Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z jednej strony usprawni rozliczenia w biurach rachunkowych, jednak biura te powinny dobrze przygotować się na wdrożenie KSeF. Jednym z aspektów, jakie należy wziąć pod uwagę w związku z obowiązkowym wprowadzeniem systemu Ministerstwa Finansów do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, jest treść umów zawartych z klientami biur rachunkowych. Zmiana umów z klientami biur rachunkowych a KSeF - jakie zajdą kluczowe zmiany?
Zmiana umów z klientami biur rachunkowych a KSeF - od kiedy obowiązkowy KSeF?
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to platforma Ministerstwa Finansów przeznaczona do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Możliwość korzystania z platformy została wprowadzona od 1 stycznia 2022 roku, jednak ze względu na dotychczasowy dobrowolny charakter prawdziwa rewolucja w zakresie faktur ustrukturyzowanych czeka nas dopiero w najbliższych miesiącach. Od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur będzie bowiem obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT, a pół roku później, czyli od 1 stycznia 2025 roku, obligatoryjne korzystanie z KSeF zostało przewidziane także dla podatników VAT zwolnionych. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mają zatem więcej czasu na przygotowanie się do zmian.
Czy wprowadzenie obowiązkowego KSeF wymaga zmiany umów biur rachunkowych z klientami?
Krajowy System e-Faktur zmieni nie tylko wewnętrzne procedury w firmach, ale także zasady współpracy biur rachunkowych z klientami. W ostatnich latach na popularności zyskuje przekazywanie dokumentów w formie elektronicznej do biur rachunkowych, a obowiązkowy KSeF zdecydowanie przyspieszy proces automatyzacji pracy w biurach rachunkowych.
Umowa łącząca biuro rachunkowe z klientem określa uprawnienia i obowiązki obu stron umowy. W biurach rachunkowych osoby odpowiedzialne za ustalanie warunków współpracy, sporządzanie i zawieranie umów z klientami powinny jeszcze przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF szczegółowo przeanalizować zapisy tych umów i rozważyć dodanie nowych paragrafów lub modyfikację już istniejących. Po wejściu w życie KSeF bardzo istotne stanie się doprecyzowanie w umowie o świadczenie usług księgowych obowiązków klientów i terminów ich wykonywania.
Aspekty współpracy z klientem wymagające analizy i zmian w umowach w związku z obowiązkowym KSeF:
- ustalenie, po czyjej stronie i w jakim terminie leży obowiązek pobierania faktur z KSeF;
- sposób przekazywania do biura rachunkowego faktur z KSeF, a także innych faktur i dokumentów niezbędnych do rozliczenia;
- przekazanie ewentualnych uprawnień dla biura rachunkowego do Krajowego Systemu e-Faktur;
- sposób akceptacji faktur zakupowych przez klienta w przypadku gdy biuro rachunkowe otrzyma uprawnienia do ich importowania z KSeF;
- ustalenie zakresu odpowiedzialności w razie wystawiania faktur przychodowych przez biuro rachunkowe w imieniu klienta.
Zmiana umów z klientami biur rachunkowych a KSeF - sposób przekazywania faktur do biura rachunkowego po wprowadzeniu KSeF
Umowy o świadczenie usług księgowych zawarte przez biura rachunkowe z klientami w kontekście wprowadzenia obowiązkowego KSeF powinny zostać rozbudowane o uzgodnienia dotyczące sposobu przekazywania faktur do biura rachunkowego.
Po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur możliwe są różne modele współpracy biur rachunkowych z klientami, a mianowicie:
- klient nie nadaje dostępu do KSeF dla biura rachunkowego,
- klient nadaje dostęp do KSeF właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej,
- klient nadaje dostęp do KSeF wybranemu pracownikowi biura rachunkowego.
