E-faktury

Wszystko o e-fakturach

W dzisiejszych czasach, właściwie każdy przedsiębiorca jest bardzo zabiegany i nie ma czasu często nawet na sen. Poszukuje różnych alternatyw, aby choć trochę ograniczyć czas wykonywania pewnych czynności, które choć konieczne, mogłyby trwać kilka sekund. Te tajemnicze czynności, to dostarczanie do klientów faktur. Często się zdarza, że albo je trzeba wysłać, albo też dostarczyć samemu do kontrahenta. A kolejki na poczcie są nieubłaganie długie, a droga do klienta, obfita w korki i inne utrudnienia na drodze. Zwykły pożeracz czasu. Ponadto wysyłanie kilkudziesięciu, kilkuset, a tym bardziej kilku tysięcy faktur w ciągu miesiąca, wiąże się często z ogromnymi kosztami. Naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, wyszedł Minister Finansów, który wprowadził rozporządzenie w 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Ponieważ budziło ono wiele niejasności, 17 grudnia 2010 roku weszło w życie nowe rozporządzenie, dotyczące właśnie tego problemu. I tak oto od 1 stycznia 2011 roku, obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Wprowadzone zmiany miały na celu uproszczenie obrotu tymi fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych oraz unowocześnienie zasad obrotu fakturami elektronicznymi.

Warunki

Aby jednak móc zacząć korzystać z takiej metody przesyłania faktur, konieczne jest spełnienie kilku warunków, tak aby wszystko było zgodne z obowiązującymi przepisami:

  1. Akceptacja elektronicznego przesyłania faktur, przez ich odbiorcę. Może być ona wyrażona w formie pisemnej lub formie elektronicznej. Akceptacji w formie stosownego oświadczenia powinien dokonać podatnik (odbiorca faktury) lub osoba przez niego upoważniona. Gdyby jednak taka akceptacja została cofnięta przez odbiorcę, wystawca traci możliwość przesyłania faktur w tej formie, od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał takie powiadomienie, chyba że strony same ustalą inny termin. Nie może być on jednak dłuższy niż 30 dni. Akceptacja nie jest dokumentem sformalizowanym, powinna jednak zawierać:
    • oznaczenie podatnika (nazwa, adres, NIP),
    • określenie formy elektronicznej, w której będą przesyłane faktury,
    • podanie adresu e-mail, na który będą przesyłane faktury, lub też wskazanie innego dostępu, dzięki któremu nabywca będzie mógł pobierać faktury,
    • określenie warunków wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej,
    • określenie zasad odnośnie cofnięcia akceptacji,
    • podpis.

    Tak więc formularz zgody na elektroniczne przesyłanie faktur, powinien być, w celu ujednolicenia zasad i warunków, raczej proponowany przez wystawcę faktury.
  2. Zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
    Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność źródła, czyli pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, lub też wystawcy faktury. Integralność treści natomiast oznacza, że żadne dane, które powinna zawierać faktura, nie zostały zmienione.
    Gwarancję autentyczności pochodzenia i integralności treści, bez jakichkolwiek wątpliwości, można uzyskać w przypadku wykorzystania:
    • Bezpiecznego podpisu elektronicznego, zgodnie z art. 3 pkt.2 ustawy z 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym, który weryfikowany jest za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
    • Elektronicznej wymiany danych(EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli została zawarta taka umowa, odnośnie wymiany danych, która przewidywała stosowanie procedur zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Są to jednak tylko przykłady, gdyż Minister w rozporządzeniu użył sformułowania „w szczególności”, co oznacza, że jest możliwość przesyłania faktur również w innych formach elektronicznych, które będą zapewniały wymaganą autentyczność i integralność faktury. Jest to istotna zmiana w stosunku, do dotychczas obowiązującego stanu prawnego, gdyż poprzednie rozporządzenie ograniczało możliwość zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, do dwóch wyżej wymienionych sposobów. Warte uwagi jest to, że Minister nie wskazał innych formatów elektronicznych, w których można przesyłać faktury, aby zapewnić ich ważność. Tak więc, to do wystawcy faktury należy obowiązek wybrania odpowiedniej drogi elektronicznej, zapewniającej stosowne zabezpieczenie treści faktury, przed dokonaniem w niej zmian.