Czy brak podpisu na fakturze jest błędem?

Obecnie w obiegu gospodarczym funkcjonują zarówno faktury niepodpisane, jak i zaopatrzone w podpisy i pieczątki obu stron transakcji. Ten fakt wzbudza wątpliwości u niektórych przedsiębiorców, niepewnych, czy posiadane przez nich dokumenty są w pełni zgodne z przepisami. Sprawdź, czy brak podpisu na fakturze jest błędem!

Jakie dane powinna zawierać faktura?

Art. 106e ustawy o VAT wskazuje iż faktura powinna zawierać takie dane jak:

  • datę wystawienia;

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

  • stawkę podatku;

  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

  • kwotę należności ogółem;

Czy brak podpisu na fakturze jest błędem?

Powyższy katalog danych jakie powinna zawierać faktura jest katalogiem otwartym, co oznacza, że oprócz tych danych wystawca może umieścić na fakturze dodatkowe elementy - w tym np. podpisy i pieczątki.

 

Ważne!

Należy pamiętać, że już od 2004 roku kontrahenci nie mają już obowiązku podpisywania wystawianych i otrzymywanych faktur. Nie trzeba także umieszczać na nich firmowej pieczątki. Zmiana w przepisach była spowodowana przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej, a co za tym idzie - koniecznością zsynchronizowania krajowych przepisów z przepisami wspólnotowymi.

 

Faktura z podpisem vs. faktura bez podpisu - różnice

Mimo, iż w faktura z podpisem od faktury bez podpisu w zasadzie niczym się nie różną, w praktyce zdarza się inaczej. W sytuacji, gdy z powodu nieuregulowanych należności wystawca faktury odda sprawę do sądu, to nieopłacona faktura podpisana przez kontrahenta będzie automatycznie stanowiła dowód w sprawie. Niejednokrotnie w takiej sytuacji decyzją sądu wydawany jest po prostu nakaz zapłaty. Natomiast dokument niepodpisany nie stanowi w sprawach sądowych bezspornego dowodu, a co za tym idzie - dla sądu niezbędne będzie przesłuchanie stron, zebranie dowodów itp. Wiąże się to oczywiście ze znacznie większą ilością czasu.

 

Reasumując na fakturze nie muszą znajdować się podpisy wystawcy i odbiorcy ani ich firmowe pieczątki. Taka faktura - pod warunkiem, że zawiera wszystkie wymienione w ustawie elementy - jest w pełni zgodnym z przepisami dowodem księgowym. Nie różni się ona od podpisanego dokumentu w normalnych sytuacjach, natomiast staje się nieco mniej wartościowa niż faktura podpisana w momencie, gdy strony wchodzą na drogę sądową.