Zamknięcie roku w KPiR - jak powinno wyglądać?

Listopad to dobry miesiąc, by małymi krokami przygotować się do zamknięcia roku, to czas porządków i podsumowań. Warto odpowiednio wcześnie ustalić harmonogram prac, co pozwoli na sprawne i rzetelne zamknięcie roku w KPiR. Wówczas wszystkie czynności będą mogły być optymalnie rozłożone w czasie, w tym szczególnym okresie dla przedsiębiorców.

Zamknięcie roku w KPiR - spis z natury

Spis z natury, zwany jest inaczej remanentem. Remanent to faktyczne policzenie ilości towarów posiadanych przez firmę, które nie zostały sprzedane, ale są przeznaczone na handel. Podatnicy prowadzący KPiR mają obowiązek sporządzić tego typu dokument na koniec każdego roku. Obowiązek ten dotyczy również przedsiębiorców, którzy mają zawieszoną działalność gospodarczą.

Spis z natury powinien uwzględniać pozostające na 31 grudnia:

  • towary handlowe;

  • materiały podstawowe;

  • materiały pomocnicze;

  • półwyroby;

  • wyroby gotowe;

  • braki;

  • odpady.

W remanencie na 31 grudnia ujmujemy więc te składniki majątku, których zakup został zaksięgowany do kolumny 10 – „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” w trakcie roku podatkowego, ale składniki te nie zostały sprzedane na 31 grudnia.

Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza jego zakładem, a także towary obce. Przedsiębiorca nie powinien natomiast ujmować środków trwałych i wyposażenia.

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko i imię właściciela zakładu (nazwę firmy);

  • datę sporządzenia spisu;

  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury;

  • szczegółowe określenie towaru i innych składników objętych spisem;

  • jednostkę miary;

  • ilość składników majątku stwierdzoną w czasie spisu;

  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary;

  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową;

  • łączną wartość spisu z natury;

  • wartość pomniejszenia, o którym mowa w § 29 (pomniejszenie kosztów w związku z nieopłaconymi wydatkami art. 24d), ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie;

  • klauzulę „Spis zakończono na pozycji...”;

  • podpisy osób sporządzających spis (w skład komisji sporządzającej remanent muszą wchodzić przynajmniej dwie osoby, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej drugą osobą uczestniczącą przy spisie z natury może być inny członek rodziny lub małżonek);

  • podpis właściciela zakładu (wspólników).

Ważne!

O przeprowadzeniu spisu z natury na koniec roku nie trzeba zawiadamiać naczelnika urzędu skarbowego. Spisu tego nie należy też dołączać do zeznania rocznego i przekazywać do urzędu skarbowego. Spis z natury należy przechowywać wraz z innymi dokumentami księgowymi przez okres 5 lat.

Zamknięcie roku w KPiR - wycena spisu z natury

Po dokonaniu spisu – tj. po ustaleniu stanu ilościowego - przedsiębiorca jest zobligowany do dokonania wyceny spisanych składników majątku w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia. Wycena dokonywana jest przez przedsiębiorcę zgodnie z następującymi zasadami:

  • materiały i towary handlowe są wyceniane według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia;
  • półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia;
  • odpady, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania;
  • przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej;
  • produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, wyceniają towary, od których przysługiwało prawo odliczenia VAT, według cen netto. W pozostałych przypadkach wyceny należy dokonać zgodnie z wartością brutto.

Zamknięcie roku w KPiR - ujęcie remanentu w księdze

Przedsiębiorca po przeprowadzonym remanencie musi na koniec roku ująć jego wartość w ostatniej pozycji KPiR (po podsumowaniu kolumn). Spis z natury do ewidencji podatnik wpisać może według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie to powinno być przechowywane łącznie z księgą. W przypadku gdy firma nie ma na stanie towarów handlowych i wartość remanentu wynosi 0 zł, również powinna zostać wpisana do księgi.

Warto również zaznaczyć, że spis z natury sporządzony na koniec roku podlega również ujęciu w księdze przychodów i rozchodów jako pierwsza pozycja w księdze następnego roku.

Zamknięcie roku w KPiR - ustalenie dochodu

Po przeprowadzeniu remanentu i wyceny ważnym etapem jest ustalenie dochodu.  Dochód z prowadzonej działalności obliczony jest zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o pdof. Można go obliczyć poprzez zastosowanie trzech poniższych kroków:

  • ustalenie wartości osiągniętego przychodu (kol. 9);

  • ustalenie przez przedsiębiorcę wysokości poniesionych kosztów:

           a) do wartości spisu z natury na początku roku podatkowego należy doliczyć  
               kolumnę 10 i 11 z KPiR, następnie odjąć wartość spisu z natury 
               sporządzonego na koniec roku podatkowego;

           b) do uzyskanej kwoty z powyższych wyliczeń przedsiębiorca powinien doliczyć
                kolumnę 14 i dodatkowo pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze, w tej
                części, w której zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi podatkowej;

  • ustaloną wartość osiągniętego przychodu (kol. 9) przedsiębiorca powinien pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów;

  • wyliczona w ten sposób różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

Tak wyliczony dochód jest przenoszony do zeznania rocznego.