Poradnik Przedsiębiorcy

Środki trwałe - wszystko co warto wiedzieć

Środki trwałe stanowią nieodłączną część wielu firm. Rzadko zdarza się sytuacja, w której przedsiębiorca nie posiadałby w ewidencji środków trwałych jakiegokolwiek składnika majątku. Poznaj najważniejsze zagadnienia dotyczące środków trwałych.

Co to są środki trwałe?

Pojęcie środków trwałych funkcjonuje zarówno w prawie podatkowym, jak i bilansowym. W polskim ustawodawstwie można wyróżnić trzy akty prawne normujące istotę środków trwałych. Są to:

  • ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (UoR),

  • ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT),

  • ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, środkami trwałymi są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

  • budowle,

  • budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

  • maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty.

Ponadto przewidywany okres ich używania powinien być dłuższym niż rok. Muszą być także wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Z definicji tej wynika, że konieczność dokonywania odpisów amortyzacyjnych wystąpi przy spełnieniu następujących warunków:

  • wartość składnika majątku przekracza 10 000 zł,

  • składnik majątku jest własnością lub współwłasnością dokonującego amortyzacji,

  • składnik majątku jest nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,

  • składnik majątku jest kompletny i zdatny do użytku, ale w takim znaczeniu, w jakim będzie spełniał określoną funkcję w prowadzonej przez podatnika działalności.

Wartości niematerialne i prawne

W myśl art. 22b ust. 1 ustawy o PIT wartościami niematerialnymi i prawnymi podlegającymi amortyzacji są nabyte i nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania:

  • spółdzielcze własnościowe prawa do lokalu mieszkalnego,

  • spółdzielcze prawa do lokalu użytkowego,

  • prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej,

  • autorskie lub pokrewne prawa majątkowe,

  • licencje,

  • prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych, wzorów zdobniczych,

  • wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how),

– o ile przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok, a równocześnie są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencyjnej), umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze.

Ponadto art. 22b ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje, że wartościami niematerialnymi i prawnymi podlegającymi amortyzacji jest również – i to niezależnie od przewidywanego okresu ich używania – wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w wyniku nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w drodze:

  • kupna,

  • przyjęcia do odpłatnego korzystania, a odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami rozdziału 4a ustawy o PIT, dokonuje korzystający.

Środki trwałe - jak ustalić wartość początkową?

Podatnik, aby mógł dokonywać odpisów amortyzacyjnych, musi prowadzić ewidencję środków trwałych. Nie ma konieczności ujmowania w niej środków o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł, a także budynków mieszkalnych, lokali mieszkalnych i własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub użytkowego, których wartość początkowa jest ustalana w sposób uproszczony (zgodnie z art. 22n ust. 3 ustawy o PIT).

Przyjęty do używania środek trwały należy wycenić, tj. ustalić jego wartość  początkową stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych. Zdecydowana większość środków trwałych jest wyceniana w myśl prawa bilansowego i podatkowego stanowiącego, że wartość początkowa środków trwałych jest ustalana w:

  • cenie nabycia – dla środków trwałych zakupionych w kraju i za granicą,

  • koszcie wytworzenia – dla wytworzonych we własnym zakresie,

  • wartości rynkowej – dla darowizny, chyba że z umowy wynika cena niższa niż wartość rynkowa,

  • wartości wynikającej z wyceny nie wyższej niż cena rynkowa – dla środków trwałych otrzymanych w formie aportu, a także dla darowizny, jeżeli cena rynkowa nie jest możliwa do ustalenia lub jest nieadekwatna (zawyżona) w stosunku do rzeczywistej wartości środka trwałego.

Ustalenie wartości początkowej powinno nastąpić nie później niż w miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania. Raz ustalona wartość początkowa może być zmieniona tylko na skutek ulepszenia środka trwałego, a także w razie uprzedniego ustalenia wartości początkowej niezgodnie z przepisami oraz w przypadku przeprowadzenia aktualizacji wyceny środków trwałych.

Amortyzacja środków trwałych

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych przedstawia także istotę amortyzacji. Amortyzacja na gruncie prawa podatkowego oznacza rozłożenie w czasie kosztów związanych z wprowadzeniem do jednostki określonych składników majątku. Pozwala zaliczyć do kosztów elementy majątku, będące kosztem uzyskania przychodu, co w konsekwencji obniży dochód i tym samym wymiar płaconego podatku dochodowego. Zasady prowadzenia amortyzacji podatkowej są jednolite dla osób fizycznych i prawnych, a istniejące różnice nie mają charakteru fundamentalnego.

Ustawodawca wprowadził szereg obowiązków prawnych, których niedopełnienie powoduje niemożliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych, co wywołuje poważne skutki podatkowe, mogące mieć ogromne znaczenie dla danej jednostki, stąd znajomość prawidłowych zasad amortyzacji podatkowej należy do podstawowych elementów prowadzenia działalności.

Ważne!

