Błąd na fakturze kosztowej? Czasem możesz skorygować go sam!

Przedsiębiorcy wystawiając faktury dokładają starań, aby dokumenty te były uzupełnione bezbłędnie. Mimo to zdarzyć się może, że na fakturze wystąpią błędy formalne bądź merytoryczne. Jeśli dotyczą one wartości podstawy opodatkowania bądź kwoty podatku, oczywiste jest, że powinny zostać skorygowane przez fakturę korygującą. Jednak co w sytuacji, kiedy błąd dotyczy danych formalnych przedstawionych na fakturze? Sprawdź, jak poprawić błąd na fakturze kosztowej!

Błąd na fakturze kosztowej - nota korygująca

Kiedy nabywca otrzyma od wystawcy fakturę z błędem formalnym - np. w nazwie firmy albo numerze NIP, nie ma konieczności zwracania się o fakturę korygującą. W takiej sytuacji można bowiem niezgodności skorygować samodzielnie, za pomocą noty korygującej.

Notą korygującą można skorygować wybrane pozycje faktury. Jest ona pomocna w sytuacji, kiedy pomyłki dotyczą daty wystawienia faktury źródłowej, daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, numeru faktury, imion i nazwisk lub nazw podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów bądź też nazwy towaru lub usługi.

Jeśli jednak, jak już wspomniano, błędy pojawią się w wartości faktury, to w takiej sytuacji konieczne będzie zwrócenie się do wystawcy o fakturę korygującą.

Dane na nocie korygującej

Mimo iż mniej formalna, nota korygująca także musi zawierać określone dane, aby można ją było uznać za poprawną. Elementy, które koniecznie muszą się na niej znaleźć, zostały określone w par. 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur z dnia 28 marca 2011 r.

Zgodnie z powyższymi przepisami, nota korygująca powinna posiadać tytuł “Nota korygująca”, numer kolejny oraz datę wystawienia. Następnie, konieczne jest wskazanie danych faktury, do której odnosi się nota - daty jej wystawienia oraz daty dokonania sprzedaży, a także imion i nazwisk lub nazwy i adresów oraz numerów NIP sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług. Ostatni element to

natomiast wskazanie danych, które zostały błędnie wpisane na fakturze, oraz informacji poprawnych.

Co z akceptacją noty?

Co do zasady, noty i faktury korygujące nie będą ważne do momentu, kiedy nie zostanie uzyskana akceptacja dokumentu przez odbiorcę.

Fakt, iż nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury, został określony także we wspomnianym już rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur. Jednakże przepis ten nie określa, w jaki sposób akceptacja taka powinna zostać wyrażona - od 2012 roku nie ma już bowiem obowiązku uzyskiwania na nocie podpisu odbiorcy. Dlatego też każdy dokument, jak np. zwrotka listu poleconego czy wiadomość elektroniczna potwierdzająca zaakceptowanie noty, nadaje jej ważność.

Jak więc widać, nie w każdym przypadku błędy na fakturach muszą być korygowane przez wystawcę dokumentu źródłowego. Owszem, pozycje formalne mogą zostać skorygowane także fakturą korygującą, ale najczęściej prostszym i wygodniejszym rozwiązaniem jest zastosowanie w tym przypadku noty korygującej.