VAT-26 - wzór ze szczegółowym omówieniem

Przedsiębiorcy posiadający firmowe samochody, które z mocy prawa nie są uznawane za pojazdy ciężarowe, by móc odliczyć od nich 100% VAT, muszą spełnić dodatkowe formalności. Żeby odliczyć 100% VAT od takich pojazdów, podatnik będzie musiał prowadzić kilometrówkę, a także zgłosić pojazd w urzędzie skarbowym na druku VAT-26. Kiedy należy złożyć i jak wypełnić ten formularz, odpowiadamy poniżej.

Pojazd samochodowy - definicja

Zgodnie z ustawą o VAT oraz kodeksem drogowym za pojazd samochodowy uznaje się pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z z prędkością przekraczającą 25 km/h, o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Przez dopuszczalną masę całkowitą rozumie się największą określoną właściwymi warunkami technicznymi masę pojazdu obciążonego osobami i ładunkiem dopuszczonego do poruszania się po drodze. Z definicji tej wyłączone są motorowery i ciągnik rolniczy.

Jakie pojazdy należy zgłosić na druku VAT-26?

W związku z powyższą definicją, by odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem wykorzystywanych w firmie, do VAT-26 należy zgłosić:

  • samochody osobowe,

  • motocykle,

  • samochody ciężarowe o masie całkowitej poniżej 3,5 tony których konstrukcja nie przesądza o wyłącznym wykorzystywaniu dla celów działalności,

  • pojazdy samochodowe o masie poniżej 3,5 tony, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

a) 1 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg,

b) 2 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg,

c) 3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg.

Ważne!

Podatnicy wykorzystujący pojazdy samochodowe wyłącznie w prowadzonej działalności, którzy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, powinni złożyć informację VAT-26 do właściwego urzędu skarbowego.

Jak prawidłowo wypełnić VAT-26?

Wypełnianie formularza VAT-26 najlepiej rozpocząć od wpisania numeru identyfikacji podatkowej - NIP  w lewym górnym rogu dokumentu.  

W części A formularza, w pozycji nr 5 wpisuje się właściwy urząd skarbowy, do którego VAT-26 ma zostać złożony. Następnie należy określić cel złożenia formularza - zgłoszenie lub aktualizacja. Jeśli zmianie ulega cel wykorzystywania pojazdu w firmie, należy zaznaczyć kratkę “aktualizacja informacji”. Dokonując aktualizacji, wniosek VAT-26 należy złożyć w US najpóźniej dzień wcześniej niż w dniu, w którym zmiana ma nastąpić.

W części B formularza należy uzupełnić dane podatnika, który dokonuje zgłoszenia na druku VAT-26.  

Cześć C formularza VAT-26 to główna część druku. Znajduje się tam tabela, w której należy uzupełnić dane dotyczące zgłaszanych pojazdów. Są to:

  • marka pojazdu - pozycja D.1 w dowodzie rejestracyjnym,

  • model pojazdu - pozycja D.3 w dowodzie rejestracyjnym,

  • numer rejestracyjny,

  • rok produkcji,

  • datę nabycia pojazdu:

  • w przypadku importu należy podać datę importu,

  • w przypadku oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu należy podać datę oddania do używania,

  • w przypadku pojazdów używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze należy podać datę przyjęcia w używanie,

  • datę poniesienia pierwszego wydatku,

  • datę zmiany wykorzystywania - tą część wypełnia się jedynie przy aktualizacji VAT-26, czyli gdy z poz. 5 części A formularza został zaznaczony kwadrat nr 2.

Należy również pamiętać o złożeniu podpisu na formularzu VAT-26.

Termin złożenia VAT-26 do urzędu skarbowego

VAT-26 należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie 7 dni od dnia, w którym zostanie poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdem wykorzystywanym wyłącznie w działalności gospodarczej.

W sytuacji, gdy informacja VAT-26 dotycząca samochodu poniżej 3,5 tony nie zostanie złożona w urzędzie skarbowym w powyższym terminie, podatnik nie może dokonywać odliczenia 100% VAT od tego pojazdu, a jedynie 50% - prawo do pełnego odliczania podatku VAT przysługuje dopiero po złożeniu VAT-26 we właściwym urzędzie skarbowym.

Pojazdy, które nie podlegają zgłoszeniu VAT-26

Należy jednak mieć na względzie, że złożenie informacji VAT-26 nie zawsze jest konieczne. Otóż VAT-26 nie trzeba składać w stosunku do:

  • samochodów ciężarowych o całkowitej masie powyżej 3,5 tony;

  • pojazdów podlegających odliczeniu 50% VAT, które użytkowane są zarówno do celów prywatnych jak i służbowych;

  • pojazdów, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne - w przypadku tych pojazdów wymagane jest dodatkowe badanie techniczne przeprowadzone przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz wpis w dowodzie;

  • pojazdów samochodowych, innych niż samochody osobowe posiadające kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu - w przypadku tych pojazdów, by móc odliczać 100% VAT, również wymagane jest dodatkowe badanie techniczne przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz wpis w dowodzie;

  • pojazdów specjalnych, które spełniają warunki zawarte w odrębnych przepisach określone dla następujących przeznaczeń:

  • agregat elektryczny/spawalniczy,

  • do prac wiertniczych,

  • koparka, koparko-spycharka,

  • ładowarka,

  • podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

  • żuraw samochodowy.

Do pobrania:

pdf
formularz-vat-26---informacja-o-pojazdach-wykorzystywanych-w(...).pdf druk do ręcznego wypełnienia