Pieczątka firmowa - czy jest tak na prawdę konieczna?

Wśród przedsiębiorców panuje powszechne przekonanie, że do prowadzenia działalności gospodarczej niezbędna jest pieczątka firmowa. Wiadomo, że jest ona przydatna przy wystawianiu dokumentów, podpisywaniu wniosków oraz deklaracji. Jednakże, czy posiadanie pieczątki regulowane jest przez prawo czy jest to jedynie wymóg stawiany przez urzędników?

Pieczątka firmowa  a obowiązek jej posiadania

Według przepisów prawa, nie istnieją żadne regulacje dotyczące nałożenia na przedsiębiorców obowiązku posiadania pieczęci firmowej. Zatem osoba prowadząca działalność gospodarczą może sama dokonać wyboru, czy pieczątka firmowa jest mu potrzebna i opłaca się zainwestować czy nie. Instytucje publiczne nie mogą wymagać od jakiegokolwiek obywatela więcej niż stanowi prawo.

Choć regulacje prawne formalnie nie nakładają obowiązku posiadania pieczęci firmowej, to procedury Urzędu Skarbowego i banków zazwyczaj czynią niezbędnym wyrobienie pieczęci w procesach rejestracji firmy, czy składania deklaracji. W niektórych przypadkach można wyegzekwować od urzędników zrezygnowanie od wymagania pieczęci na dokumentach urzędowych, prosząc o podanie przez nich podstawy prawnej nakładającej obowiązek posiadania pieczęci przez przedsiębiorców. Po sprawdzeniu stanu prawnego, często zmieniają zdanie. Na wielu drukach urzędowych widnieje napis “podpis i pieczęć przedsiębiorcy”, jednak według wykładni prawa potwierdzeniem oświadczenia osoby jest podpis a nie pieczęć.

Wówczas podatnik może zostać poproszony o napisanie oświadczenia o nieposiadaniu pieczątki firmowej, jednak w praktyce wystarczy po prostu w rubryce, gdzie widnieje napis "Podpis i pieczęć" podać krótkie objaśnienie "Nie posiadam pieczątki" oraz podpisać się imieniem, nazwiskiem oraz podpisem osobistym.

Inaczej jest w przypadku instytucji, które nie są organami administracji - banki, firmy ubezpieczeniowe. Banki często przy zakładaniu konta firmowego wymagają od przedsiębiorców pieczęci firmowej. Pod uwagę nie można brać wtedy wyłącznie przepisów prawa, ponieważ instytucje finansowe mogą określić własne wymogi w regulaminach. W praktyce w większości przypadków podczas kontaktów z bankami, należy posiadać pieczątkę z danymi działalności.

Jakie dane powinna zawierać pieczątka firmowa?

Podatnicy decydując się na jej posiadanie, sami mogą określić jakie informacje na niej zamieścić. Jedynie zgodnie z ustawą o statystyce publicznej, podmioty podlegające wpisowi do rejestru podmiotów gospodarki narodowej (czyli posiadające numer REGON) są obowiązane do podawania tego numeru w pieczęciach firmowych. Poza tym pieczątka firmowa może zawierać:

  • pełną nazwę firmy,
  • adres siedziby,
  • numer NIP,
  • telefon kontaktowy, faks, adres e-mail, adres strony internetowej firmy.

Posiadanie pieczęci jest z pewnością przydatne w codziennym prowadzeniu firmy. Odbita pieczątka uwiarygadnia faktury i inne dokumenty, a także nie ma potrzeby ręcznego wpisywania wszystkich danych. Może również pełnić funkcję reklamową. Pomimo braku prawnego obowiązku posiadania pieczątki przez przedsiębiorców, warto w nią zainwestować, gdyż jest to bardzo wygodne, a koszt jej wyrobienia nie jest wysoki.