Anulowanie paragonu błędnie wystawionego na kasie fiskalnej

Popełniać błędy jest rzeczą ludzką. Wiedzą o tym również ustawodawcy, którzy przygotowali dla podatników możliwości skorygowania błędnie wystawionych dokumentów sprzedażowych oraz deklaracji, bez konieczności ponoszenia negatywnych konsekwencji. Możliwość taka istnieje również w przypadku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Jak przeprowadzić anulowanie paragonu zawierającego błąd?

Paragon fiskalny - jakie błędy?

Przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych konieczne jest ewidencjonowanie każdej transakcji na kasie rejestrującej i wystawianie do niej paragonu fiskalnego. Przychody ujmuje się w KPiR na podstawie raportów okresowych - dobowych lub miesięcznych.

Ważne!
Wyjątek stanowi sprzedaż korzystająca ze zwolnienia z ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej przedmiotowego lub podmiotowego. W takim wypadku konieczne jest prowadzenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, która stanowi podstawę ujęcia przychodu w KPiR.

 

Błędy przy wystawianiu paragonów fiskalnych dotyczą najczęściej:

  • stawek podatku od towarów i usług,
  • daty ewidencji,
  • kwoty sprzedaży,
  • liczby towarów lub usług.

W przypadku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej najbardziej kłopotliwe i uciążliwe jest to, że transakcji zapisanej na kasie nie da się wycofać ani poprawić przy pomocy funkcji dostępnych w wykorzystywanym urządzeniu. Do końca marca 2013 roku nie było jasne, w jaki sposób należy postąpić w przypadku stwierdzenia błędu na paragonie fiskalnym. W praktyce wypracowano pewne mechanizmy, których stosowanie popierały urzędy, jednak działania te miały nieoficjalny charakter. Od 1 kwietnia 2013 roku w rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych znalazły się zapisy szczegółowo regulujące tę kwestię.

Anulowanie paragonu z błędem

Od kwietnia 2013 roku podatnicy ewidencjonujący sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej zobowiązani są prowadzić dwie ewidencje - ewidencję zwrotów i reklamacji oraz ewidencję oczywistych pomyłek. Przepisy nie określają, jak powinny one wyglądać, wskazują natomiast dane, jakie powinny się w nich znaleźć. Obie służą do korygowania sprzedaży ujętej w pamięci urządzenia rejestracyjnego, jednak druga z nich znajdzie zastosowanie w przypadku ww. błędów.

Aby możliwe było anulowanie paragonu konieczne jest dokonanie odpowiedniego wpisu do ewidencji pomyłek obejmującego:

  • wartość brutto i podatek błędnie zewidencjonowanej sprzedaży,
  • krótki opis przyczyny i okoliczności błędu wraz z oryginałem paragonu.

Co więcej, do ewidencji należy dołączyć oryginał anulowanego paragonu, a uprzednio błędnie ujętą sprzedaż należy ponownie (poprawnie) nabić na kasę fiskalną.

Tak prowadzona ewidencja staje się podstawą do ujęcia korekty sprzedaży w KPiR. W jaki sposób należy tego dokonać?

Anulowanie paragonu - ewidencja w KPiR
  1. Ujęcie całego przychodu wykazanego na łącznym raporcie okresowym (miesięcznym lub dobowym), wraz z błędnie zewidencjonowaną sprzedażą - kol. 7 KPiR.
  2. Wpisanie kwoty z błędnie wystawionego paragonu poprzedzonej znakiem “minus” lub oznaczonej kolorem czerwonym - kol. 7 KPiR. W kol. 3 należy wpisać np. “EP miesiąc/rok”, a w kol. 6 - np. “Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej miesiąc/rok”.

Anulowanie paragonu - przykład

Pani Maria prowadzi bar mleczny i ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej. 25 lipca 2016 roku przez przypadek nabiła sprzedaż kawy na kwotę 700 zł (zamiast 7 zł) i wydrukowała paragon do tej transakcji. Po stwierdzeniu pomyłki ponownie nabiła daną sprzedaż na kasę, tym razem poprawnie i wydrukowała nowy paragon dla klienta. W jaki sposób powinna anulować paragon z błędem?

W pierwszej kolejności powinna dokonać właściwego wpisu do ewidencji oczywistych pomyłek.

 

EWIDENCJA OCZYWISTYCH POMYŁEK ZA ROK 2016

DO KASY O NUMERZE EWIDENCYJNYM Kasa 1234

                                                                                                                     Miesiąc lipiec 2016

…........................................

          (pieczęć firmowa)

 

LP

Data wystawienia paragonu z pomyłką

Wartość sprzedaży brutto

Wartość podatku należnego

Numer paragonu*

Opis przyczyny błędu

Podpis sprzedawcy

1

25.07.2016

700,00 zł

130,89 zł

DDD121212

Błąd w czasie wprowadzania kwoty sprzedaży

 

 

RAZEM:

700,00 zł

130,89 zł

 

 

 

*oryginał paragonu z pomyłką należy podpiąć pod ewidencję

 

Pod prowadzoną ewidencję pani Marysia podpięła oryginał anulowanego paragonu.

Na koniec miesiąca przedsiębiorca dokonuje wpisu do KPiR na podstawie miesięcznego raportu okresowego. Przez wzgląd na fakt, że w lipcu opisana pomyłka była jedynym błędem w ewidencji sprzedaży na kasie, ujęcie tego zdarzenia w KPiR będzie wyglądało następująco:

Data

Nr dowodu

Opis zdarzenia gospodarczego

Sprzedaż towarów i usług

Pozostałe przychody

Razem przychód

2

3

6

7

8

9

2016-07-31

ŁRO 07/2016

Sprzedaż towarów lub usług

15 785,00

0,00

15 785,00

2016-07-31

EP 07/2016

Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej 07/2016

-569,11

0,00

-569,11