Od 2018 roku zmianie uległ limit umożliwiający podatnikom ujęcie wydatków bezpośrednio w kosztach podatkowych. Otóż jeśli wartość zakupionego przedmiotu nie przekracza   10000 zł, wówczas nie ma konieczności wprowadzania go do środków trwałych. Wydatek taki można bowiem ująć bezpośrednio w kosztach firmy bez konieczności dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Zarówno ustawa o PIT, jak i ustawa o CIT przewiduje, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, gdy wartość początkowa środka trwałego w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł. Niemniej w przypadku, gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10 000 zł, podatnik nie musi zaliczać składnika majątkowego do środków trwałych. Jeśli uzna to za uzasadnione, może jednak podjąć również przeciwną decyzję i wykazać taki składnik majątku w ewidencji środków trwałych. Wówczas możliwe będzie zastosowanie amortyzacji jednorazowej.

Amortyzacji podlegają również, niezależnie od przewidywanego okresu używania:

  • przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych, zwane dalej „inwestycjami w obcych środkach trwałych”,

  • budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie,

  • składniki majątku niestanowiące własności lub współwłasności podatnika, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy określonej w art. 23a pkt 1 ustawy o PIT zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami tych składników – jeżeli zgodnie z przepisami rozdziału 4a ustawy o PIT odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający,

  • tabor transportu morskiego w budowie sklasyfikowany w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) w grupie „statki” o symbolu 35.11, zaliczony do branży 1051-1053 Systematycznego Wykazu.

Amortyzację należy rozpocząć od miesiąca następującego po miesiącu, w którym dany środek został wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a zakończyć w momencie zrównania wartości dokonanych odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową tego środka. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy składnik majątku ulegnie likwidacji, zbyciu lub stwierdzi się jego niedobór. Wówczas ostatniego odpisu należy dokonać w miesiącu wystąpienia jednego z powyższych zdarzeń.

Środki trwałe - rodzaje amortyzacji

Swoboda wyboru metod amortyzacji oraz stawek amortyzacyjnych dopuszczalna przez prawo bilansowe w praktyce ograniczona jest przez system podatkowy. Przepisy podatkowe wyznaczają obligatoryjne metody amortyzacji oraz narzucają wysokość stawek amortyzacyjnych, ograniczając tym samym okres i intensywność amortyzowania obiektów majątku trwałego. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się na podstawie planu amortyzacji sporządzonego z zastosowaniem stawek przewidzianych w wykazach. Możliwe są następujące metody amortyzowania środków trwałych:

  • liniowa,

  • degresywna,

  • stawki indywidualne.

Metoda amortyzacji liniowa

Metoda liniowa polega na dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych w ustalanych od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, z zastosowaniem rocznej stawki określonej w wykazie stawek amortyzacyjnych. Wartość ustalonego rocznego odpisu jest kwotą stałą przez cały okres amortyzacji.

Istnieje także możliwość podwyższenia stawki w przypadku używania danego środka w złych warunkach lub bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych. Stawkę amortyzacji mnoży się wówczas przez zawarty w wykazie stawek współczynnik.

Podatnik może również zastosować stawki indywidualne pod warunkiem wprowadzenia danego środka trwałego po raz pierwszy do ewidencji oraz zaliczenie go do grupy środków używanych lub ulepszonych. Wyjątkiem są inwestycje w obcych środkach trwałych, które nie muszą być ulepszone lub używane.

Metoda amortyzacji degresywna

Degresywna metoda amortyzacji charakteryzuje się wysokimi kwotami rocznej amortyzacji w pierwszych latach użytkowania środka trwałego oraz krótszym niż w przypadku metody liniowej okresem dokonywania odpisów.

Degresywna metoda amortyzacji polega na tym, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w pierwszym roku używania samochodu przy zastosowaniu stawki podanej w Wykazie Stawek Amortyzacyjnych podwyższonej o współczynnik nie wyższy niż 2,0, a w następnych latach podatkowych - od jego wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne i ustalonej na początek kolejnych lat używania tego pojazdu. Począwszy od roku podatkowego, w którym tak określona roczna kwota amortyzacji miałaby być niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej przy zastosowaniu metody liniowej, podatnicy dokonują dalszych odpisów amortyzacyjnych według metody liniowej (art. 22k ust. 1 updof i art. 16k ust. 1 updop).

Amortyzacja jednorazowa

Jednorazowa amortyzacja środków trwałych o wartości powyżej 10 000 zł to pomoc de minimis udzielana małym podatnikom i nowym przedsiębiorcom. Jej limit w 2018 r. wynosi 50 tys. euro.

Art. 22k ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że podatnicy w roku podatkowym, w którym rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej oraz mali podatnicy mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grup 3–8 Klasyfikacji Środków Trwałych (z wyłączeniem aut osobowych). Odpisów dokonuje się w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej równowartości kwoty 50 tys. euro.  

Ponadto, zgodnie ze znowelizowanym art. 22k ust. 14-21 ustawy o PIT, w sytuacji gdy podatnik dokona nabycia fabrycznie nowego środka trwałego do wartości 100 000 zł, to możliwe jest zastosowanie amortyzacji jednorazowej. Przy czym kwota 100 000 zł obejmuje sumę odpisów amortyzacyjnych i wpłaty na poczet nabycia środka trwałego zaliczonej do kosztów uzyskania przychodów.

