Osoba obsługująca kasę fiskalną może popełnić błąd, dlatego przepisy dotyczące rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej uwzględniają taką możliwość. Odnoszą się one także do tego, w jaki sposób popełniony błąd można naprawić. Co to jest ewidencja oczywistych pomyłek i jaka jest jej rola w takiej sytuacji? Na to i inne pytania odpowiadamy poniżej!
Oczywiste pomyłki - definicja
Na samym początku warto wyjaśnić, czym są oczywiste pomyłki. W samych przepisach nie znajdziemy ich definicji, jednak z praktyki księgowej wynika, że oczywista pomyłka musi posiadać kilka charakterystycznych cech aby można było mówić, że jest ona oczywista a nie zamierzona. Oczywista pomyłka jest:
- bezsporna, niezamierzona i ewidentnie wynikająca z niedokładności, pośpiechu,
- widoczna na pierwszy rzut oka,
- nie wymaga składania precyzyjnych wyjaśnień dotyczących przyczyny jej wystąpienia.
Ewidencja oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej
Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnik w przypadku popełnienia oczywistej pomyłki podczas rejestracji na kasie jest zobowiązany do niezwłocznego dokonania jej korekty. Aby to zrobić, niezbędna jest ewidencja oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej, w której należy ująć:
- błędnie zewidencjonowaną sprzedaż (wartość sprzedaży brutto oraz wartość podatku należnego),
- krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.
Po dokonaniu tych czynności, podatnik powinien ponownie w prawidłowej wysokości zewidencjonować sprzedaż na kasie rejestrującej.
Same przepisy nie określają, w jakiej formie należy prowadzić ewidencję pomyłek. Najczęściej jest to po prostu tradycyjny zeszyt, ewentualnie druki wpięte do segregatora czy teczki.
Przyjęto, że ewidencja oczywistych pomyłek na kasie powinna być spisywana za okres rozliczeniowy, w jakim podatnik rozlicza się z tytułu podatku VAT. Jednak ze względu na fakt, że przychód z kasy fiskalnej rejestrowany jest na podstawie łącznego raportu okresowego, najczęściej prowadzona jest miesięczna ewidencja oczywistych pomyłek. Jej podsumowanie na koniec miesiąca pozwala podatnikowi na skorygowanie przychodu wynikającego z raportu okresowego za ten okres.
Przepisy nie określają jednak, czy rejestr pomyłek ma być przyporządkowany do danej kasy, jednak ze względów praktycznych najczęściej tak właśnie jest.
Jak zaksięgować ewidencję oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej?
W celu zaksięgowania ewidencji w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W oknie dodawania przychodu należy zaznaczyć BRAK KONTRAHENTA i uzupełnić pozostałe dane (kwoty) zgodnie z danymi znajdującymi się w podsumowaniu ewidencji w wartości ujemnej (poprzedzonej znakiem minus). Po uzupełnieniu podstawowych danych należy przejść do zakładki ZAAWANSOWANE i w polu RODZAJ SPRZEDAŻY W JPK V7 wybrać z listy opcję RO.
