Przesyłanie faktur w formie elektronicznej

Jeżeli przedsiębiorca ma zamiar skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej, do tej pory musiał zastosować się do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur elektronicznych. Aby faktura była wprowadzona do obrotu prawnego, możliwość pobierania oryginałów faktur VAT bezpośrednio ze strony internetowej lub wysyłania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej, musi spełniać warunki do uznania ich za przekaz elektroniczny. W innym przypadku faktury te nie mają konsekwencji prawnych, w szczególności w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego u odbiorcy faktury.

Zasady wystawiania faktur w formie elektronicznej

Aby faktury wystawiane w formie elektronicznej były wprowadzone do obrotu prawnego, trzeba było pamiętać o jednoczesnym przechowywaniu ich w takiej samej formie. Jest to zgodne z ustawą Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. i ma związek z obowiązkiem posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub systemu EDI. Jednak Sąd Administracyjny dopuszczał możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną i przechowywania ich w formie papierowej. Wszystkie wątpliwości i niejasności rozwiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych z dnia 7 października 2010 r., które weszło w życie 1 stycznia 2011 r.

Według tego rozporządzenia dopuszczalne jest przesyłanie faktur przez pocztę elektroniczną i przechowywanie ich na dysku komputera. Warunkiem jest uzyskanie akceptacji kontrahenta i posiadanie narzędzi zapewniających autentyczność pochodzenia oraz integralność danych. Akceptacja kontrahenta nie wymaga już posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych EDI. Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości wystawiającego fakturę, a integralność danych oznacza niezmienność danych, które powinna zawierać faktura. Dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą być podane tylko raz dla uproszczenia obrotu tymi fakturami. Faktura przesyłana w formie elektronicznej może być przechowywana w każdym państwie członkowskim do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Trzeba jednak pamiętać o zapewnieniu dostępu online do tych faktur dla celów kontrolnych. Zgodnie z nowym rozporządzeniem korekty faktur wystawionych w formie elektronicznej nie muszą być wystawiane w tej samej formie.

Wprowadzenie w życie nowego rozporządzenia Ministra Finansów miało na celu unowocześnienie zasad obrotu fakturami elektronicznymi oraz uproszczenie ich obrotu poprzez wprowadzenie dowolności formatu elektronicznego, w jakim może być ona przesyłana.