Zwolnienie z pracy - obowiązki, dokumenty, terminy, świadectwo pracy

Zwolnienie z pracy to bardzo delikatny moment zarówno w karierze pracownika, który odchodzi z pracy, jak i w działaniu firmy, którą pracownik opuszcza. Dlatego tak istotne jest dopilnowanie, by dokumenty towarzyszące zakończeniu stosunku pracy sporządzone były w sposób prawidłowy i zgodny z wymaganiami kodeksu pracy. Dowiedz się, jakie dokumenty sporządzamy w poszczególnych przypadkach rozwiązania umowy i jak je przechowywać? Jakie są obowiązujące terminy wręczania wypowiedzeń czy przekazywania świadectwa pracy? Jak można modyfikować okres wypowiedzenia i w jakich sytuacjach? Zapraszam do lektury naszego artykułu.

Akta osobowe

Pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe każdego pracownika. Składają się one z pięciu części:

• Część A - dokumenty z zakresu ubiegania się o pracę,
• Część B - dokumenty z zakresu przebiegu zatrudnienia,
• Część C - dokumenty z zakresu ustania zatrudnienia,
• Część D - dokumenty z zakresu kar porządkowych,
• Część E - dokumenty z zakresu przeprowadzenia kontroli trzeźwości.

Akta osobowe muszą być prowadzone w sposób należyty, a za wszelkie odstępstwa od normy pracodawca może zostać ukarany. Co więcej, rzetelny sposób prowadzenia dokumentacji kadrowej pracownika może zaowocować na korzyść pracodawcy podczas kontroli PIP czy rozprawy sądowej na linii pracodawca - pracownik.

Tym razem szczegółowo skupimy się na trzeciej części akt osobowych związanej z ustaniem stosunku pracy. Będzie więc brana pod uwagę cała dokumentacja opisująca zwolnienie z pracy i ta, która powstała po odejściu pracownika z firmy. Zaliczymy do niej:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopię wydanego świadectwa pracy,
• informację dotyczącą czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia prowadzonej w związku z trwającym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli taka została zawarta pomiędzy stronami,
• orzeczenie lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami, wydane po rozwiązaniu stosunku pracy,
• wszelką korespondencję, gdzie tematem jest zwolnienie z pracy lub związaną z ustaniem zatrudnienia na linii pracodawca - pracownik.

Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę

Pierwszym krokiem by zwolnienie z pracy stało się faktem jest oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Sposoby rozwiązania umowy szczegółowo określa Kodeks pracy w art. 30 § 1.

Zwolnienie z pracy za porozumieniem stron

Ta forma rozwiązania stosunku pracy jest najdogodniejsza dla obu stron i może dotyczyć każdego rodzaju umowy o pracę w dowolnym terminie. Zwolnienie z pracy w tym trybie realizuje się poprzez złożenie pisemnego oświadczenia jednej ze stron. Formalnym warunkiem dla skuteczności porozumienia stron powinno być wyrażenie zgody obu stron, najlepiej poprzez umieszczenie takiej adnotacji na oświadczeniu obok swojego podpisu. W związku z tym, że jest to forma polubownego rozwiązania stosunku pracy, strony mają prawo wyrazić sprzeciw.

Rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia poprzez oświadczenie jednej ze stron

Pracodawca, jak i pracownik mają prawo wypowiedzieć umowę o pracę poprzez wręczenie pisemnego oświadczenia. Oświadczenie to, ponieważ jest jednostronną decyzją powodującą zwolnienie z pracy, nie wymaga zgody obu stron. Wypowiedzenia nie można wręczyć pracownikowi w czasie urlopu lub innej, usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Na okres wypowiedzenia o pracę wpływa, oprócz rodzaju umowy, to na jaki czas została zawarta. Nie bez znaczenia jest także staż jaki pracownik posiada u danego pracodawcy.

Okresy wypowiedzenia umowy o pracę

Umowa na okres próbny rozwiązuje się z upływem tego okresu, a przed jego upływem może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem. Zgodnie z art. 34 Kodeksu pracy. okres wypowiedzenia takiej umowy wynosi:

• 3 dni robocze, jeżeli umowa nie przekracza 2 tygodni,
• 1 tydzień, jeżeli umowa zawarta na okres dłuży niż 2 tygodnie,
• 2 tygodnie, jeżeli okres próby wynosi 3 miesiące.

Umowa zawarta na czas nieokreślony i umowa zawarta na czas określony może zostać rozwiązana przy zastosowaniu okresu wypowiedzenia zgodnie z art. 36 Kodeksu pracy:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Wypowiadając umowę o pracę, pracodawca musi podać przyczynę

Aby zwolnienie z pracy przebiegało zgodnie z prawem wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony i określony przez pracodawcę, nakłada na niego obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia. Jednak należy zaznaczyć, że takiego obowiązku nie ma pracownik. Pracodawca o zamiarze wypowiedzenia umowy pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony musi powiadomić zakładową organizację związkową, uzasadniając przyczynę rozwiązania. Zakładowa organizacja związkowa w ciągu 5 dni ma prawo zgłosić zastrzeżenie pisemnie do pracodawcy.

Nie we wszystkich zakładach pracy istnieją związki zawodowe. W takiej sytuacji pracodawca podejmuje decyzję wpływającą na zwolnienie z pracy w konsultacji z przedstawicielem pracowników (jeżeli taki został powołany) lub osobą odpowiedzialną za kardy w firmie. Ostatecznie to pracodawca podejmuje decyzje w sprawie wypowiedzenia.

Wydłużenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę

Pracodawca ma prawo do wydłużenia okresu wypowiedzenia w momencie, kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mienie. Wówczas zwolnienie z pracy następuje po upływie okresu wypowiedzenia, który może zostać wydłużony:

• w przypadku 2 tygodni wypowiedzenia - do 1 miesiąca,
• w przypadku 1 miesiąca wypowiedzenia do - 3 miesięcy.

Strony zachowują również prawo do wcześniejszego rozwiązania umowy bez potrzeby zmiany trybu rozwiązania umowy o pracę.

Urlop w okresie wypowiedzenia i zwolnienie na poszukiwanie pracy

Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy pracodawca ma prawo wysłać pracownika w okresie wypowiedzenia na urlop wypoczynkowy zaległy i bieżący, a pracownik ma obowiązek z takiego urlopu skorzystać. Za niewykorzystany urlop pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny.

Pracownikowi będącemu w okresie wypowiedzenia umowy o pracę przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, w wymiarze:

• 2 dni robocze - w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,
• 3 dni robocze - w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, a także w przypadku jego skrócenia w związku z ogłoszeniem upadłości lub likwidacji pracodawcy (art. 37 Kodeksu pracy).

Zwolnienie z pracy a wiek zbliżony do emerytalnego

Pracownikowi, któremu pozostało nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, a okres zatrudnienia umożliwia mu to prawo, z uwzględnieniem tego wieku, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę. Wyjątek stanowi uzyskanie prawa do renty lub orzeczenie o całkowitej niezdolności do pracy.

Skrócenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę

W przypadku likwidacji lub upadłości firmy pracodawca może skrócić okres wypowiedzenia z 3 miesięcy, najwyżej do 1 miesiąca, przy czym należy zaznaczyć, że pracownikowi przysługuje prawo do zachowania wynagrodzenia w postaci odszkodowania.

Rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia poprzez oświadczenie jednej ze stron

Prawo do rozwiązania umowy w tym trybie przysługuje zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Stosowane jest w szczególnych przypadkach, gdy w sposób ciężki naruszone zostają przepisy przez jedną ze stron.

Pracodawca może wręczyć potocznie zwaną dyscyplinarkę (zgodnie z art. 52 Kodeksu pracy), czyli rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika, w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika praw i obowiązków pracowniczych, popełnienia czynu, który uniemożliwia dalsze zatrudnienie, co w efekcie daje podstawy by zwolnienie z pracy odbyło się tą drogą.

Istnieją również okoliczności, kiedy pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, ale nie z winy pracownika. Do takich przypadków należy zaliczyć dłuższą nieobecność pracownika w pracy spowodowaną:

• niezdolnością do pracy powstałą wskutek choroby trwającej dłużej niż 3 miesiące (dla pracownika zatrudnionego krócej niż 6 miesięcy),
• niezdolnością do pracy powstałą w skutek choroby trwającej dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące (dla pracownika zatrudnionego dłużej niż 6 miesięcy lub niezdolność do pracy powstała z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej),
• usprawiedliwioną nieobecność w pracy z innych przyczyn, która trwa dłużej niż miesiąc.

Od powyższej zasady istnieją pewne wyjątki, np. nie można rozwiązać stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie jego nieobecności spowodowanej sprawowaniem opieki nad chorym dzieckiem.

Pracodawca ma obowiązek poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. W przeciwnym razie pracownik ma prawo rozwiązać umowę o pracę bez okresu wypowiedzenia z winy pracodawcy, o czym stanowi art. 55 Kodeksu pracy. Do ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę zalicza się nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, niewypłacanie terminowo wynagrodzenia za pracę oraz nieudzielenie pracownikowi urlopu.

Ponadto zgodnie z art. 55 § 1 Kodeksu pracy pracownik może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeżeli zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe.

Pracownik ma obowiązek wnieść do pracodawcy wniosek o rozwiązanie umowy z winy pracodawcy w formie pisemnej. Co ważne, zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, który obowiązywałby go zgodnie z przepisami kodeksu pracy.

Zwolnienie z pracy poprzez wygaśnięcie umowy o pracę 

Do wygaśnięcia umowy o pracę dochodzi z mocy prawa w sytuacji:

• śmierci pracownika,
• śmierci pracodawcy,
• trwającej ponad 3 miesiące nieobecności pracownika spowodowanej aresztem.

Ponadto stosunek pracy wygasa w momencie, kiedy pracownik po upływie 7 dni od terminu upływu urlopu bezpłatnego, na którym zatrudniony przebywał z wyboru, nie stawia się w pracy, chyba że jego nieobecność zostanie usprawiedliwiona.

