Komputer w firmie - jak z niego bezpiecznie korzystać? (cz. 1)

O tym, że komputer w firmie powinien być bezpieczny, pisaliśmy już wcześniej. Temat cieszy się dużą popularnością, więc powracamy do tego zagadnienia. W poniższym artykule omówimy kolejne aspekty bezpiecznego korzystania z firmowych urządzeń. Przez bezpieczeństwo należy tu rozumieć nie tylko omijanie wszelkiego rodzaju podejrzanych stron, na których skrywają się groźne wirusy. Warto także mieć świadomość, że komputer firmowy nie jest naszą własnością, a więc powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na ochronę naszych danych osobowych - zarówno przed hakerami czającymi się po drugiej stronie ekranu, jak również współpracownikami czy przełożonym. Pracownicy biurowi mający otwarty dostęp do internetu nierzadko zapominają o tej oczywistości, a zlekceważenie tej kwestii może mieć poważne konsekwencje dla kariery zawodowej.

Komputer w firmie a wolny dostęp do Internetu 

Wiele firm przyjęło zasadę, aby blokować pracownikom dostęp do stron internetowych, które nie są powiązane bezpośrednio z wykonywanymi obowiązkami. Można do nich zaliczyć wszelkiego rodzaju serwisy społecznościowe, witryny tematyczne, komunikatory internetowe (z wyjątkiem firmowego) czy komercyjne skrzynki pocztowe. Zabieg ten wydaje się zrozumiały - nieskrępowany dostęp do internetowych zasobów potrafi skutecznie odwrócić uwagę pracowników od powierzonych zadań. Z drugiej strony istnieją przedsiębiorstwa, które nie mogą funkcjonować bez wolnego dostępu do sieci. Przesyłanie ważnych dokumentów, e-konferencje czy dostęp do interesujących stron stanowiących źródło wiedzy wydaje się w nich nieodłącznym elementem. Jest tak szczególnie w sektorze IT, sprzedaży czy marketingu. Należy pamiętać, że nie każdy pracownik musi swobodnie obracać się w środowisku sieciowym. Warto zatem zwrócić szczególną uwagę na kilka wskazówek, które pomogą uniknąć stresu i nieprzyjemności związanych z nieodpowiedzialnym korzystaniem z firmowego komputera.

Komputer w firmie - rozpoczynamy pracę

Rozpoczynając pracę na komputerze w danej firmie należy dokładnie zapoznać się z jego możliwościami, zainstalowanym systemem operacyjnym, programami niezbędnymi do pracy, ochroną antywirusową oraz ograniczeniami dostępu do sieci. Warto w tej sytuacji poprosić o pomoc informatyka lub osobę znającą się na rzeczy. Nie należy się tego wstydzić, gdyż spytanie o pomoc w sprawach firmowych nie jest niczym wstydliwym czy negatywnie odbieranym przez współpracowników. Na początku i tak konieczne jest wdrożenie w nowe narzędzia i programy, a prośba o pomoc skierowana do osoby siedzącej w temacie tylko zaoszczędzi czas i niepotrzebne nerwy, których nie brakuje w początkowym okresie zatrudnienia.

Dziś komputer to już nieodzowne uposażenie pracownika. Szereg zalet i możliwości, w połączeniu z rozwojem nowych technologii, stawiają komputer jako priorytetowe narzędzie pracy. Tym bardziej należy pamiętać o przestrzeganiu tzw. netykiety.

Komputer w firmie i służbowe e-maile

Służbowe maile należy tworzyć według wzorów przyjętych przy pisaniu listów formalnych, podań, czy różnego rodzaju pism urzędowych. Reprezentując firmę należy się przedstawić, zachować odpowiednią formę, rzeczowo przedstawić treść wiadomości oraz skorzystać ze stopki (podpisu), gdzie obok imienia i nazwiska powinna się znaleźć nazwa obejmowanego stanowiska i ewentualnie dodatkowy adres korespondencyjny. Absolutnie zabronione jest używanie jakichkolwiek wulgaryzmów, treści nieetycznych, wyłącznie wielkich liter czy wysyłanie nadmiernej liczby wiadomości, która może zostać potraktowana jako spam.

Komputer w firmie a prawa autorskie

Wszelkiego rodzaju publikacje w Internecie powinny przestrzegać praw autorskich. Kopiowanie materiałów jest dopuszczalne jedynie w przypadku osób prywatnych, które chcą podzielić się określonym tematem ze znajomymi. W pracy należy być profesjonalistą, a dokonać tego można wyłącznie w przypadku publikacji autorskich.

Jeśli firma umożliwia swobodne korzystanie z Internetu, to wykorzystuj tę wiedzę z głową. W trakcie poszukiwania wartościowych informacji staraj się sprawdzać na kilku witrynach, czy rzeczywiście "rewelacja" znaleziona na pierwszej lepszej stronie jest prawdziwa i przydatna. Z pewnością nie chciałbyś później, aby powielone przez ciebie doniesienia postawiły przedsiębiorstwo, które reprezentujesz w negatywnym świetle.

Komputer w firmie i hasła

Przedsiębiorstwa, dla których liczy się bezpieczeństwo pracy w Internecie, bez wątpienia posiadają dużą liczbę haseł do rozmaitych kont czy firmowych aplikacji. Kiedy już zostaniesz wtajemniczony i uzyskasz dostęp do danych poufnych, to pod żadnym pozorem ich nie zdradzaj. Nie chodzi tu wyłącznie o pochwalenie się hasłem przed znajomymi poza miejscem pracy. Hasło warto przede wszystkim zapamiętać, a jeśli jest ich kilka, to można je zapisać i pozostawić w miejscu pracy. Czy dzielenie się ze znajomymi z pracy hasłami jest konieczne? Jeśli wiemy, że każda osoba otrzymała własne hasło, to lepiej zachować je dla siebie. Wystarczy wyobrazić sobie następującą sytuację: współpracownik poznał nasze hasło, jednak po kilku tygodniach zmienił pracę. I choć oddał swoje hasło, to wciąż mógł narazić nas na przykre konsekwencje, które trudno byłoby wyjaśnić przełożonemu w przypadku niepożądanych działań.

Z drugiej strony, jeśli to nam przełożony poda hasło prosząc o wykonanie kluczowych zadań pod jego nieobecność, to należy zachować je wyłącznie dla siebie, nie zapisywać na własnym komputerze i jak najszybciej zakończyć powierzone zadanie.

Komputer w firmie - tylko sprawy służbowe! 

Nie mieszaj spraw służbowych ze sprawami osobistymi. Nadmierna aktywność w serwisach społecznościowych czy wielogodzinna polemika ze znajomymi zostanie szybko namierzona przez pracodawcę. Warto pamiętać, że w wielu przedsiębiorstwach komputery pracowników są monitorowane - nie zawsze jest to etyczne rozwiązanie, ale wskazane w firmach, w których brakuje silnej motywacji do pracy.

Utrzymuj porządek na komputerze. Nie chodzi tu wyłącznie o czysty pulpit czy podział dysku na odpowiednio nazwane foldery. Jeśli dana firma nie korzysta z konkretnej usługi lub aplikacji do przechowywania ważnych materiałów, warto w tym celu wydzielić sobie takie miejsce na firmowym komputerze. Nie należy przy tym zapominać o regularnym backupie, czyli tworzeniu kopii zapasowych ważnych plików i dokumentów.

Artykuły z cyklu
„Komputer w firmie”