KPiR - dokumentowanie kosztów i ich ewidencja

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów (KPiR) może przysparzać podatnikom wiele problemów. Związane są one ze sposobem ewidencji i dokumentowania kosztów. Nie zawsze zdają sobie oni sprawę z tego, że poniesiony wydatek stanowi koszt podatkowy, a także w której kolumnie KPiR należało by go ująć. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się jak powinno przebiegać dokumentowanie kosztów!

Jakie wydatki można ująć w KPiR?

Przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów mogą w niej ujmować koszty, które spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ważne!

Kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Przedsiębiorca powinien mieć również na względzie to, że aby można było zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych, muszą mieć one związek z prowadzoną działalnością. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia związku pomiędzy poniesionym kosztem a prowadzoną działalnością.

Dokumentowanie kosztów w KPiR?

Dokumentowanie kosztów przez podmioty prowadzące KPiR uregulowane zostało w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi. Zgodnie z par. 12 ust. 3 podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których należy zaklasyfikować m.in.:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

  • dowody przesunięć,

  • dowody opłat pocztowych i bankowych,

  • dowody wewnętrzne.

Ewidencja kosztów w KPiR

W księdze przychodów i rozchodów podatnik co do zasady powinien ujmować jedynie te wydatki, które stanowią koszty uzyskania przychodów. Co ważne, zapisy w księdze należy dokonywać w języku i walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Ujmując dany wydatek w księdze, przedsiębiorca powinien rozpocząć jego ewidencję od uzupełnienia kolumn od 1 do 5, czyli:

  • liczby porządkowej,

  • daty zdarzenia gospodarczego,

  • numeru dowodu księgowego,

  • nazwy kontrahenta,

  • adresu kontrahenta.

Kolejny krok to wprowadzenie opisu zdarzenia gospodarczego w kolumnie 6 księgi, np. zakup materiałów biurowych, wynagrodzenia pracowników, zakup paliwa do pojazdu itp.

Jak już wspomniano na wstępie artykułu, największym problemem podatników jest określenie, w której kolumnie KPiR należy ująć dany wydatek. Do ewidencji kosztów przeznaczone są kolumny od 10 do 16, kolumna 14 służy jednak do podsumowania kosztów ujętych w kolumnach 12 - wynagrodzenia w gotówce i naturze oraz 13 - pozostałe wydatki.

Ważne!

Rozporządzenie Ministra Finansów zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR, które weszło w życie 8 kwietnia 2016 r. wprowadziło kolumnę 16 w KPiR, w której to ujmuje się wydatki poniesione na koszty prac badawczych i rozwojowych (B+R).

Kolumna 10 KPiR - zakup towarów handlowych i materiałów

Kolumna 10 KPIR przeznaczona jest do ewidencji nabytych towarów handlowych oraz materiałów w cenach zakupu. Przy czym czynni podatnicy VAT ujmują tutaj wartość netto z faktury, natomiast podmioty zwolnione z VAT - kwotę brutto. W praktyce gospodarczej okazuje się, że przedsiębiorcom sprawia trudność również prawidłowe zdefiniowanie tego czym jest towar handlowy oraz materiały. Zgodnie z par. 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

  • towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,

  • materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,

  • materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie 10 wpisują miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Kolumna 11 KPiR - koszty uboczne zakupu

Koszty uboczne zakupu ujmowane są w kolumnie 11 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Można do nich zakwalifikować m.in. koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze.

Warto podkreślić, że kolumna ta dotyczy jedynie kosztów ubocznych zakupu towarów handlowych oraz materiałów.