Poradnik Przedsiębiorcy

E-faktura - najważniejsze zasady wystawiania

Wystawianie faktur jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy będącego czynnym podatnikiem VAT (podmioty zwolnione z VAT również mogą wystawiać faktury). Można ją wystawić w formie papierowej, jak również elektronicznej - wówczas mamy do czynienia z e-fakturą. Ważne jest, żeby e-faktura zawierała dane wymagane przepisami ustawy o VAT. Dowiedźmy się zatem, jakie są zasady wystawiania e-faktur.

Co powinna zawierać e-faktura?

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W związku z tym tak samo, jak faktura papierowa, e-faktura powinna zawierać m.in. następujące elementy:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

  • kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

  • stawkę podatku,

  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Ponadto e-faktura może być wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

E-faktura - przesyłanie do kontrahenta

Faktury sprzedaży należy wystawiać przynajmniej w dwóch egzemplarzach - jeden otrzymuje nabywca, a drugi zostaje w dokumentacji księgowej sprzedawcy. A jak wynika z art. 106g ust. 3 ustawy o VAT w przypadku e-faktur przesyłanych w formie elektronicznej: 

  • podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,

  • nabywca wystawiający faktury w imieniu i na rzecz podatnika przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,

  • nabywca wystawiający notę korygującą przesyła ją lub udostępnia wystawcy faktury,

  • podmiot, o którym mowa w art. 106c (organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi), przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W przypadku przesyłania e-faktur nie ma wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Natomiast podatnik wystawiający e-faktury ma obowiązek zapewnienia autentyczności jej pochodzenia, integralności treści (oznacza to, że nie zmieniono w niej danych, które powinna zawierać) oraz czytelności faktury. Co ważne, e-faktura powinna zawierać niezbędne, określone w ustawie elementy.

Ważne!

Wybór samego formatu faktury zależy od podatnika. Może to być na przykład e-faktura w formacie PDF wysłana w wiadomości e-mail jako załącznik lub faks otrzymany w formacie elektronicznym.

E-faktura - akceptacja przez kontrahenta

Posługiwanie się e-fakturami wymaga zgody odbiorcy faktury na tę formę przekazania dokumentu. Natomiast w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane (art. 106n ust. 2 ustawy o VAT).

Jednakże przepisy ustawy nie wskazują, w jakiej formie ma być dokonana akceptacja e-faktury przez odbiorcę. W związku z tym taka akceptacja może być w formie pisemnej, a także elektronicznej. Można również domniemać, że kontrahent wyraził zgodę, dopóki nie wyrazi sprzeciwu otrzymywania e-faktur. Tym samym jeśli nabywca opłaci należność wynikającą z e-faktury, jest to równoznaczne z jej akceptacją.

Możesz ocenić ten artykuł