Poradnik Przedsiębiorcy

E-faktura - jak poprawnie powinna być wystawiona?

W związku z obowiązkiem prowadzenia rejestrów VAT w formie elektronicznej od 2018 roku coraz bardziej popularne staje się wystawianie faktur w formie elektronicznej. Wystawiona e-faktura powinna zawierać ściśle określone elementy, które zostały wskazane w ustawie o VAT. Artykuł wyjaśnia jakie zasady obowiązują przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej.

Co powinna zawierać e-faktura?

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W związku z tym tak samo, jak faktura papierowa, e-faktura powinna zawierać m.in. następujące elementy:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

  • kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

  • stawkę podatku,

  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Ponadto e-faktura może być wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

E-faktura - przesyłanie do kontrahenta

Faktury sprzedaży należy wystawiać przynajmniej w dwóch egzemplarzach - jeden otrzymuje nabywca, a drugi zostaje w dokumentacji księgowej sprzedawcy. A jak wynika z art. 106g ust. 3 ustawy o VAT w przypadku e-faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

  • podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,

  • nabywca wystawiający faktury w imieniu i na rzecz podatnika przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,

  • nabywca wystawiający notę korygującą przesyła ją lub udostępnia wystawcy faktury,

  • podmiot, o którym mowa w art. 106c (organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi), przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W przypadku przesyłania e-faktur nie ma wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Natomiast podatnik wystawiający e-faktury ma obowiązek zapewnienia autentyczności jej pochodzenia, integralności treści (oznacza to, że nie zmieniono w niej danych, które powinna zawierać) oraz czytelności faktury. Co ważne, e-faktura powinna zawierać niezbędne, określone w ustawie elementy.Przepisy nie narzucają podatnikowi formatu wystawianej faktury. Wybór formatu faktury zależy od podatnika. Może to być na przykład e-faktura w formacie PDF wysłana w wiadomości e-mail jako załącznik lub faks otrzymany w formacie elektronicznym. Spotyka się także faktury wystawione w programie pakietu Office (np. Excel lub Word) oraz w formie komunikatu XML.Co ciekawe za e-fakturę można uznać także fakturę przesłaną w formie PDF za pomocą aplikacji mobilnych. Takie stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19. czerwca 2018r., o sygn. 0115-KDIT1-3.4012.227.2018.2.APR, w której przeczytać można:

“W omawianej sytuacji nabywca, akceptując regulamin aplikacji mobilnej wyraża zgodę na zawarte w tym regulaminie żądanie otrzymywania faktur dokumentujących transakcje sprzedaży na stacji paliw Wnioskodawcy, w formie pliku PDF przesyłanego na podany przy rejestracji adres e-mail nabywcy. Tym samym w momencie dokonania przez nabywcę zakupu na stacji Wnioskodawcy, Spółka w imieniu Wnioskodawcy wyda (przydzieli) fakturę nabywcy na wskazany adres e-mail, za pośrednictwem infrastruktury Spółki związanej z aplikacją mobilną pobraną przez nabywcę.W konsekwencji należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że planowane przez Spółkę wysyłanie faktur elektronicznych w formacie pliku PDF z wykorzystaniem i za pośrednictwem infrastruktury Spółki związanej z aplikacją mobilną, na adres e-mailowy wskazany przez nabywcę podczas akceptacji regulaminu aplikacji mobilnej, w którym wyraził żądanie otrzymywania faktur w formie elektronicznej, będzie spełniało przesłanki do uznania, że nastąpi wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.”

E-faktura - akceptacja przez kontrahenta

Posługiwanie się e-fakturami wymaga zgody odbiorcy faktury na tę formę przekazania dokumentu. Natomiast na mocy art. 106n ust. 2 ustawy o VAT w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Jednocześnie przepisy ustawy nie wskazują, w jakiej formie ma być dokonana akceptacja e-faktury przez odbiorcę. W związku z tym taka akceptacja może być w formie pisemnej, a także elektronicznej. Można również domniemać, że kontrahent wyraził zgodę, dopóki nie wyrazi sprzeciwu otrzymywania e-faktur. Tym samym jeśli nabywca opłaci należność wynikającą z e-faktury, jest to równoznaczne z jej akceptacją.

Przechowywanie e-faktur

Podatnicy są obowiązani do przechowywania wszystkich dokumentów księgowych, w szczególności faktur oraz e-faktur do chwili zakończenia ustawowego czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin upływa po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przechowywać należy zarówno wystawione, jak i otrzymane faktury, faktury korygujące oraz ich duplikaty. Trzeba zachować podział na okresy rozliczeniowe, a także zapewnić:

  • ich łatwe odszukanie,

  • autentyczność pochodzenia,

  • integralność treści,

  • czytelność,

- od momentu wystawienia lub otrzymania e-faktur do czasu upływu zobowiązania podatkowego.

Przedsiębiorca posiadający siedzibę firmy na terytorium kraju musi przechowywać faktury w Polsce. Jest jednak wyjątek - podatnik może przechowywać faktury w formie elektronicznej poza granicami kraju. Ale musi w razie kontroli skarbowej umożliwić łatwy dostęp on-line do faktur za pomocą środków elektronicznych.

E-faktury można przechowywać np. na płytach CD lub dyskach twardych. Konieczne jest również systematyczne tworzenie ich kopii zapasowych. A w czasie ich przetrzymywania nie można dokonywać żadnych zmian.

Bezpieczna e-faktura w systemie wfirma.pl

System wfirma.pl umożliwia wysyłkę e-faktur w postaci linku przenoszącego nabywcę do bezpiecznego panelu klienta.

Funkcję bezpiecznej e-faktury można włączyć w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI » WYSYŁKA WIADOMOŚCI E-MAIL, poprzez zaznaczenie opcji “Dołącz odnośnik do faktury”. W polu Udostępniaj faktury należy wybrać: Wszystkie.

E-faktura - ustawienie w ustawieniach

Po wystawieniu faktury w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, należy kliknąć w jej numer wówczas pojawi okno zawierające jej szczegóły oraz Odsyłacz, który po przekazaniu nabywcy (niezalogowanego w systemie wfirma.pl) , przekieruje go do panelu klienta.

E-faktura - odnośnik do faktury