Wystawianie faktur i zasady z tym związane

Faktura jest najczęstszym dokumentem świadczącym o dokonaniu transakcji. Wystawianie faktur może przybrać formę papierową lub elektroniczną. Zgodnie z ustawą o VAT o rodzaju faktury nie decyduje jej nazwa, a dane, które są w niej zamieszczone. Jeśli dokument nie będzie zawierał elementów wymaganych przez ustawę, nie będzie mógł zostać uznany za fakturę. Co ważne, powinna być ona wystawiona w dwóch egzemplarzach - jeden dla wystawcy, drugi dla nabywcy. Wystawianie faktur w trzech egzemplarzach jest obowiązkiem jedynie organów egzekucyjnych. W tym przypadku pierwszy egzemplarz otrzymuje nabywca, drugi osoba która wystawiła dokument, a trzeci przekazywany jest dłużnikowi.

Wystawianie faktur - do kiedy?

Ogólnie zasady mówią o tym, że na wystawianie faktur podatnik ma czas do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Od zasady tej istnieją wyjątki dotyczące:

  • usług budowlanych i budowlano-montażowych - fakturę należy wystawić do 30. dnia od dnia wykonania usług;

  • dostawy m.in. książek drukowanych - fakturę wystawia się do 60. dnia od dnia wydania towarów;

  • dokonywanie czynności polegających na drukowaniu m.in. książek - fakturę wystawia się do 90. dnia od dnia wykonania czynności;

  • dostawy m.in. energii elektrycznej i cieplnej oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu czy stałej obsługi prawnej, wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 - fakturę należy wystawić z upływem terminu płatności;

Dodatkowo zgodnie z art. 106b ust. 3 obowiązkowe wystawianie faktur może nastąpić na zgłoszenie żądania nabywcy towaru lub usługi, o ile takie żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Ważne!

Wystawianie faktur w powyższych terminach dotyczy zarówno vatowców, jak i nievatowców.

Wystawianie faktur VAT

Wystawianie faktur, ich przechowywanie i przesyłanie są ściśle określone prawem, niesie to szereg wymagań, jakie muszą one spełniać, by zostały uznane za prawidłowe. Zgodnie z ustawą o VAT faktura VAT powinna zawierać takie elementy jak:

  • numer faktury,

  • datę wystawienia,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,

  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,

  • nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,

  • ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową netto towaru lub usługi,

  • kwoty rabatów,

  • łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,

  • stawki podatku,

  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Faktura zaliczkowa i końcowa

Faktura zaliczkowa to dokument wystawiany w związku z rozliczeniem otrzymanych zaliczek do określonej dostawy mającej nastąpić w przyszłości. Faktura ta powinna zawierać elementy wymienione w art. 106f ustawy o podatku od towarów i usług:

  • datę jej wystawienia,

  • numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,

  • datę otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi,

  • otrzymaną kwotę zapłaty,

  • kwotę podatku,

  • dane dotyczące zamówienia, w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

Ważne!

Od 1 stycznia 2014 roku fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi. Faktura zaliczkowa może być wystawiona nie prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności.

 

W przypadku kiedy wystawiona faktura zaliczkowa nie została opłacona w całości, po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru należy przygotować fakturę końcową, na której poza podstawowymi danymi powinna znaleźć się informacja o wcześniejszych zaliczkach (numer faktury zaliczkowej, wysokość otrzymanych zaliczek). Na tak wystawionym dokumencie kwotę należy pomniejszyć o wartość towarów i usług uregulowaną wcześniej.

Faktura korygująca - co powinna zawierać?

W przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono obniżki w formie rabatu, upustu i obniżki cen, dokonano zwrotu całości lub części towaru albo podwyższono cenę bądź stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek innej pozycji faktury - podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą.

Faktura korygująca powinna zawierać:

  • wyrazy “FAKTURA KORYGUJĄCA” albo “KOREKTA”,

  • numer kolejny albo datę jej wystawienia,

  • nazwę towaru lub usługi objętej korektą,

  • przyczynę korekty oraz

  • pozostałe dane wymagane dla zwykłej faktury VAT (np. data wystawienia, numer faktury, dane nabywcy i sprzedawcy, numery NIP, data sprzedaży).