Biura rachunkowe mogą zdecydować się na różne formy dostarczania umów przez klientów. Faktury nie muszą być już dostarczane przez klientów w formie papierowej, a nawet przesyłane mailem czy przy użyciu programów do komunikacji z klientem. W ramach uzgodnień biura rachunkowego z klientem i po nadaniu odpowiednich uprawnień do KSeF faktury mogą być dostępne wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur do importu przez biuro rachunkowe. Decydując się na takie rozwiązanie, warto zawrzeć w umowie z klientem biura rachunkowego informację, że klient zobowiązuje się nadać stosowne uprawnienia do importowania faktur w KSeF oraz termin importu dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur przez biuro rachunkowe. W celu uniknięcia nieporozumień i błędów w rozliczeniu należy także uzgodnić z klientem postępowanie w razie wystawienia faktur przychodowych z datą sprzedaży z poprzedniego miesiąca, gdy biuro rachunkowe dokona już importu dokumentów za dany miesiąc.
W pierwszej kolejności warto rozważyć, w jakim stopniu biuro rachunkowe chce korzystać z możliwości, jakie daje KSeF w zakresie automatyzacji pracy księgowych. Biuro rachunkowe posiadające uprawnienia do pobierania faktur z KSeF może bowiem pobierać faktury już w trakcie okresu sprawozdawczego i księgować je na bieżąco, nie musi zatem oczekiwać na przesłanie dokumentów przez klientów po zakończeniu miesiąca. Pobieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur przez biuro rachunkowe może zatem znacznie usprawnić pracę księgowych i wyeliminować problem zbyt późnego dostarczania dokumentów przez klientów. Warto zwrócić również uwagę, że wprowadzenie obowiązkowego KSeF i ujednoliconej faktury ustrukturyzowanej sprawi, że odczytywanie danych z faktur przez dedykowane programy stosowane już w wielu biurach rachunkowych będą dokładniejsze, dzięki czemu praca księgowych będzie łatwiejsza i bardziej efektywna. Biura rachunkowe, które jeszcze nie korzystają z programów do odczytywania danych z faktur w celu usprawnienia pracy, powinny zapoznać się z ofertą dostępną na rynku. Krajowy System e-Faktur wiąże się z automatyzacją procesów księgowych i warto korzystać z nowoczesnych rozwiązań w celu usprawnienia pracy księgowych.
W ramach umowy z klientem biura rachunkowego należy zatem ustalić, w jaki sposób będą przekazywane dokumenty do księgowości, czy klient nadaje uprawnienia do Krajowego Systemu e-Faktur dla biura, czy to po jego stronie będzie leżał obowiązek wygenerowania, akceptacji i przekazania do biura pliku xml. Kluczową kwestią jest ustalenie terminu przekazania dokumentów lub akceptacji faktur w KSeF. Wszystkie elementy nowej umowy o świadczenie usług księgowych powinny być dostosowane do tego, jaki model współpracy z klientami przyjmie biuro rachunkowe po wprowadzeniu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.
Brak weryfikacji faktur w KSeF przez podatnika – jakie zagrożenia się z tym wiążą?
Przejęcie przez biuro rachunkowe zadania pobierania faktur klienta z Krajowego Systemu e-Faktur bez odpowiednich uzgodnień z klientem i zapisów w umowie może okazać się ryzykownym rozwiązaniem. W przypadku faktur kosztowych trzeba bowiem mieć na uwadze, że w rządowym systemie znajdują się wszystkie faktury ustrukturyzowane wystawione na dane firmowe klienta, a zdarzają się sytuacje, że przy dokonywaniu zakupów na cele prywatne przedsiębiorca podaje dane firmowe. Faktury kosztowe przed pobraniem przez księgowego i ujęciem w księgach powinny zatem zostać dokładnie zweryfikowane przez podatnika lub inne osoby odpowiedzialne, a biuro rachunkowe poinformowane o ewentualnych fakturach niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, niepodlegających księgowaniu. W celu zabezpieczenia interesów biura rachunkowego adnotacja o weryfikacji dokumentów przez klienta i obowiązku przekazania do biura stosownych informacji dotyczących faktur kosztowych powinna znaleźć się w umowie o świadczenie usług księgowych. W umowie można dodać także zapis obligujący klienta do podawania danych firmowych do faktury wyłącznie podczas zakupów związanych z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.
