Akta osobowe pracownika - jak należy je prowadzić

Pracodawca zobowiązany jest, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników należy założyć i prowadzić, odrębnie dla każdego z nich, akta osobowe. Obowiązek ten jest szczególnie ważny ze względu na jego znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

Akta osobowe pracowników – zasady prowadzenia w 2025

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z zawartymi w rozporządzeniu przepisami, akta osobowe powinny składać się z pięciu części:

• Część A – tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• Część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• Część C – w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
• Część D – miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach,
• Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Akta osobowe – część A

W tej części znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Dlatego też pracodawca może żądać od osoby kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada pracownik – w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia,
• skierowania na badanie lekarskie oraz orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć, z własnej inicjatywy, inne dokumenty, np.:

• świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń,
• certyfikaty,
• dyplomy

- potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe.

Akta osobowe – część B

Po zakończeniu procesu naboru pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania – oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie – również innych informacji. Podstawą w tym wypadku jest art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy. Kluczowym dokumentem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika i który koniecznie muszą zawierać akta osobowe, jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określony został zakres obowiązków, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych. Ponadto powinny się tu znaleźć:

• pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
• zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,
• oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce,
• informacja dotycząca równego traktowania,
• orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,
• dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami,
• dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy i korzystaniem z nich,
• dokumenty związane z łączeniem urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u tego samego pracodawcy,
• dokumenty związane z obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy,
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego,
• oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektor pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.

Podobnie jak w części A, w części B pracodawca może gromadzić inne dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale są potrzebne do dokumentowania pewnych zdarzeń mających miejsce w trakcie zatrudniania pracownika.

Należy pamiętać również o tym, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która dotyczy:

• podejrzeń o choroby zawodowe,
• chorób zawodowych,
• wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy,
• dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami.

Ponadto w sytuacji, gdy pracodawca wystawia pracownikowi przepustkę, legitymację służbową, zaświadczenia, upoważnienia, wówczas ten fakt również powinien być odnotowany w aktach osobowych pracownika poprzez załączenie kserokopii odpowiedniego dokumentu.

Akta osobowe – część C

W tej części pracodawca gromadzi dokumenty, które mają związek z ustaniem stosunku pracy. Wśród nich można wyróżnić:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopię świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi,
• potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
• dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Akta osobowe – część D

W czwartej części akt osobowych należy przechowywać:

• odpis zawiadomienia o ukaraniu,
• inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Wprowadzenie części D w celu wyodrębnienia części na kary porządkowe jest dużym ułatwieniem dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie akt pracowniczych, ponieważ przepisy wskazują obowiązek skutecznego i nieodtwarzalnego usunięcia z akt informacji o karze po roku nienagannej pracy pracownika.

Przyjmuje się że nie trzeba wyodrębniać części D w aktach osobowych – jeżeli pracownik nie zostanie ukarany karą porządkową. Jednak w systemy kadrowe, czy też kupione teczki akt mają już tą część wyodrębnioną.

Akta osobowe – część E 

Części tematyczne w aktach pracowniczych

Przepisy zakładają również możliwość samodzielnego podziału akt pracowniczych na części tematyczne. Co to znaczy? Każda z części akt pracowniczych może być podzielona na część np. A1, A2, A3 i w każdej z nich można przechowywać dokumenty powiązane ze sobą tematycznie. Co ważne, w tych częściach także obowiązuje zasada przechowywania dokumentów w kolejności chronologicznej i numerowania dokumentów.

Akta osobowe w formie elektronicznej?

Przez wiele lat akta pracownicze mogły być przechowywane tylko w formie papierowej. Forma elektroniczna mogła być tylko pomocnicza, jednak nie spełniała ona obowiązku prawidłowego prowadzenia akt. Teraz to pracodawca może zdecydować, czy chce prowadzić akta w formie papierowej czy elektronicznej. Może również zdecydować się na formę mieszaną, np. starych pracowników kontynuować w formie papierowej, a nowych w formie elektronicznej. Do prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej potrzebne jest oprogramowanie, które spełnia wymagania techniczne wskazane w wyżej wymienionym rozporządzeniu oraz podpis lub pieczęć kwalifikowaną, ponieważ każdy dokument musi być opatrzony takim potwierdzeniem.

Gdzie przechowywać akta osobowe pracowników?

Teczki osobowe pracowników bez względu na to, w jakiej formie będą przechowywane (papierowej czy elektronicznej), powinny być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. Warto umieścić je w takich miejscach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby.

Akta przechowywane w wersji papierowej powinny mieć zapewnione warunki zabezpieczające dokumentację przed:

• zniszczeniem,
• uszkodzeniem,
• utratą,
• dostępem osób nieupoważnionych.

Warunki te należy spełnić szczególnie poprzez zapewnienie odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczeniem przed dostępem osób nieupoważnionych w pomieszczeniach przechowywania dokumentacji.

Prowadzenie e-akt osobowych w systemie księgowości online

Do prowadzenia akt osobowych pracownika w formie elektronicznej warto wykorzystać systemy, które spełniają wymagania wskazane w rozporządzeniu. System wFirma.pl służący do prowadzenia księgowości online jest w pełni przystosowany do prowadzenia akt pracowników w formie elektronicznej z podziałem na 5 części oraz mniejszych części tematycznych.

W szczegółach każdego pracownika dodanego do systemu w zakładce E-AKTA znajduje się miejsce na przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Okres przechowywania akt pracowniczych

Do końca 2018 roku co do zasady dokumentację pracowniczą należało przechowywać przez 50 lat, licząc od roku następnego, w którym ustał stosunek pracy. Od 2019 roku okres ten uległ skróceniu i dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania wynosi 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej okres nie ulega zmianie i nadal wynosi 50 lat.

Ustawodawca dopuszcza jednak możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, jednak tylko dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 a 2018 r. oraz pod warunkiem przesłania do ZUS-u odpowiedniego oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.