Jak korzystnie wpłynąć na obieg dokumentów pracowniczych?

Sprawność obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie zależy od ich ilości. Obecnie istnieje wiele interaktywnych narzędzi mających na celu usprawnienie obiegu dokumentów pracowniczych. Dzięki wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów można zaoszczędzić czas i pieniądze. Ponadto elektroniczne formularze, zamiast tony kartek przechowywanych w segregatorach, to rozwiązanie ekologiczne. Programy i aplikacje do zarządzania obiegiem dokumentów pozwalają na dokładne określenie osoby odpowiedzialnej za zmiany, akceptację. Dokumenty natychmiast mogą być przesyłane pomiędzy pracownikami. Dostęp do nich jest łatwy i przejrzysty. Dowiedz się, jak korzystnie wpłynąć na obieg dokumentów pracowniczych w firmie.

Obieg dokumentów pracowniczych - tradycja kontra nowoczesność

Nieważne czy korzystasz z tradycyjnych czy nowoczesnych rozwiązań - dobrze zorganizowany obieg dokumentów pozwoli Ci zaoszczędzić czas i uchroni przed zgubieniem lub utraceniem dokumentów. Zarówno dokumenty przechowywane w formie papierowej jak i elektronicznej mogą ulec zniszczeniu. W przypadku tradycyjnej formy możliwości zniszczenia jest znacznie więcej. Podobnie rzecz ma się do zagrożenia kradzieżą. Dokumenty archiwizowane w formie papierowej potrzebują także miejsca na ich składowanie. Jest to bardzo ważne, ponieważ zgodnie z Ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych dokumentację pracowniczą, wraz z dokumentami dotyczącymi zatrudnień i wynagrodzeń powinno się przechowywać 50 lat od daty zakończenia pracy ubezpieczonego pracownika. W przypadku zdecydowania się na korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentacji warto pamiętać o zabezpieczeniu komputera przed wirusami, ochronie haseł przed postronnymi osobami a także o tworzeniu kopii zapasowych.

Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej jest zgodne z prawem. W takiej formie można archiwizować:

  • księgi rachunkowe i podatkowe,

  • dowody księgowe,

  • kopie dokumentów kasowych,

  • dokumenty inwentaryzacyjne,

  • sprawozdania finansowe,

  • listy płac.

Przedsiębiorca może także przechowywać w formie elektronicznej wszystkie kopie dokumentów papierowych, np. wyciągów bankowych. 

Jak usprawnić obieg dokumentów?

Usprawnienie obiegu dokumentacji należy rozpocząć od analizy bieżącej sytuacji. W jakich sytuacjach obecny system zarządzania obiegiem informacji zawodzi. Następnie warto określić cel, jaki mają dać wprowadzone zmiany i czas na wprowadzenie zmian. Jeśli usprawnienie obiegu dokumentacji wymaga wprowadzenia wielu zmian, w celu lepszej organizacji, lepiej podzielić je na kilka mniejszych etapów, wytyczyć kamienie milowe i przydzielić osoby odpowiedzialne za koordynacje zmian.

Aby wprowadzane zmiany wpłynęły korzystnie na obieg dokumentacji pracowniczej, wszyscy pracownicy muszą stosować się do wprowadzanych reguł. Potrzebują oni jasnych i prostych wytycznych jak mają postępować. Dotyczy to wszystkich działań związanych z zarządzaniem obiegiem dokumentacji, od tak prozaicznych jak prawidłowa nazwa dokumentu do wypracowania procedury zgłaszania, akceptacji i archiwizacji dokumentów.

Przedsiębiorca może sam spróbować usprawnić obieg dokumentacji, ale może również skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy, która przeprowadzi ten proces za niego a następnie będzie monitorować dalszy stan obiegu.

Elektroniczny obieg dokumentów

Cyfryzacja w przedsiębiorstwie  jest ambitnym wyzwaniem. Nie zawsze wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentacji jest rozwiązanie najkorzystniejszym dla przedsiębiorstwa. Jeżeli firma zdecyduje się na wprowadzenie tego typu rozwiązania, będzie mogła zintegrować obieg dokumentów z innymi systemami działającymi wewnątrz firmy, np. księgowym. Zadaniem elektronicznych obiegów dokumentacji jest oszczędność czasu, poprzez automatyzacje pracy oraz minimalizowanie pomyłek. Każdy pracownik może mieć określone uprawnienia działalności w systemie. Może on mieć dostęp do dokumentów pracowniczych na swój temat, aktualnego PITu, listy płac. Elektroniczny obieg dokumentów pracowniczych dotyczyć może także:

  • wniosków kadrowych (np. urlopowych),

  • dokumentów rekrutacyjnych (cv, dyplomy, zaświadczenia o odbytych kursach),

  • systemu oceny pracowników,

  • zwolnień i zaświadczeń lekarskich,

  • podróży służbowych i delegacji,

  • awansów i nagród.

System powinien być starannie dobrany pod kątem konkretnych oczekiwań firmy. Przed wyborem odpowiedniego narzędzia warto zwrócić uwagę na:

  • poziom zabezpieczeń danych,

  • wydajność systemu,

  • poziom skomplikowania obsługi,

  • dostępność,

  • możliwość modyfikacji i rozwoju.