Dodatkowo klient przekazujący uprawnienia do pobierania faktur z KSeF biuru rachunkowemu powinien dokonać weryfikacji faktur także pod kątem ich zgodności z faktycznym przebiegiem transakcji, prawidłowości danych swoich i kontrahenta czy kompletności informacji. W Krajowym Systemie e-Faktur nie znajdziemy załączników, w tym specyfikacji, protokołów, umów do faktur wystawionych w KSeF. Załączniki stanowiące uszczegółowienie faktury mogą okazać się niezbędne do prawidłowego zaksięgowania faktury, zatem biuro rachunkowe powinno uzgodnić z klientem również kwestię przekazywania dodatkowych informacji do faktur. Po dokonaniu odpowiedniej weryfikacji faktury kosztowej przez klienta pod kątem związku z prowadzoną działalnością prawidłowości danych na fakturze oraz ewentualnego dodania adnotacji czy załącznika faktura powinna zostać zaakceptowana przez klienta. Sposób akceptacji faktur zakupowych przez klienta należy wskazać w umowie o świadczenie usług księgowych. W razie, gdy klient nie potwierdzi zasadności i prawidłowości faktury kosztowej, a księgowy zaliczy ją do kosztów uzyskania przychodów i odliczy VAT, klient może żądać uiszczenia przez biuro rachunkowe ewentualnych odsetek z tytułu korekty rozliczenia. Księgowi powinni więc zwrócić szczególną uwagę na to, czy faktury zakupowe zostały zaakceptowane przez klienta, a umowa powinna być skonstruowana w sposób pozwalający uniknąć nieporozumień. Należy zatem doprecyzować zakres obowiązków klienta, sposób i termin akceptacji przez niego otrzymanych faktur zakupowych.
Bezpieczniejszą opcją z punktu widzenia biura rachunkowego jest uzgodnienie w ramach świadczonych usług księgowych, że po stronie klienta leży obowiązek wygenerowania pliku xml z Krajowego Systemu e-Faktur i stosownego oznaczenia faktur niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą czy też dodanie innych opisów niezbędnych do prawidłowego zaksięgowania faktury np., czy dany zakup służy do czynności opodatkowanych, zwolnionych, czy mieszanych.
Wygenerowany w ten sposób, uzupełniony o odpowiednie adnotacje i zaakceptowany przez klienta plik xml następnie zostałby przekazany do biura rachunkowego w ustalony sposób, np. mailem lub z wykorzystaniem programu do komunikacji z biurem rachunkowym. Przekazywanie w ten sposób dokumentów przez podatnika zminimalizuje ryzyko zaksięgowania dokumentów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, jednak ograniczy także przyspieszenie procesu księgowania.
Zmiana umów z klientami biur rachunkowych a KSeF - Wystawianie faktur przez biuro rachunkowe i określenie odpowiedzialności
Biuro rachunkowe może wystawiać faktury w KSeF w imieniu i na rzecz klienta, trzeba jednak mieć na uwadze, że w razie, gdy biuro zgodzi się na wystawianie faktur w KSeF za klienta, kluczowe będzie ustalenie zakresu odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości, w tym puste faktury. Biuro rachunkowe otrzymujące od klienta dane do faktury nie jest w stanie ocenić, czy wystawiana faktura potwierdza rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. W związku z tym wystawiając faktury za klienta, warto zastrzec w umowie z nim, że biuro przyjmuje informacje będące podstawą wystawienia faktury za prawidłowe na podstawie oświadczenia klienta i odpowiada wyłącznie za stronę formalną faktur wystawianych przez biuro w imieniu i na rzecz klienta.
