Księgowanie kosztów na podstawie biletów MPK, PKP i PKS

Zdarzają się sytuacje, podczas których przedsiębiorca jest zmuszony korzystać z publicznych środków transportu - pociągów, autobusów czy komunikacji miejskiej. Czy w takim przypadku możliwe jest księgowanie kosztów na podstawie biletów? Czy podatnik potrzebuje innego dokumentu potwierdzającego zakup? A może niezbędna jest faktura? Sprawdź! Rozwiewamy wszelkie wątpliwości.

Bilety autobusowe i pociągowe

W przypadku środków transportu, jak PKP, PKS czy prom, odległość trasy musi wynosić ponad 50 kilometrów, aby podatnik mógł odliczyć VAT od posiadanych biletów. W takim wypadku sam bilet traktowany jest jako faktura. Jednak, aby był ważny, musi spełniać konkretne wymagania - chodzi o informacje zawarte na bilecie. Mówi o tym par. 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur:

Faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

 a) numer i datę wystawienia,

 b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

 c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

 d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

 e) kwotę podatku,

 f) kwotę należności ogółem;

 

Księgowanie kosztów na podstawie biletów które spełniają powyższe wymogi jest możliwe. Należy jednak pamiętać, że księgowany przejazd powinien dotyczyć tylko i wyłącznie działalności gospodarczej, a nie prywatnych podróży. Dlatego warto jest mieć dowody (np. emaile, umówione spotkania, podpisanie umowy), które potwierdzą konieczność podróży podatnika.

Bilety autobusowe i pociągowe

Może się zdarzyć, że podczas podróży służbowej podatnik będzie także korzystał z komunikacji miejskiej. Czy w takim wypadku może odpisać VAT od tych biletów? Według wyżej przytoczonych regulacji rozporządzenia nie jest to możliwe.

Bilet MPK nie posiada obowiązujących w rozporządzeniu danych, a żadna trasa tramwajowa czy autobusowa nie jest dłuższa niż 50 kilometrów. Warto jednak zajrzeć do Rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, par. 12 ust. 3. Można w nim przeczytać:

 Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

1a) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów), (...)

b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym, (...)

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

 

Z powyższych regulacji wynika, że jednorazowy bilet MPK nie może być podstawą księgowania wydatku. Aby ująć wydatek w KPiR niezbędna jest faktura (np. wystawionej przez kiosk, w którym podatnik kupił bilety).

Dlatego, jeżeli przedsiębiorcy zależy na odliczeniu VAT od biletów MPK, które nabył podczas podróży służbowej - przy każdorazowym zakupie takiego biletu powinien poprosić także o wystawienie faktury. W innym wypadku nie ma możliwości ich rozliczenia.