Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie

Dokumenty są jednym z niezbędnych elementów prowadzenia działalności. Poprzez odpowiednie zarządzanie ich powstawaniem i obiegiem w przedsiębiorstwie można znacznie usprawnić procesy biznesowe, zachodzące w firmie.

Sporządzanie rożnego rodzaju pism, deklaracji i formularzy oraz raportowanie stanowi jeden z najważniejszych procesów firmy. Od odpowiedniego zarządzania przekazywaniem i gromadzeniem formularzy bardzo często zależy efektywności całej organizacji. Rozwój technologiczny umożliwia powstawanie coraz bardziej rozbudowywanych struktur organizacyjnych i prowadzenie oddziałów firmy umiejscowionych w różnych miastach, krajach, a czasami nawet kontynentach. Dzięki odpowiednim procedurom zarządzania dokumentacją firmową, funkcjonowanie przedsiębiorstw odbywa się znacznie szybciej i przynosi lepsze efekty.

Czym jest zarządzanie obiegiem dokumentów?

Na zarządzanie przepływem dokumentów w przedsiębiorstwie składają się takie procesy, jak: rejestrowanie, porządkowanie, klasyfikacja oraz archiwizacja. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentacji przychodzącej do firmy oraz wychodzącej na zewnątrz. Ze względu na potrzebę zaangażowania wykwalifikowanych pracowników do sprawnego zajmowania się dokumentami oraz posiadania miejsca, w którym akta można magazynować, tradycyjny sposób zarządzania dokumentami wydaje się być mało wydajny i znacznie spowalnia procesy biznesowe istotne dla działalności firmy.

Dokumenty elektroniczne

Prowadząc działalność gospodarczą w obecnych czasach nie ma możliwości uniknięcia obsługi dokumentów w formie elektronicznej. Za ich przewagą przemawia fakt, że wszystkie formularze, potwierdzenia oraz wnioski zazwyczaj znajdują się w jednym miejscu, systemie, który może być obsługiwany przez wielu użytkowników jednocześnie. Obsługa dokumentów elektronicznych stanowi ułatwienie pracy wielu działów w przedsiębiorstwie. Dodatkowo pozwala uniknąć zamieszania oraz zagubienia zaświadczeń.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami

Jeszcze do niedawna w polskich urzędach typowym zjawiskiem były osoby przemieszczające się z pomieszczenia do pomieszczenia z teczkami dokumentów, które wymagały podpisu bądź akceptacji innego urzędnika. Równie często zdarzało się, że wnioski zawierały dodatkowe adnotacje sporządzone przez przyjmujących je pracowników, przez co stawały się czasami nieczytelne bądź zawierały błędy, powstałe w wyniku braku odpowiedzialności lub zbyt małej ilości czasu poświęconego na ich sporządzenie.

Aby zminimalizować ryzyko niewłaściwego postępowania z dokumentacją oraz poprawić komfort użytkowania archiwum, postanowiono wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, którego głównymi celami są: skrócenie czasu i usprawnienie procedur obiegu dokumentu, możliwość kontroli całego procesu, stworzenie centralnego archiwum, zwiększenie efektywności pracy z dokumentami oraz zmniejszenie czasu potrzebnego na lokalizację dokumentu. Dobrze wdrożony system pozwala na lepszą organizację pracy wielu departamentów przedsiębiorstwa i jednocześnie wpływa na ich bieżącą kontrolę przepływu informacji.

Zalety elektronicznego systemu zarządzania dokumentami

Istnieje szereg korzyści, które mogą odnieść przedsiębiorstwa z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów. Przede wszystkim za jego pomocą rejestruje się wszystkie dokumenty, które docierają do firmy, a także te, które z niej wychodzą. Za pośrednictwem elektronicznego obiegu dokumentów można odnotowywać wszelkie zmiany, które są związane z kolejnymi etapami powstawania dokumentacji. Dzięki temu, że mają do nich dostęp osoby o specjalnych uprawnieniach, dokumenty mogą być wysyłane zarówno poza przedsiębiorstwo, jak i wewnątrz niego.

Rozbudowane systemy zarządzania dokumentacją posiadają funkcje, pozwalające użytkownikom na tworzenie formularzy, ankiet, raportów oraz innego rodzaju plików związanych z życiem wewnętrznym firmy, na przykład: wniosków urlopowych, dokumentów delegacji, zawiadomień. Dzięki takiemu wykorzystaniu systemów obiegu dokumentacji elektronicznej w firmie, można zrezygnować z prowadzenia dokumentacji w wersji papierowej, dzięki czemu uzyskana zostanie obniżka kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych i eksploatacją urządzeń drukujących. Z kolei kadra zarządzająca będzie posiadała większą kontrolę nad przepływem dokumentów. Zmniejszy się zaangażowanie osób, które do tej pory były odpowiedzialne za obieg dokumentacji.

Inną znacząca zaletą elektronicznych systemów obiegu dokumentów jest możliwość ich integracji z wszelkiego rodzaju kalendarzami czy innymi programami związanymi z planowaniem zadań w czasie. Niektóre programy umożliwiają powiązanie kalendarza z obiegiem dokumentów, dzięki czemu system sam dba o to, aby zadania zostały wykonane w określonym czasie. Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów może także przypominać o konieczności przeprowadzenia aktualizacji w określonych formularzach.

Kluczowe cechy systemu zarządzania obiegiem dokumentów

Aby zoptymalizować wszelkie procesy związane z przepływem dokumentacji w przedsiębiorstwie, powinno się zwrócić wagę na to, aby system odzwierciedlał strukturę organizacyjną firmy, w której ma zostać wprowadzony. Pozwoli to na zachowanie odpowiedniej hierarchii uprawnień i poufności, a adekwatnej klasyfikacji dokumentacji, zależnej od spełnianych funkcji.

Przed wyborem odpowiedniego oprogramowania warto wziąć pod uwagę zapotrzebowanie oraz stan obiegu dokumentów. System elektronicznego przepływu dokumentacji powinien umożliwiać wprowadzenie wielu modyfikacji, czyli pozwolić na dostosowanie tworzonych dokumentów i definiowanie nowych kategorii formularzy. Program powinien być równocześnie elastycznym narzędziem, które pozwoli na przechowywanie dokumentów oraz modyfikowanie ich cech przy jednoczesnym zachowaniu jakości i pełnej kontroli nad ich obiegiem.

Wspólna baza dokumentów kluczowych dla działalności firmy pozwala na bieżącą realizację powierzonych zadań oraz identyfikację osób, które są odpowiedzialne za ich wypełnienie. Posiadanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwala na skrócenie czasu potrzebnego na ich poszukiwanie i eliminuje potrzebę ciągłego ich powielania. Dodatkowo, każdy dokument jest opisany i przydzielony do odpowiedniej kategorii. Dzięki dostępowi do systemu przez internet możliwe jest sprawdzenie statusu poszczególnych plików z każdego miejsca na świecie. Nowoczesne wersje oprogramowania posiadają również funkcje związane z obsługą poczty elektronicznej, co dodatkowo podnosi ich atrakcyjność.