Kontrola skarbowa - jak się przygotować?

Każdy przedsiębiorca powinien być świadomy, że może go spotkać kontrola skarbowa. Kontrola skarbowa ma na celu sprawdzenie rzetelności prowadzonych ksiąg oraz poprawności rozliczeń podatkowych. Wiadomość o wszczęciu kontroli skarbowej budzi w przedsiębiorcach obawę, a często nawet strach przed fiskusem. Z tego artykułu dowiesz się, jakie podjąć kroki, by przygotować się do kontroli skarbowej oraz jakie prawa i obowiązki w tym czasie ciążą na podatniku oraz urzędzie skarbowym.

Czynności przed kontrolą skarbową

Kontrola skarbowa jest naturalnym następstwem wynikającym z prowadzenia działalności gospodarczej. Urząd skarbowy ma prawo kontrolować każdego przedsiębiorcę. Zanim jednak rozpocznie kontrolę, musi powiadomić podatnika o jej wszczęciu.

Zawiadomienie ze strony US powinno wpłynąć do podatnika w formie pisemnej od 7 do 30 dni przed rozpoczęciem działań kontrolnych. W sytuacji, kiedy kontrola miałaby rozpocząć się przed 7 dniem od momentu zawiadomienia kontrolowanego, wymagana jest zgoda podatnika. Natomiast jeżeli kontrola nie zostanie rozpoczęta przed upływem 30 dni od momentu otrzymania zawiadomienia, wówczas urząd skarbowy jest zobligowany to wyznaczenia nowego terminu.

Zawiadomienie o kontroli skarbowej a przygotowanie dokumentacji

Zawiadomienie z urzędu skarbowego o wszczęciu planowanej kontroli powinno określać zakres oraz typ podatków, którego będzie dotyczyła kontrola.  

Podatnik w międzyczasie, zanim organy podatkowe rozpoczną kontrolę, powinien przygotować wymagane dokumenty. Ma również możliwość ponownego sprawdzenia dokumentacji księgowej i dokonania ewentualnych korekt w KPiR oraz w deklaracjach podatkowych.

Podatnik, który w dokumentacji księgowej posiada faktury wystawione w języku obcym powinien wiedzieć, że organ kontrolujący może zażądać tłumaczenia tych dokumentów. Przełożenie z obcego języka na polski musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego. Organy kontrolujące nagminnie wymagają takiej procedury względem dokumentów obcojęzycznych.

Co ważne, przedsiębiorca jest zobowiązany przekazać na potrzeby kontroli wyłącznie te dokumenty księgowe, które dotyczą kontrolowanego okresu wskazanego w zawiadomieniu. Jeżeli urzędnicy w trakcie kontroli zażądają dokumentacji z innego okresu, to podatnik ma prawo odmówić ich wydania. Urzędnicy mogą zażądać dokumentów za inny okres wyłącznie na podstawie pisma, wówczas podatnik musi je udostępnić.

E-kontrola skarbowa

E-kontrola jest to forma weryfikacji dokumentów w formie zaocznej, za pomocą sieci internetowej. Firmy, które korzystają z elektronicznego systemu finansowo-księgowego mogą zostać podane e-kontroli skarbowej. Wtenczas cała dokumentacja zostanie przekazana do organów kontrolujących drogą elektroniczną, a specjalistyczne aplikacje informatyczne posłużą do jej sprawdzenia.

Przedsiębiorca z kolei powinien poinformować urząd o rodzaju stosowanego oprogramowania i formacie obsługiwanych plików po to, aby jednostki kontrolujące mogły dokonać konwersji i eksportu informacji.

Kontrola skarbowa - kogo i o co może zapytać fiskus?

W trakcie kontroli skarbowej fiskus nie tylko sprawdza dokumentację księgową. Kontrolujący bardzo często zadają pytania i oczekują wyjaśnień w kontekście kontrolowanego przedmiotu.

Zobowiązani do udzielenia odpowiedzi poza podatnikiem mogą być:

  • pracownicy, którzy mają bezpośrednią styczność z działem finansowo-księgowym,
  • osoby współdziałające z podatnikiem,
  • osoby upoważnione do reprezentowania podatnika.

Rozmowa ta nie powinna jednak przybrać formy przesłuchania.