekazane przez właściwe organy podatkowe państw członkowskich, nie później niż w ciągu 35 dni roboczych następujących po otrzymaniu uprzedniego powiadomienia informuje podatnika o nadaniu indywidualnego numeru identyfikacyjnego poprzedzonego kodem PL i zawierającego kod EX, zwanego dalej polskim numerem identyfikacyjnym EX, na potrzeby korzystania ze zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska, jeżeli to państwo (lub państwa członkowie) potwierdziło jego prawo do korzystania w nim ze zwolnienia.
Jeżeli warunki uprawniające do nadania lub potwierdzenia polskiego numeru identyfikacyjnego EX wymagają dodatkowego zweryfikowania w celu zapobieżenia uchylaniu się od opodatkowania lub unikaniu opodatkowania, właściwy naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć termin do czasu zakończenia tej weryfikacji.
W przypadku, gdy przeprowadzana analiza uprzedniego powiadomienia wykaże przekroczenie przez podatnika rocznego obrotu na terytorium Unii Europejskiej w poprzednim lub bieżącym roku (100 000 euro), właściwy naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o odmowie nadania polskiego numeru identyfikacyjnego EX, na które służy zażalenie.
Jeżeli natomiast przeprowadzana przez inne państwo członkowskie analiza uprzedniego powiadomienia wykaże niespełnienie warunków zwolnienia określonych przez to inne państwo członkowskie, właściwy naczelnik urzędu skarbowego poinformuje podatnika o odmowie skorzystania w nim ze zwolnienia w tym państwie członkowskim.
Przykładowo, jeżeli Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście otrzyma od niemieckiej administracji podatkowej informację, że polskiemu podatnikowi nie przysługuje zwolnienie w ramach SME z uwagi na treść niemieckich przepisów podatkowych, to polski podatnik będzie mógł dochodzić swoich praw od niemieckiej administracji podatkowej.
Dezaktywacja nadanego polskiego numeru identyfikacyjnego EX
Zgodnie z art. 113b ust. 12 ustawy VAT w przypadku, gdy:
- roczny obrót na terytorium Unii Europejskiej podatnika w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym przekroczył kwotę 100 000 euro lub
- podatnik przestał spełniać warunki korzystania ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich, w których korzystał ze zwolnienia, lub
- zwolnienie przestało mieć zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich, w których podatnik korzystał ze zwolnienia, lub
- podatnik poinformował o zakończeniu swojej działalności gospodarczej lub istnieje uzasadnione przypuszczenie, że jego działalność gospodarcza zakończyła się
– właściwy naczelnik urzędu skarbowego niezwłocznie wydaje postanowienie o dezaktywacji polskiego numeru identyfikacyjnego EX, na które służy zażalenie i które podlega natychmiastowemu wykonaniu, oraz dezaktywuje ten numer.
Katalog przesłanek, które mogą potwierdzać przypuszczenie, że działalność podatnika się zakończyła (art. 96 ust. 4a pkt 3, 4 lub 6 ustawy VAT), dotyczy sytuacji, w której – mimo podjętych udokumentowanych prób – nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem lub podatnik albo jego pełnomocnik nie stawiają się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, lub wobec tego podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.
Procedura SME a obowiązek raportowania
Na podatników, którzy korzystają ze zwolnienia w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie lub państwach członkowskich, nałożono obowiązek:
- składania informacji kwartalnych w terminie miesiąca od końca danego kwartału, przy czym termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy;
- korekty informacji kwartalnej – niezwłocznie, w przypadku wszelkich zmian w informacjach kwartalnych.
Informacja kwartalna zawiera dane dotyczące podatnika, w tym informacje o polskim numerze identyfikacyjnym EX, oraz dane o wysokości obrotów osiągniętych w każdym z państw członkowskich Unii Europejskiej za dany kwartał, w tym o wartości sprzedaży na terytorium kraju.
Warto zauważyć, że składanie informacji kwartalnych (ale również uprzedniego powiadomienia) odbywa się wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Wśród korzyści, jakie niesie za sobą dla podatników procedura SME, można wymienić:
- uproszczenie formalności – procedura SME ma na celu zmniejszenie biurokratycznych obciążeń dla małych firm;
- zmniejszenie kosztów – zwolnienie z VAT może znacząco obniżyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej;
- ułatwienie dostępu do nowych rynków – dzięki procedurze SME małe firmy będą mogły łatwiej eksportować swoje produkty i usługi do innych krajów UE.