Faktura podatnika zwolnionego z VAT

Od 1 stycznia 2014 roku obowiązuje nowelizacja przepisów podatkowych, na mocy których podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT wystawiają faktury bez VAT.

Faktura przedsiębiorcy zwolnionego z VAT powinna zawierać następujące dane:

  • datę wystawienia,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numer kolejny,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • kwotę należności ogółem

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi,

  • w przypadku kiedy przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia przedmiotowego, na fakturze powinna znaleźć się informacja o podstawie prawnej. W przypadku podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego (limit 150 000 zł) nie ma obowiązku wskazywania podstawy prawnej zwolnienia.

Faktura VAT marża - elementy jakie powinna zawierać

Faktura VAT marża to dokument, który podlega szczególnej procedurze rozliczania podatku od towarów i usług. Polega ona na odprowadzeniu podatku VAT tylko od marży, a nie od całej wartości sprzedaży. Podatnik VAT nabywający produkt lub usługę na fakturę VAT marża nie może odliczyć podatku z takiej faktury.

Podstawowe elementy, które powinna zawierać faktura:

  • data wystawienia,

  • kolejny numer faktury,

  • imiona i nazwiska albo nazwy (skrócone) sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

  • NIP sprzedawcy i nabywcy,

  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • nazwa towaru lub usług,

  • miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • kwota ogółem.

W przypadku gdy świadczone są usługi turystyczne, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży, faktura ta powinna zawierać dane wymienione wyżej, a także dodatkową adnotację: "procedura marży dla biur podróży".

Natomiast w sytuacji dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, faktura powinna zawierać wyłącznie dane określone wyżej jako podstawowe elementy faktury oraz wyrazy:

  • "procedura marży - towary używane",

  • "procedura marży - dzieła sztuki" lub

  • “procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki".

Faktura VAT małego podatnika

Mały podatnik, zgodnie z art. 2 pkt 25 ustawy o VAT, to płatnik podatku od towarów i usług:

  • u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty odpowiadającej równowartości 1 200 000 euro,

  • prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami inwestycyjnymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze (z wyjątkiem komisu) - jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym odpowiadającej równowartości 45 000 euro

- przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro na złotówki dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1 000 zł.

W przypadku małych podatników, którzy rozliczają podatek VAT metodą kasową, mamy do czynienia ze szczególnym momentem powstawania obowiązku podatkowego. Gdy kontrahentem podatnika rozliczającego się tą metodą jest inny czynny podatnik VAT, wtedy obowiązek podatkowy z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty (rozliczany jest z datą otrzymania płatności od klienta). W związku z powyższym, mimo iż faktura została już wystawiona/otrzymana, podatnik stosujący kasową metodę rozliczania VAT, co do zasady nie musi ujmować jej w deklaracji czy rejestrach VAT, dopóki nie zostanie opłacona. Analogicznie jest w przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów niebędących czynnymi podatnikami VAT, obowiązek podatkowy u małego podatnika rozliczającego VAT metodą kasową również co do zasady powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Podsumowując, w przypadku małego podatnika rozliczającego się metodą kasową, musi on umieszczać na fakturach sprzedażowych adnotację “metoda kasowa”, która stanowi istotną informację dla kontrahentów.

Faktury w formie elektroniczne - kiedy i na jakich zasadach wystawiane są e-faktury?

Od dłuższego czasu jest możliwe wystawianie faktur oraz ich przesyłanie w formach elektronicznych. Format takiej faktury nie ma znaczenia, może to być DOC, PDF albo inny rodzaj, który został udostępniony. Nie ma również przeszkód, żeby zeskanowana faktura papierowa wysłana drogą mailową były uznana za e-fakturę.

Uwaga!

W przypadku kiedy faktura papierowa została przekazana nabywcy drogą tradycyjną, a później zeskanowana i przesłana w formie elektronicznej, nie zostanie ona uznana za fakturę elektroniczną.

 

Aby e-faktura była zgodna z przepisami muszą zostać spełnione określone ustawowo warunki. Dokument taki musi zostać wystawiony oraz przesłany w dowolnym formacie elektronicznym, zachowując przy tym swoją autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności.

Przez autentyczność należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów i usług albo wystawcy. Przez integralność faktury należy rozumieć brak możliwości wprowadzenia zmian w elementach faktury.

Co ważne, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.