W związku z obowiązkiem prowadzenia rejestrów VAT w formie elektronicznej od 2018 roku coraz bardziej popularne staje się wystawianie faktur w formie elektronicznej. Wystawiona e-faktura powinna zawierać ściśle określone elementy, które zostały wskazane w ustawie o VAT. Artykuł wyjaśnia jakie zasady obowiązują przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej.
Co powinna zawierać e-faktura?
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W związku z tym tak samo, jak faktura papierowa, e-faktura powinna zawierać m.in. następujące elementy:
datę wystawienia,
kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
stawkę podatku,
sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
kwotę należności ogółem.
Ponadto e-faktura może być wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
E-faktura - przesyłanie do kontrahenta
Faktury sprzedaży należy wystawiać przynajmniej w dwóch egzemplarzach - jeden otrzymuje nabywca, a drugi zostaje w dokumentacji księgowej sprzedawcy. A jak wynika z art. 106g ust. 3 ustawy o VAT w przypadku e-faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
nabywca wystawiający faktury w imieniu i na rzecz podatnika przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
nabywca wystawiający notę korygującą przesyła ją lub udostępnia wystawcy faktury,
podmiot, o którym mowa w art. 106c (organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi), przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi
- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
W przypadku przesyłania e-faktur nie ma wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Natomiast podatnik wystawiający e-faktury ma obowiązek zapewnienia autentyczności jej pochodzenia, integralności treści (oznacza to, że nie zmieniono w niej danych, które powinna zawierać) oraz czytelności faktury. Co ważne, e-faktura powinna zawierać niezbędne, określone w ustawie elementy.
“W omawianej sytuacji nabywca, akceptując regulamin aplikacji mobilnej wyraża zgodę na zawarte w tym regulaminie żądanie otrzymywania faktur dokumentujących transakcje sprzedaży na stacji paliw Wnioskodawcy, w formie pliku PDF przesyłanego na podany przy rejestracji adres e-mail nabywcy. Tym samym w momencie dokonania przez nabywcę zakupu na stacji Wnioskodawcy, Spółka w imieniu Wnioskodawcy wyda (przydzieli) fakturę nabywcy na wskazany adres e-mail, za pośrednictwem infrastruktury Spółki związanej z aplikacją mobilną pobraną przez nabywcę.W konsekwencji należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że planowane przez Spółkę wysyłanie faktur elektronicznych w formacie pliku PDF z wykorzystaniem i za pośrednictwem infrastruktury Spółki związanej z aplikacją mobilną, na adres e-mailowy wskazany przez nabywcę podczas akceptacji regulaminu aplikacji mobilnej, w którym wyraził żądanie otrzymywania faktur w formie elektronicznej, będzie spełniało przesłanki do uznania, że nastąpi wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.”
E-faktura - akceptacja przez kontrahenta
Posługiwanie się e-fakturami wymaga zgody odbiorcy faktury na tę formę przekazania dokumentu. Natomiast na mocy art. 106n ust. 2 ustawy o VAT w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.
Jednocześnie przepisy ustawy nie wskazują, w jakiej formie ma być dokonana akceptacja e-faktury przez odbiorcę. W związku z tym taka akceptacja może być w formie pisemnej, a także elektronicznej. Można również domniemać, że kontrahent wyraził zgodę, dopóki nie wyrazi sprzeciwu otrzymywania e-faktur. Tym samym jeśli nabywca opłaci należność wynikającą z e-faktury, jest to równoznaczne z jej akceptacją.
Przechowywanie e-faktur
Podatnicy są obowiązani do przechowywania wszystkich dokumentów księgowych, w szczególności faktur oraz e-faktur do chwili zakończenia ustawowego czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin upływa po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przechowywać należy zarówno wystawione, jak i otrzymane faktury, faktury korygujące oraz ich duplikaty. Trzeba zachować podział na okresy rozliczeniowe, a także zapewnić:
ich łatwe odszukanie,
autentyczność pochodzenia,
integralność treści,
czytelność,
- od momentu wystawienia lub otrzymania e-faktur do czasu upływu zobowiązania podatkowego.
Przedsiębiorca posiadający siedzibę firmy na terytorium kraju musi przechowywać faktury w Polsce. Jest jednak wyjątek - podatnik może przechowywać faktury w formie elektronicznej poza granicami kraju. Ale musi w razie kontroli skarbowej umożliwić łatwy dostęp on-line do faktur za pomocą środków elektronicznych.
E-faktury można przechowywać np. na płytach CD lub dyskach twardych. Konieczne jest również systematyczne tworzenie ich kopii zapasowych. A w czasie ich przetrzymywania nie można dokonywać żadnych zmian.
Bezpieczna e-faktura w systemie wfirma.pl
System wfirma.pl umożliwia wysyłkę e-faktur w postaci linku przenoszącego nabywcę do bezpiecznego panelu klienta.
Funkcję bezpiecznej e-faktury można włączyć w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI » WYSYŁKA WIADOMOŚCI E-MAIL, poprzez zaznaczenie opcji “Dołącz odnośnik do faktury”. W polu Udostępniaj faktury należy wybrać: Wszystkie.
Po wystawieniu faktury w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, należy kliknąć w jej numer wówczas pojawi okno zawierające jej szczegóły oraz Odsyłacz, który po przekazaniu nabywcy (niezalogowanego w systemie wfirma.pl) , przekieruje go do panelu klienta.
