Umowa powierzenia samochodu służbowego - wzór z omówieniem

Art. 124 Kodeksu pracy reguluje odpowiedzialność za powierzenie mienia pracownikowi. Tym sposobem pracodawcy nie muszą zawierać takich umów ze swoimi pracownikami. W przypadku samochodu można jednak wziąć pod uwagę ryzyko przekazania samochodu do użytku podwładnym. Zaczynając od drobnych kolizji, poprzez wypadki, a kończąc na udostępnieniu samochodu służbowego osobom niepowołanym. Dlatego najczęściej przy tych czynnościach spisywana jest umowa powierzenia samochodu służbowego.

Warto tutaj zaznaczyć, że po zmianach 1 kwietnia 2014 roku wprowadzono istotne zmiany na gruncie ustawy o VAT, dotyczące domniemania mieszanego użytku samochodu. Co oznacza ta zmiana w praktyce? Otóż założono odgórnie, że podatnik posiadający samochód w działalności gospodarczej wykorzystuje go zarówno do spraw firmowych, jak i do użytku prywatnego. Teraz to sam przedsiębiorca musi udowodnić, że samochodu używa tylko do celów działalności.

Ustawa nakłada także na podatnika w niektórych sytuacjach prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz ustanowienie regulaminu korzystania z pojazdów.

Umowa powierzenia samochodu służbowego - czym jest?

Kodeks pracy nie zawiera dokładnej definicji umowy powierzenia, jednak we wspomnianym już art. 124 podatnik może znaleźć regulacje określające odpowiedzialność, jaka spoczywa na pracowniku w kwestii umowy powierzenia.

Art. 124

§ 1 Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,

2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

§ 2. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w § 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

§ 3. Od odpowiedzialności określonej w § 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

 

Przez powierzenie należy rozumieć:

  • zlecenie danej osobie sprawowania określonej funkcji,

  • zlecenie danej osobie wykonania konkretnego zadania,

  • przekazanie czegoś do dyspozycji,

  • przekazanie czegoś na przechowanie.

Aby nie budziło wątpliwości, czy doszło do skutecznego powierzenia samochodu, konieczne jest rzeczywiste wyrażenie zgody przez pracownika na przyjęcie odpowiedzialności. Może być to umowa ustna, jednak pisemna umowa powierzenia samochodu służbowego daje przedsiębiorcy większą gwarancję. Dodatkowo, powierzenie mienia musi nastąpić w taki sposób, aby:

  • pracownik wszedł w jego rzeczywiste posiadanie,

  • mógł nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia mienia przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania mienia w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie

  • dokonać jego zwrotu lub wyliczyć się z niego.

Umowa powierzenia samochodu służbowego - obowiązkowe elementy

Prawidłowo sporządzona umowa powierzenia samochodu służbowego powinna zawierać:

  • datę i miejsce zawarcia umowy,

  • oznaczenie powierzanego samochodu (nazwa, model, data produkcji, numer silnika, numer nadwozia),

  • opisanie powierzenia rzeczy przynależnych do samochodu, np. dowód rejestracyjny, polisa ubezpieczeniowa, komplet kluczy czy nawigacja GPS (opcjonalnie),

  • potwierdzenie objęcia przez pracownika pojazdu samochodowego w posiadanie,

  • zakres użytkowania samochodu np. zgodnie z jego przeznaczeniem z uwzględnieniem zasad czy innych regulaminów wewnętrznych pracodawcy,

  • określenie warunków zwrotu samochodu,

  • ukształtowanie odpowiedzialności pracownika z uwzględnieniem dyspozycji art. 124 Kodeksu pracy,

  • zapisy odnośnie rozwiązania umowy,

  • podpisy stron umowy.

Do pobrania:

pdf
załącznik w formacie PDF druk do ręcznego wypełnienia
doc
załącznik w formacie DOC edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie