Poradnik Przedsiębiorcy

Akta osobowe pracownika - jak należy je prowadzić

Pracodawca zobowiązany jest, zgodnie z przepisami zawartymi w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników należy założyć i prowadzić, odrębnie dla każdego z nich, akta osobowe. Obowiązek ten jest szczególnie ważny ze względu na jego znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. 

 Akta osobowe pracowników - zasady prowadzenia

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Zgodnie z zawartymi tam przepisami, akta osobowe powinny składać się z trzech części:

  • Część A - tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

  • Część B - zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

  • Część C - w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby.

Ważne!

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Ponadto każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Akta osobowe - część A

W tej części znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W związku z tym pracodawca może żądać od osoby kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego,

  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,

  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy

  • świadectwa ukończenia szkoły - w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia,

  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć, z własnej inicjatywy, inne dokumenty, np.:

  • świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń,

  • certyfikaty,

  • dyplomy

- potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe.

Ważne!

Należy pamiętać, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika tylko kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów można żądać jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu.

Akta osobowe - część B

Po zakończeniu procesu naboru pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania - oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie - również innych informacji. Podstawą w tym wypadku jest art. 221. §2 Kodeksu pracy. Kluczowym dokumentem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika i który koniecznie muszą zawierać akta osobowe, jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określony został zakres obowiązków, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych. Ponadto powinny się tu znaleźć:

  • pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,

  • zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,

  • kwestionariusz osobowy dla pracownika,

  • oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,

  • oświadczenie pracownika z prośbą o przekazywanie pieniędzy na konto bankowe,

  • PIT-2,

  • oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,

  • informacja dotycząca równego traktowania,

  • orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,

  • umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,

  • dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami, karami porządkowymi, obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy,

  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

  • oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.

Podobnie jak w części A, w części B pracodawca może gromadzić inne dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale są potrzebne do dokumentowania pewnych zdarzeń mających miejsce w trakcie zatrudniania pracownika.

Należy pamiętać również o tym, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która dotyczy:

  • podejrzeń o choroby zawodowe,

  • chorób zawodowych,

  • wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy,

  • dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami.

Ponadto w sytuacji, gdy pracodawca wystawia pracownikowi przepustkę, legitymację służbową, zaświadczenia, upoważnienia, wówczas ten fakt również powinien być odnotowany w aktach osobowych pracownika poprzez załączenie kserokopii odpowiedniego dokumentu.

Akta osobowe - część C

W tej części pracodawca gromadzi dokumenty, które mają związek z ustaniem stosunku pracy. Wśród nich można wyróżnić:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

  • kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi,

  • potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

  • umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony,

  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Gdzie przechowywać akta osobowe pracowników?

Teczki osobowe pracowników powinny być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. Warto umieścić je w takich miejscach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Ponadto należy pamiętać, aby warunki przechowywania dokumentów nie groziły ich zniszczeniem, gdyż akta osobowe pracownika należy przechowywać przez okres 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy.