Rozmowa dyscyplinująca - jak ją przeprowadzić?

Coraz więcej osób pracujących w różnych firmach zwraca uwagę, że otrzymywanie feedbacku jest czynnikiem, który wpływa na wzrost motywacji do pracy. Przekazywana informacja zwrotna powinna odnosić się do sposobu wykonywania powierzonych zadań i zachowania pracownika. Pracodawca musi poinformować zatrudniane osoby o tym, jak wywiązują się ze swoich obowiązków. Jeśli coś robią źle, konieczna staje się rozmowa dyscyplinująca. Nie należy ona do najprzyjemniejszych, ale dzięki niej pracownik przede wszystkim dowie się, co powinien zmienić w sposobie wykonywanych działań, aby jego praca stanowiła prawdziwą wartość dla przedsiębiorstwa. Jak przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą, aby obie strony – pracodawca i osoba zatrudniona na tym skorzystały?

Rozmowa dyscyplinująca – kiedy należy ją przeprowadzić?

Pracodawca powinien na bieżąco dokonywać oceny pracowników. Stała kontrola nie jest konieczna, ale należy monitorować sposób wykonywania powierzonych działań. Reakcja na niewłaściwe zachowanie osoby zatrudnionej powinna być natychmiastowa. Im wcześniej zostanie przeprowadzona rozmowa dyscyplinująca, tym szybciej pracownik będzie miał okazję do poprawy.

Najczęściej rozmowa dyscyplinująca przeprowadzana jest, gdy pracownik:

  • stosuje niewłaściwy sposób wykonania danego zadania,

  • popełnia błędy, które przysparzają dodatkowych zadań pozostałym członkom zespołu,

  • jest konfliktowy i przyczynia się do powstania napiętej i negatywnej atmosfery pracy,

  • swoim sposobem zachowania obraża kolegów lub narusza dobre imię firmy (w przypadku, kiedy reprezentuje przedsiębiorcę w kontaktach biznesowych),

  • nie stosuje się do zaleceń kolegów o większym stażu i wciąż popełnia błędy w wykonywanych zadaniach,

  • jest nieefektywny, a inni członkowie zespołu muszą wykonywać jego zaległą pracę,

  • notorycznie się spóźnia i przedłuża wszystkie przerwy.

Rozmowa dyscyplinująca zamiast zwolnienia

Kierowników można podzielić na dwie grupy:

  • nielubiących przekazywać negatywne informacje zwrotne i wchodzić w konflikty interpersonalne,

  • uważających, że feedback daje możliwość poprawy sposobu wykonywanych działań.

Pierwsza grupa menedżerów zdecydowanie woli zwolnić nieefektywnego pracownika niż przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą. Z jednej strony przyjęcie takiej postawy może przynieść pewne korzyści – z firmy odejdzie osoba, która nie nadaje się do pełnienia określonych obowiązków. Szkoda tylko, że zwolniony pracownik nigdy nie dowie się, co robił źle i nie będzie miał możliwości zmiany sposobu działania czy zachowania.

Rozmowa dyscyplinująca w pewnych sytuacjach może przynieść większe korzyści niż zwolnienie pracownika, ponieważ wpływa na:

  • morale zespołu – kierownik, który zwalnia pracowników, zamiast wskazać im, co robią źle, jest odbierany jako bezlitosny i autokratyczny szef. Pozostali członkowie zespołu nie obdarzą go zaufaniem i będą pracowali pod wpływem dużego stresu, obawiając się popełnienia najmniejszego błędu,

  • obniżenie kosztów –  rozmowa dyscyplinująca jest o wiele tańsze i pochłania mniej czasu niż zorganizowanie procesu rekrutacyjnego i pozyskanie nowej osoby na wolne stanowisko pracy. Zwolniony pracownik może także wnieść pozew do sądu pracy, jeśli będzie uważał, że został bezpodstawnie pozbawiony stanowiska, ponieważ nigdy nie otrzymał jakichkolwiek zastrzeżeń dotyczących sposobu wykonywania zadań. Rozprawa w sądzie może sporo kosztować,

  • poznanie prawdziwych przyczyn zachowania pracownika – czasami dana osoba może nie wywiązywać się z powierzonych obowiązków, ponieważ nie posiada odpowiednich kwalifikacji, ma problemy osobiste lub nie może odnaleźć się na stanowisku, do którego została przydzielona. Przeprowadzenie szczerej rozmowy może odnieść dobry skutek – być może w innym dziale jest wolne miejsce pracy, na którym sprawdzi się nieefektywny dotąd pracownik.

Rozmowa dyscyplinująca – jak przekazywać negatywne informacje?

W przypadku, kiedy konieczne staje się przeprowadzenie rozmowy dyscyplinującej, należy zastosować schemat przekazywania negatywnej informacji zwrotnej. Celem przekazania krytyki nie jest zdeprecjonowanie pracownika i osłabienie jego poczucia wartości. Najważniejsze jest przekonanie zatrudnionej osoby, aby zdobyła się na refleksję i zmieniła swój sposób działania, który dotąd był niewłaściwy.

Przekazując informację zwrotną, pamiętaj, aby:

  1. Zaprosić pracownika do swojego gabinetu bądź miejsca, w którym nikt nie będzie wam przeszkadzał. Negatywne informacje należy przekazywać w cztery oczy.

  2. Opisz, co pracownik wykonuje niewłaściwie; wskaż przykłady jego nieodpowiedniego zachowania. Postaraj się, aby twój ton głosu był neutralny. Nie oceniaj, nie daj się ponieść emocjom. Przekazuj komunikat tak, jakbyś był nauczycielem i prezentował temat, do którego nie jesteś nastawiony osobiście.

  3. Wskaż, jakie wyniki powinien osiągać pracownik.

  4. Postaraj się odnaleźć przyczynę niewłaściwego działania lub zachowania pracownika. Zapytaj, czy posiada wystarczające kwalifikacje, czy nie brakuje mu motywacji do pracy, a w domu nie ma problemów rodzinnych. Poproś o udzielenie szczerej odpowiedzi.

  5. Zapytaj pracownika, jakie widzi sposoby rozwiązania zaistniałego problemu, jak chce dokonać poprawy. Możesz wskazać także swoje propozycje.

  6. Wybierzcie najlepszą opcję poprawy dotychczasowego sposobu działania. Ustalcie wspólnie plan działania, kiedy pracownik będzie skontrolowany, czy dokonał postępu.

  7. Sprawdzaj, czy pracownik stara się zmienić sposób działania. Zwracaj mu uwagę na bieżąco, aby wyeliminować ewentualne błędy. Wyraź uznanie, jeśli osoba zatrudniona wywiązuje się z powierzonych obowiązków.

Ważne!

Rozmów dyscyplinujących nie można przeprowadzać w nieskończoność. Czasami może okazać się, że pomimo dobrych intencji oraz starań pracownika, nie będzie on nadawał się do pełnienia obowiązków na danym stanowisku pracy. W takiej sytuacji podziękuj mu za trud i wysiłek, jaki włożył w wykonywane zadania i rozwiąż umowę o pracę.