Wykazanie w KPiR wynagrodzeń pracowników wypłacanych przelewem

Coraz częściej pracodawcy zamiast wypłacać pracownikom wynagrodzenie "do ręki" robią to za pomocą przelewów bankowych. Jest to duże ułatwienie i wygoda zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Zobacz, jak powinno wyglądać wykazanie w KPiR wynagrodzeń pracowników, które wypłacane są przelewem. 

Wykazanie w KPiR wynagrodzeń pracowników 

Jak wynika z treści pkt 12 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów do wpisywania wynagrodzeń pracowników przeznaczona jest kolumna 12 “ wynagrodzenia w gotówce i naturze”.  W kolumnie 12 księgi ewidencjonuje się więc wynagrodzenia pracowników brutto łącznie ze składkami ZUS finansowanymi przez pracowników i zaliczkami na podatek. Z kolei kwoty składek ZUS po stronie pracodawcy należy zaksięgować w kolumnie 13 "pozostałe koszty" pod datą ich faktycznej zapłaty.

Rodzaj dokumentu, na podstawie którego można dokonać wpisu do KPiR jest uzależniony od sposobu wypłaty wynagrodzeń. I tak, wpisu dokonuje się na podstawie:

  • listy płac lub innych dowodów, na podstawie których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń - w przypadku ich wypłaty w kasie;

  • inne dowody, np. dowód potwierdzający przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

W praktyce zatem w przypadku wynagrodzeń pracowników wypłaconych przelewem na rachunek pracownika, zapisu w KPiR dokonać można na podstawie wyciągu z rachunku bankowego podatnika.

W kolumnie 12 ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło. Jednak należy pamiętać, że tego typu wynagrodzenia zawsze ujmuje się w KPIR w dniu ich faktycznej zapłaty.

Moment ujęcia kosztów wynagrodzeń pracowników w KPIR

Wynagrodzenia pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem jednak, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT).

Przykład 1.

Przedsiębiorca wypłaca pracownikom wynagrodzenia 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne. Wynagrodzenia za czerwiec 2015 r. zostały wypłacone 5 lipca 2015 r.

Wynagrodzenia zostały wypłacone w terminie, w związku z tym przedsiębiorca może ująć je w kosztach uzyskania przychodów pod datą 30 czerwca 2015 r.

 

Oznacza to, że gdy wypłata dokonywana jest w miesiącu następnym, lecz nie później niż 10 dnia tego miesiąca to wynagrodzenie powinno zostać zaksięgowane w kosztach w okresie, za które jest należne. Zatem nawet wypłata między 1 a 10 dniem miesiąca następnego po miesiącu, za który należna jest wypłata, stanowi koszt w którym pracownik pracował, czyli za który przysługuje mu wynagrodzenie.

Należy również zwrócić uwagę, że w przypadku gdy wynagrodzenie przekazywane jest przelewem na rachunek, termin wypłaty wynagrodzenia jest zachowany, jeżeli pracownik może nim dysponować w ustalonym dniu  jako dzień wypłaty wynagrodzenia.

W przypadku natomiast niedotrzymania przez przedsiębiorcę tego terminu stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT, co oznacza, że wypłaty podlegać będą zaliczeniu do kosztów w miesiącu, w którym zostały wypłacone (postawione do dyspozycji pracownika).

Przykład 2.

Przedsiębiorca, wypłaca pracownikom wynagrodzenia 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne. Wynagrodzenia za czerwiec 2015 r. zostały wypłacone 11 lipca 2015 r.

Wynagrodzenia zostały wypłacone po obowiązującym terminie, w związku z tym przedsiębiorca powinien  ująć je w kosztach uzyskania przychodów pod datą 11 lipca 2015 r.

 

Należy zwrócić uwagę, że data wystawienia listy płac nie ma znaczenia dla ujęcia kosztu w KPiR w przypadku kiedy przedsiębiorca realizuje wypłaty wynagrodzeń przelewem na rachunek bankowy pracowników.