Akta osobowe pracownika - jak należy je prowadzić

Pracodawca zobowiązany jest, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników należy założyć i prowadzić, odrębnie dla każdego z nich, akta osobowe. Obowiązek ten jest szczególnie ważny ze względu na jego znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

Akta osobowe pracowników – zasady prowadzenia

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z zawartymi w rozporządzeniu przepisami, akta osobowe powinny składać się z pięciu części:

• Część A – tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• Część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• Część C – w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
• Część D – miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach,
• Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Akta osobowe – część A

W tej części znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Dlatego też pracodawca może żądać od osoby kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada pracownik – w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia,
• skierowania na badanie lekarskie oraz orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć, z własnej inicjatywy, inne dokumenty, np.:

• świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń,
• certyfikaty,
• dyplomy

- potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe.

Akta osobowe – część B

Po zakończeniu procesu naboru pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania – oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie – również innych informacji. Podstawą w tym wypadku jest art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy. Kluczowym dokumentem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika i który koniecznie muszą zawierać akta osobowe, jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określony został zakres obowiązków, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych. Ponadto powinny się tu znaleźć:

• pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
• zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,
• oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce,
• informacja dotycząca równego traktowania,
• orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,
• dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami,
• dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy i korzystaniem z nich,
• dokumenty związane z łączeniem urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u tego samego pracodawcy,
• dokumenty związane z obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy,
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego,
• oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektor pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.

Podobnie jak w części A, w części B pracodawca może gromadzić inne dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale są potrzebne do dokumentowania pewnych zdarzeń mających miejsce w trakcie zatrudniania pracownika.

Należy pamiętać również o tym, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która dotyczy:

• podejrzeń o choroby zawodowe,
• chorób zawodowych,
• wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy,
• dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami.

Ponadto w sytuacji, gdy pracodawca wystawia pracownikowi przepustkę, legitymację służbową, zaświadczenia, upoważnienia, wówczas ten fakt również powinien być odnotowany w aktach osobowych pracownika poprzez załączenie kserokopii odpowiedniego dokumentu.

Akta osobowe – część C

W tej części pracodawca gromadzi dokumenty, które mają związek z ustaniem stosunku pracy. Wśród nich można wyróżnić:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopię świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi,
• potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
• dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Akta osobowe – część D

W czwartej części akt osobowych należy przechowywać:

• odpis zawiadomienia o ukaraniu,
• inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Wprowadzenie części D w celu wyodrębnienia części na kary porządkowe jest dużym ułatwieniem dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie akt pracowniczych, ponieważ przepisy wskazują obowiązek skutecznego i nieodtwarzalnego usunięcia z akt informacji o karze po roku nienagannej pracy pracownika.

Przyjmuje się że nie trzeba wyodrębniać części D w aktach osobowych – jeżeli pracownik nie zostanie ukarany karą porządkową. Jednak w systemy kadrowe, czy też kupione teczki akt mają już tą część wyodrębnioną.

Akta osobowe – część E 

Części tematyczne w aktach pracowniczych

Przepisy zakładają również możliwość samodzielnego podziału akt pracowniczych na części tematyczne. Co to znaczy? Każda z części akt pracowniczych może być podzielona na część np. A1, A2, A3 i w każdej z nich można przechowywać dokumenty powiązane ze sobą tematycznie. Co ważne, w tych częściach także obowiązuje zasada przechowywania dokumentów w kolejności chronologicznej i numerowania dokumentów.

Akta osobowe w formie elektronicznej?

Przez wiele lat akta pracownicze mogły być przechowywane tylko w formie papierowej. Forma elektroniczna mogła być tylko pomocnicza, jednak nie spełniała ona obowiązku prawidłowego prowadzenia akt. Teraz to pracodawca może zdecydować, czy chce prowadzić akta w formie papierowej czy elektronicznej. Może również zdecydować się na formę mieszaną, np. starych pracowników kontynuować w formie papierowej, a nowych w formie elektronicznej. Do prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej potrzebne jest oprogramowanie, które spełnia wymagania techniczne wskazane w wyżej wymienionym rozporządzeniu oraz podpis lub pieczęć kwalifikowaną, ponieważ każdy dokument musi być opatrzony takim potwierdzeniem.

Gdzie przechowywać akta osobowe pracowników?

Teczki osobowe pracowników bez względu na to, w jakiej formie będą przechowywane (papierowej czy elektronicznej), powinny być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. Warto umieścić je w takich miejscach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby.

Akta przechowywane w wersji papierowej powinny mieć zapewnione warunki zabezpieczające dokumentację przed:

• zniszczeniem,
• uszkodzeniem,
• utratą,
• dostępem osób nieupoważnionych.

Warunki te należy spełnić szczególnie poprzez zapewnienie odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczeniem przed dostępem osób nieupoważnionych w pomieszczeniach przechowywania dokumentacji.

Prowadzenie e-akt osobowych w systemie księgowości online

Do prowadzenia akt osobowych pracownika w formie elektronicznej warto wykorzystać systemy, które spełniają wymagania wskazane w rozporządzeniu. System wFirma.pl służący do prowadzenia księgowości online jest w pełni przystosowany do prowadzenia akt pracowników w formie elektronicznej z podziałem na 5 części oraz mniejszych części tematycznych.

W szczegółach każdego pracownika dodanego do systemu w zakładce DOKUMENTY znajduje się miejsce na przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Okres przechowywania akt pracowniczych

Do końca 2018 roku co do zasady dokumentację pracowniczą należało przechowywać przez 50 lat, licząc od roku następnego, w którym ustał stosunek pracy. Od 2019 roku okres ten uległ skróceniu i dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania wynosi 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej okres nie ulega zmianie i nadal wynosi 50 lat.

Ustawodawca dopuszcza jednak możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, jednak tylko dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 a 2018 r. oraz pod warunkiem przesłania do ZUS-u odpowiedniego oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.