Przedsiębiorcy wystawiając faktury dokładają starań, aby dokumenty te były uzupełnione bezbłędnie. Mimo to zdarzyć się może, że na fakturze wystąpią błędy formalne bądź merytoryczne. Jeśli dotyczą one wartości podstawy opodatkowania bądź kwoty podatku, oczywiste jest, że powinny zostać skorygowane przez fakturę korygującą. Jednak co w sytuacji, kiedy błąd dotyczy danych formalnych przedstawionych na fakturze? Sprawdź, jak poprawić błąd na fakturze kosztowej!
Błąd na fakturze kosztowej - nota korygująca
Kiedy nabywca otrzyma od wystawcy fakturę z błędem formalnym - np. w nazwie firmy albo numerze NIP, nie ma konieczności zwracania się o fakturę korygującą. W takiej sytuacji można bowiem niezgodności skorygować samodzielnie, za pomocą noty korygującej.
Notą korygującą można skorygować wybrane pozycje faktury. Jest ona pomocna w sytuacji, kiedy pomyłki dotyczą daty wystawienia faktury źródłowej, daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, numeru faktury, imion i nazwisk lub nazw podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów bądź też nazwy towaru lub usługi.
Jeśli jednak, jak już wspomniano, błędy pojawią się w wartości faktury, to w takiej sytuacji konieczne będzie zwrócenie się do wystawcy o fakturę korygującą.
Dane na nocie korygującej
Mimo iż mniej formalna, nota korygująca także musi zawierać określone dane, aby można ją było uznać za poprawną. Elementy, które koniecznie muszą się na niej znaleźć, zostały określone w art. 106k ustawy o VAT w sprawie wystawiania faktur.
Zgodnie z powyższymi przepisami, nota korygująca powinna posiadać:
-
oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA,
-
numer kolejny oraz data jej wystawienia,
-
imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i NIP,
-
dane zawarte w poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura),
-
wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.
Co z akceptacją noty?
Co do zasady, noty i faktury korygujące nie będą ważne do momentu, kiedy nie zostanie uzyskana akceptacja dokumentu przez odbiorcę.
Fakt, iż nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury, został określony także w 106k ust. 2 ustawy o VAT. Jednakże przepis ten nie określa, w jaki sposób akceptacja taka powinna zostać wyrażona - nie ma już bowiem obowiązku uzyskiwania na nocie podpisu odbiorcy. Dlatego też każdy dokument, jak np. zwrotka listu poleconego czy wiadomość elektroniczna potwierdzająca zaakceptowanie noty, nadaje jej ważność.
Jak więc widać, nie w każdym przypadku błędy na fakturach muszą być korygowane przez wystawcę dokumentu źródłowego. Owszem, pozycje formalne mogą zostać skorygowane także fakturą korygującą, ale najczęściej prostszym i wygodniejszym rozwiązaniem jest zastosowanie w tym przypadku noty korygującej.
