Poradnik Przedsiębiorcy

Zwolnienie z pracy w dokumentacji kadrowej w praktyce

Zwolnienie z pracy to bardzo delikatny moment zarówno w karierze pracownika, który odchodzi z pracy, jak i w działaniu firmy, którą pracownik opuszcza. Dlatego tak istotne jest dopilnowanie, by dokumenty towarzyszące zakończeniu stosunku pracy sporządzone były w sposób prawidłowy i zgodny z wymaganiami kodeksu pracy. Dowiedz się, jakie dokumenty sporządzamy w poszczególnych przypadkach rozwiązania umowy i jak je przechowywać? Jakie są obowiązujące terminy wręczania wypowiedzeń czy przekazywania świadectwa pracy? Jak można modyfikować okres wypowiedzenia i w jakich sytuacjach? Zapraszam do lektury naszego artykułu.

Akta osobowe - część III

Pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe każdego pracownika. Składają się one z trzech części:

  • Część A - dokumenty z zakresu ubiegania się o pracę,

  • Część B - dokumenty z zakresu przebiegu zatrudnienia,

  • Część C - dokumenty z zakresu ustania zatrudnienia.

Akta osobowe muszą być prowadzone w sposób należyty, a za wszelkie odstępstwa od normy pracodawca może zostać ukarany. Co więcej, rzetelny sposób prowadzenia dokumentacji kadrowej pracownika może zaowocować na korzyść pracodawcy podczas kontroli PIP czy rozprawy sądowej na linii pracodawca - pracownik.

Tym razem szczegółowo skupimy się na trzeciej części akt osobowych związanej z ustaniem stosunku pracy. Będzie więc brana pod uwagę cała dokumentacja opisująca zwolnienie z pracy i ta, która powstała po odejściu pracownika z firmy. Zaliczymy do niej:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

  • kopię wydanego świadectwa pracy,

  • informację dotyczącą czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia prowadzonej w związku z trwającym postępowaniem egzekucyjnym,

  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli taka została zawarta pomiędzy stronami,

  • orzeczenie lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami, wydane po rozwiązaniu stosunku pracy,

  • wszelką korespondencję, gdzie tematem jest zwolnienie z pracy lub związaną z ustaniem zatrudnienia na linii pracodawca - pracownik.

Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę

Pierwszym krokiem by zwolnienie z pracy stało się faktem jest oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Sposoby rozwiązania umowy szczegółowo określa Kodeks pracy w art. 30 § 1.

Art. 30 § 1. Kodeksu pracy

Umowa o pracę rozwiązuje się:

1) na mocy porozumienia stron,

2) przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),

3) przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),

4) z upływem czasu, na który była zawarta.

Zwolnienie z pracy za porozumieniem stron

Ta forma rozwiązania stosunku pracy jest najdogodniejsza dla obu stron i może dotyczyć każdego rodzaju umowy o pracę w dowolnym terminie. Zwolnienie z pracy w tym trybie realizuje się poprzez złożenie pisemnego oświadczenia jednej ze stron. Formalnym warunkiem dla skuteczności porozumienia stron powinno być wyrażenie zgody obu stron, najlepiej poprzez umieszczenie takiej adnotacji na oświadczeniu obok swojego podpisu. W związku z tym, że jest to forma polubownego rozwiązania stosunku pracy, strony mają prawo wyrazić sprzeciw.

Rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia poprzez oświadczenie jednej ze stron

Pracodawca, jak i pracownik mają prawo wypowiedzieć umowę o pracę poprzez wręczenie pisemnego oświadczenia. Oświadczenie to, ponieważ jest jednostronną decyzją powodującą zwolnienie z pracy, nie wymaga zgody obu stron. Wypowiedzenia nie można wręczyć pracownikowi w czasie urlopu lub innej, usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Na okres wypowiedzenia o pracę wpływa, oprócz rodzaju umowy, to na jaki czas została zawarta. Nie bez znaczenia jest także staż jaki pracownik posiada u danego pracodawcy.

Okresy wypowiedzenia umowy o pracę

Umowa na okres próbny rozwiązuje się z upływem tego okresu, a przed jego upływem może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem. Zgodnie z art. 34 Kodeksu pracy. okres wypowiedzenia takiej umowy wynosi:

  • 3 dni robocze, jeżeli umowa nie przekracza 2 tygodni,

  • 1 tydzień, jeżeli umowa zawarta na okres dłuży niż 2 tygodnie,

  • 2 tygodnie, jeżeli okres próby wynosi 3 miesiące.

Umowa zawarta na czas nieokreślony i umowa zawarta na czas określony może zostać rozwiązana przy zastosowaniu okresu wypowiedzenia zgodnie z art. 36 Kodeksu pracy:

  • 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

  • 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,

  • 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Wypowiadając umowę o pracę, pracodawca musi podać przyczynę

Aby zwolnienie z pracy przebiegało zgodnie z prawem wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony przez pracodawcę, nakłada na niego obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia. Jednak należy zaznaczyć, że takiego obowiązku nie ma pracownik. Pracodawca o zamiarze wypowiedzenia umowy pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony musi powiadomić zakładową organizację związkową, uzasadniając przyczynę rozwiązania. Zakładowa organizacja związkowa w ciągu 5 dni ma prawo zgłosić zastrzeżenie pisemnie do pracodawcy.

Nie we wszystkich zakładach pracy istnieją związki zawodowe. W takiej sytuacji pracodawca podejmuje decyzję wpływającą na zwolnienie z pracy w konsultacji z przedstawicielem pracowników (jeżeli taki został powołany) lub osobą odpowiedzialną za kardy w firmie. Ostatecznie to pracodawca podejmuje decyzje w sprawie wypowiedzenia.

Wydłużenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę

Pracodawca ma prawo do wydłużenia okresu wypowiedzenia w momencie, kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mienie. Wówczas zwolnienie z pracy następuje po upływie okresu wypowiedzenia, który może zostać wydłużony:

  • w przypadku 2 tygodni wypowiedzenia - do 1 miesiąca,

  • w przypadku 1 miesiąca wypowiedzenia do - 3 miesięcy.

Strony zachowują również prawo do wcześniejszego rozwiązania umowy bez potrzeby zmiany trybu rozwiązania umowy o pracę.