Należy jednak mieć na względzie, że powyższy przepis dotyczy środków trwałych zaliczanych do grupy 3-6 i 8 KŚT. Oznacza to, że w ten sposób nie mogą być amortyzowane np. nieruchomości (budynki i budowle) oraz środki transportu.

Ważne!

Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia fabrycznie nowych środków trwałych.

Słownik języka polskiego określa, że “nowy” oznacza – dopiero co zrobiony, nieużywany, niezniszczony, niedawno nabyty, świeżo powstały, świeżo założony.

Przy czym za fabrycznie nowe środki trwałe można również uznać przedmioty nabyte od innych zbywców, w przypadku gdy uprzednio nie były używane (eksploatowane).

Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT)

Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) jest to usystematyzowany zbiór obiektów majątku trwałego, którego celem jest m.in. ustalanie stawek odpisów amortyzacyjnych. Ostatnia klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) została wprowadzona rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r.

Ważne!

Od 2018 roku nastąpiła zmiana KŚT (klasyfikacji środków trwałych). Nowa KŚT 2016 zastąpiła tę z 2010 roku. Dokonano zmiany numeracji oraz nazewnictwa niektórych grup środków trwałych. W wyniku tego konieczna jest aktualizacja dokumentacji ich dotyczącej.

Biorąc pod uwagę zasady podziału obiektów w KŚT, można wyróżnić następującą strukturę symboli: grupa – symbol jednocyfrowy (np. 1), podgrupa – symbol dwucyfrowy (np. 12), rodzaj – symbol trzycyfrowy (123). Na pierwszym szczeblu podziału wyodrębnia się 10 grup środków trwałych:

Grupa 0 – Grunty,

Grupa 1 – Budynki i lokale, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i mieszkalnego,

Grupa 2 – Obiekty inżynierii lądowej i wodnej,

Grupa 3 – Kotły i maszyny energetyczne,

Grupa 4 – Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,

Grupa 5 – Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty,

Grupa 6 – Urządzenia techniczne,

Grupa 7 – Środki transportu,

Grupa 8 – Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie,

Grupa 9 – Inwentarz żywy.

Od 2018 roku obowiązuje nowy wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych. Stanowi on załącznik nr 1 do ustawy z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zawiera on podstawowe stawki amortyzacji, stosowane w różnych metodach amortyzacji.

Inwestycje w  środkach trwałych

Prawidłowa klasyfikacja i ewidencja wydatków ponoszonych na ulepszenie środków trwałych często sprawia księgowym oraz przedsiębiorcom spore trudności. Z praktyki wynika, że dzieje się tak, ponieważ zasady tej klasyfikacji uregulowano różnie w wielu przepisach prawnych.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ulepszenie ma miejsce w przypadku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji środka trwałego. Wydatki ponoszone na te cele powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Jak dokonywać odpisów amortyzacyjnych ulepszonych środków trwałych?

W wyniku ulepszenia własnego środka trwałego następuje podwyższenie wartości początkowej, która staje się nową podstawą ustalania odpisów amortyzacyjnych. Kwota amortyzacji za dany okres ulega zmianie bez względu na to, czy ulepszenie powoduje przedłużenie okresu użytkowania danego środka trwałego, czy też nie.

Zawieszenie działalności gospodarczej wstrzymuje amortyzację

Ustawodawca, umożliwiając podatnikom zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej, zakłada, że w czasie takiego zawieszenia należące do nich środki trwałe z reguły nie będą wykorzystywane, dlatego nie mogą być też amortyzowane. Jednakże podatnik będzie miał prawo m.in. do wykonywania wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów.

Jeżeli określony środek trwały służyłby wyłącznie do czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów, wówczas mógłby być amortyzowany.

W przypadku jednak niewykorzystywania środków trwałych w okresie zawieszenia, składniki te nie będą podlegać amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano zawieszenia działalności gospodarczej.

Wycofanie i sprzedaż środka trwałego

W myśl przepisów podatkowych odpłatne zbycie środka trwałego innego niż nieruchomość lub prawo majątkowe, jest źródłem przychodu podlegającym opodatkowaniu, jeżeli jego sprzedaż nastąpiła przed upływem pół roku od chwili jego kupna. Termin ten liczony jest od końca miesiąca, w którym nastąpiło nabycie. Należy zwrócić uwagę, że w przypadku sprzedaży nieruchomości lub prawa majątkowego przychód powstanie, jeśli sprzedaż nastąpi przed upływem pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło ich nabycie lub wybudowanie.

Inaczej ustawodawca ustosunkowuje się do środków trwałych uprzednio wycofanych z działalności gospodarczej. Przychód powstaje, jeżeli pomiędzy pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym składnik majątku został wycofany z działalności a dniem jego odpłatnego zbycia nie upłynęło 6 lat. W konsekwencji po upływie tego okresu dochód ze sprzedaży będzie wolny od podatku dochodowego.