Obowiązki pracodawca a zwolnienia pracownika

Po ustaniu stosunku pracy, pracodawca musi rozliczyć pracownika w ramach okresu rozliczeniowego wcześniej i wypłacić mu należne wynagrodzenie, uwzględniając wszystkie dodatki, jeżeli mu oczywiście przysługują. Zwolnienie z pracy powoduje także konieczność wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.  

W przypadku śmierci pracownika, wszelkie prawa majątkowe, w tym wynagrodzenie czy ekwiwalent za urlop, pracodawca ma obowiązek wypłacić małżonkowi lub innej osobie spełniającej warunki prawne do dziedziczenia.

Podobnie bywa z rozliczeniem pracownika względem pracodawcy. Pracownik, który na dzień ustania stosunku pracy ma długi wobec swojego pracodawcy, musi je rozliczyć. Za dług pracownika należy uznać: pożyczkę z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ale również sprzęt roboczy, odzież czy obuwie. Jeżeli pracownik nie rozliczy się z pracodawcą na czas, ten może go wezwać do rozliczenia, ale nie może samoistnie dokonać potrącenia z wynagrodzenia, ekwiwalentu za urlop czy odprawy.

Zwolnienia z pracy a świadectwo pracy

Pracodawca ma obowiązek przekazać niezwłocznie świadectwo pracy w formie pisemnej, pracownikowi lub osobie upoważnionej w dniu ustania stosunku pracy. Szczególne problemy mogą pojawić się wówczas, gdy przed datą ustania stosunku pracy pracownik został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, wobec czego nie stawia się w miejscu pracy. Dodatkowym utrudnieniem może być brak kontaktu telefonicznego z pracownikiem lub sytuacja, gdy zamieszkuje on w innej miejscowości. Dlatego też przepisy przewidują szczególną formę przekazania świadectwa pracy w tych przypadkach, gdy nie jest możliwe jego wydanie pracownikowi lub osobie przez pracownika upoważnionej. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek w ciągu 7 dni od dnia będącego dniem wydania świadectwa pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami przesłać świadectwo pocztą albo samemu pracownikowi, albo osobie przez niego upoważnionej. 

W przypadku śmierci pracownika z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy może wystąpić członek rodziny zmarłego lub spadkobierca.

Prawidłowo wystawione świadectwo pracy powinno zawierać informacje m.in:

• datę wystawienia,
• dane osobowe podstawowe,
• dokładnie określony czas zatrudnienia, od kiedy do kiedy,
• rodzaj pracy,
• wymiar czasu pracy,
• stanowisko,
• tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy lub wygaśnięcia stosunku pracy,
• ilość dni udzielonego urlop wypoczynkowego oraz ilość dni wypłaconego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop (informacja za rok bieżący),
• ilość dni urlopu bezpłatnego i wychowawczego, rodzicielskiego i ojcowskiego,
• ilość dni zwolnienia od pracy na mocy art. 188 Kodeksu pracy,
• ilość dni niezdolności do pracy powstałej w skutek choroby pracownika (poparte zwolnieniem lekarskim ZUS ZLA), za które pracownik otrzymał wynagrodzenie w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy,.
• ilość dni, za które pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku z skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy,
• okres odbytej służby wojskowej lub jej form zastępczych,  
• okres nieskładkowy przypadający w okresie zatrudnienia,
• informacja o zajęciu komorniczym.

Ponadto na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Pracownik powinien zostać poinformowany o możliwości odwołania się do Sądu Pracy w terminie 14 dni od dnia otrzymania świadectwa i jego sprostowanie.

W związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych pracownikom zatrudnionym od 1 stycznia 2019 roku pracodawca wraz ze świadectwem pracy musi przekazać pracownikowi dokument z trzema dodatkowymi informacjami:

1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, 
3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie,

Ponadto pracodawca powinien dopilnować, aby wyrejestrować byłego pracownika w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy z ZUS-u, na formularzu ZUS ZWUA oraz o członków jego rodziny na druku ZUS ZCNA (jeżeli tacy byli uprzednio zgłoszeni). Potwierdzone dokumenty można załączyć do akt osobowych, chociaż przepisy nie nakładają takiego obowiązku.

Dokument PIT-11 w trakcie roku pracodawca ma obowiązek wydać tylko na pisemny wniosek pracownika w terminie 14 dni od daty otrzymania wniosku. Jeżeli nie otrzyma takiej dyspozycji, będzie musiał przekazać dokument byłemu pracownikowi najpóźniej do końca lutego następnego roku zgodnie z art. 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dokumenty związane ze zwolnieniem z pracy – podsumowanie

Jeżeli dojdzie do rozwiązania umowy z pracownikiem pracodawca musi pamiętać o dopełnieniu kilku ważnych obowiązków. Kluczowym z nich jest wystawienie i wydanie w dniu zakończenia stosunku pracy świadectwa pracy oraz informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Istotne jest również wysłanie wyrejestrowania z ZUS na druku ZWUA.