Komputer w firmie - jak go zaksięgować i amortyzować?

Trudno w dzisiejszych czas wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez komputera. Często jest to pierwszy zakup młodego przedsiębiorcy. Jak wprowadzić komputer do firmy? Jak go zaksięgować a później amortyzować? Komputer w firmie - wszystko co należy wiedzieć!

Komputer w firmie

Komputery należą do grupy urządzeń najczęściej wykorzystywanych przy prowadzeniu działalności gospodarczej.

Wydatki na zakup komputerów stanowią koszty uzyskania przychodów podatników. Wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów bezpośrednio lub pośrednio - przez odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej komputerów. Poprzez odpisy amortyzacyjne może być również uwzględniana wartość początkowa komputerów otrzymanych nieodpłatnie oraz wprowadzonych do działalności gospodarczej z majątku prywatnego.

Jeżeli zatem wydatek na zakup komputera przyczynia się do powstania przychodu podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, to wydatek ten w całości może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, z wyjątkiem sytuacji, gdy komputer w firmie zostanie wprowadzony do środków trwałych podatnika. Wydatki na nabycie środków trwałych nie są bowiem kosztem uzyskania przychodów bezpośrednio. Mogą być zaliczone do kosztów w formie odpisów amortyzacyjnych.

Zdarza się, że podatnicy otrzymują komputery nieodpłatnie - w drodze spadku, darowizny czy w inny nieodpłatny sposób. W przypadku podatników podatku dochodowego od osób prawnych nieodpłatne otrzymanie komputera wiąże się z powstaniem przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Nieodpłatnie otrzymane przez podatników komputery mogą był zaliczone do środków trwałych i amortyzowane.

Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi mogą korzystać w prowadzonej działalności gospodarczej z prywatnego komputera bez jego wprowadzania do działalności gospodarczej. Mogą jednak również wprowadzić prywatny komputer do prowadzonej działalności. W tym celu podatnik powinien napisać oświadczenie o przekazaniu komputera kupionego na cele prywatne do korzystania w działalności gospodarczej.

Kosztem mogą byś tylko odpisy amortyzacyjne od wprowadzonego do działalności komputera uznanego za środek trwały. Wydatków na prywatny komputer wprowadzony do działalności gospodarczej nie można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, bez względu na jego wartość.

Razem z komputerami często kupowane są urządzenia peryferyjne. Zależnie od okoliczności zakupu takich urządzeń mogę one stanowią element składowy zespołu komputerowego (wówczas ich wartość powiększa wartość początkową tego zespołu) lub odrębne składniki majątku (które mogę być rozliczane jako wyposażenie lub jako środki trwałe). Jeśli urządzenia te mają współpracować tylko z jednym komputerem, stanowić będą element zespołu komputerowego jako środka trwałego lub wyposażenia. W przeciwnym razie będą odrębnym środkiem trwałym lub wyposażeniem.

Wartość początkowa komputerów

Wartością początkową komputera będącego środkiem trwałym stanowi jego cena nabycia czyli kwota należna zbywcy (plus) koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania. Wartość początkową środków trwałych otrzymanych w drodze spadku, darowizny lub inny sposób ustala się w oparciu o wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości.

Amortyzacja komputerów

Jeśli wartość początkowa komputera nie przekracza 3500 zł, podatnicy mogą albo dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo dokonać amortyzacji jednorazowej w miesiącu oddania komputera do używania albo w miesiącu następnym.

W przypadku komputerów, których wartość początkowa przekracza 3500 zł, dopuszczalne jest dokonanie jednorazowej amortyzacji. Jednak mogą to zrobić tylko:

  • mali podatnicy oraz
  • podatnicy, którzy w danym roku rozpoczęli działalność gospodarczą.

Amortyzacja metodą liniową polega na dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych z zastosowaniem stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie stawek amortyzacyjnych. Stawka ta w przypadku komputerów wynosi 30% (rocznie).

Stawka roczna 30% może być w przypadku komputerów podwyższona z zastosowaniem współczynnika nie wyższego niż 2,0. W konsekwencji możliwe jest podwyższenie stawki 30% do wysokości 60%.

Komputery mogą być również amortyzowane metodą degresywną. Polega ona na amortyzacji z zastosowaniem stawek amortyzacji podwyższonych o współczynnik 2,0. Stawkę tą w drugim roku i w kolejnych latach podatkowych należy stosować do wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne aż do roku podatkowego, w którym określona w ten sposób roczna kwota amortyzacji miałaby być niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej z zastosowaniem metody liniowej.

W przypadku używanych lub ulepszonych komputerów w grę wchodzi również amortyzacja metodą indywidualnych stawek amortyzacji. Komputery uznaje się za używane, jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane co najmniej przez okres 6 miesięcy, a za ulepszone, jeśli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na ich ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej.

Komputer w firmie a oprogramowanie

Nabywane przez podatników programy komputerowe stanowią podlegające amortyzacji wartości niematerialne i prawne. Są jednak pewne wyjątki. Pierwszy dotyczy programów komputerowych o przewidywanym okresie użytkowania nie dłuższym niż rok. Licencje na użytkowanie takich programów (nabyte prawa autorskie) nie stanowią wartości niematerialnych i prawnych, a wydatki na ich nabycie stanowią koszty uzyskania przychodów bezpośrednio.

Drugi wyjątek dotyczy programów komputerowych, których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł. Podatnicy mogą bowiem nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku (w tym od wartości niematerialnych i prawnych), których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł. W takich przypadkach wydatki poniesione na nabycie tych składników majątku stanowią koszty uzyskania przychodów w całości w miesiącu oddania ich do używania.

Trzeci wyjątek dotyczy niektórych przypadków zakupu oprogramowania wraz z komputerem.