Ekwiwalent za pranie - kiedy przysługuje?

Pracodawca w niektórych przypadkach ma obowiązek zapewnić pracownikom odpowiednie do pracy obuwie ochronne czy odzież roboczą. Dopuszczalne są sytuacje, w których pracownik może pracować we własnym ubraniu, nakłada to jednak obowiązek wypłacania pracownikowi ekwiwalentu za zniszczone ubranie. Komu przysługuje ekwiwalent za pranie?

Zapewnienie odzieży i obuwia roboczego pracownikowi

Zgodnie z art. 237(7) ust. 1 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi nieodpłatnie dzież oraz obuwie robocze, spełniające warunki polskich norm, jeżeli:

  • odzież pracownika mogłaby ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu lub

  • ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Należy pamiętać, że oprócz sytuacji, wymienionych wyżej, stanowiska, na których wymagane jest używanie odzieży ochronnej, wskazuje sam pracodawca aktem wewnątrzzakładowym

Od obowiązku dostarczenia obuwia i odzieży roboczej ustawodawca przewidział jednak wyjątek - pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, oczywiście za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie dotyczy to jednak stanowisk pracy, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Pracodawca ma też obowiązek zapewnić pranie i konserwację odzieży roboczej. Jeżeli nie jest w stanie tego zrobić - może obarczyć tym obowiązkiem pracownika. Wówczas musi mu wypłacić stosowny ekwiwalent pieniężny.

Ekwiwalent za pranie

Możliwa jest sytuacja, w której pracodawca z różnych przyczyn nie będzie mógł zadbać o czystość odzieży roboczej pracownika. W takim wypadku obowiązek ten przechodzi na pracownika. Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej pracodawca powinien wypłacać w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Pracownicy nie mają obowiązku przedstawienia faktur czy rachunków dokumentujących poniesione wydatki, przepisy nie określają też, w jaki sposób ekwiwalent powinien być wyliczany. Powinien on jednak uwzględniać rzeczywiste koszty poniesione przez pracownika - koszty środków piorących, mediów, poświęconego czasu i wykonanej przez pracownika pracy. W praktyce przedsiębiorcy przeznaczają pewną kwotę, która cyklicznie - co miesiąc lub kwartał - jest wypłacana pracownikowi. Ekwiwalent za pranie ulega zmianie wraz ze zmianą cen środków czystości, wody czy też energii.

Pracodawca samodzielnie monitoruje wysokość ekwiwalentu, w związku z czym pracownik nie musi dokumentować poniesionych wydatków. Należy jednak pamiętać, że pracodawca ma prawo skontrolować, czy odzież czyszczona jest w sposób odpowiedni oraz czy używane środki są odpowiednie do danego typu ubrań.

Dodatkowo pracodawca powinien prowadzić osobną dla każdego pracownika ewidencję wypłat ekwiwalentu.

Przychód pracownika a koszt przedsiębiorcy

Ekwiwalent za pranie stanowi przychód dla pracownika, jest jednak zwolniony z jego oskładkowania składkami ZUS i z podatku dochodowego.

Ekwiwalent za pranie stanowi koszt uzyskania przychodu, ponieważ nie został wymieniony w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zawierającym wykaz wydatków, które nie mogą zostać uznane za koszty. Można uznać, że wypłacanie ekwiwalentu za pranie służy osiągnięciu, zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, w związku z czym wydatek ten może zostać zaliczony do kosztów firmowych.

Skażenie odzieży środkami chemicznymi

Jeżeli chodzi o odzież, obuwie oraz środki ochrony indywidualnej, które w trakcie pracy uległy skażeniu środkami promieniotwórczymi, chemicznymi czy też materiałami zakaźnymi, pracodawca ma obowiązek wyznaczyć miejsce ich przechowywania. Niedozwolone jest w takim przypadku wypłacanie pracownikowi ekwiwalentu za ich pranie, konserwację, odkażanie czy też odpylanie. Pracodawca w tym wypadku sam musi zadbać o taką odzież.