Kilometrówka dla celów VAT - wzór z omówieniem

Od 1 kwietnia 2014 roku istnieje możliwość odliczenia 100% od nabycia samochodów osobowych oraz od wydatków związanych z jego eksploatacją. Aby było to możliwe, przedsiębiorca musi m.in. prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Sprawdź, jak powinna być prawidłowo prowadzona kilometrówka dla celów VAT.

Dla kogo kilometrówka dla celów VAT?

Jeżeli pojazd samochodowy, o masie nie większej niż 3,5 tony został:

  • nabyty,

  • importowany,

  • wytworzony we własnym zakresie,

  • użytkowany na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

a jego użytkowanie sprowadza się wyłącznie do celów działalności gospodarczej, to można odliczać 100% VAT od związanych z nim wydatków. Przy czym należy pamiętać o przestrzeganiu poniższych wymogów:

  1. Kilometrówkę należy prowadzić dla celów VAT, czyli w formie ewidencji przebiegu pojazdu, dla każdego pojazdu oddzielnie.

  2. W swoim urzędzie trzeba złożyć VAT-26. Dotyczy on informacji na temat pojazdów wykorzystywanych jedynie na potrzeby działalności gospodarczej.

  3. Samochód powinien być wykorzystywany wyłącznie do czynności opodatkowanych.

  4. Trzeba posiadać fakturę lub dokument celny, który potwierdza poniesienie wydatek uprawniający do odliczenia VAT.

Co powinna zawierać kilometrówka dla celów VAT?

Zgodnie z ustawą o VAT w kilometrówce powinny się znajdować:

  1. numer rejestracyjny pojazdu,

  2. data rozpoczęcia oraz zakończenia prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,

  3. stan licznika dla dnia, kiedy rozpoczęliśmy i zakończyliśmy prowadzenie ewidencji oraz na koniec okresów rozliczeniowych,

  4. wykaz wszytskich przypadków wykorzystania pojazdu przez danego użytkownika. Jego autentyczność powinna być potwierdzona przez podatnika co do autentyczności kierowcy pojazdu (jeżeli ta osoba nie jest podatnikiem). Wpis musi obejmować:

  • numer wpisu,

  • cel oraz datę użytkowania pojazdu,

  • informację odnośnie przebytej trasy: skąd-dokąd,

  • przebyte kilometry,

  • imię i nazwisko kierowcy oraz jego podpis.

5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Pojazd samochodowy może być także udostępniony osobie, która nie jest pracownikiem danego podatnika. Wówczas wpis wykorzystania pojazdu, powinien zostać przeprowadzony przez osobę udostępniającą pojazd. Dodatkowo należy w nim  zawrzeć:

  • stan licznika w dniu, w którym pojazd zostaje zwrócony,

  • imię i nazwisko osoby, której go udostępniono.

Od kiedy prowadzić kilometrówkę dla celów VAT?

Dzień, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdami, powinien co do zasady stanowić początek prowadzenia ewidencji  przebiegu pojazdu.

Brak obowiązku prowadzenia kilometrówki - dla kogo?

Uwzględniając charakter oraz właściwości pojazdów, stosowanych w niektórych działalnościach gospodarczych, z obowiązku prowadzenia kilometrówki w celu odliczania 100% VAT można wyłączyć następujące grupy:

  1. I grupa - podatnicy, którzy użytkują samochody o całkowitej masie powyżej 3,5 tony; 
  2. II grupa - podatnicy, którzy jednocześnie użytkują samochody do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą i odliczają VAT w wysokości 50% wartości podatku. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z prywatnego auta w firmie,  powinien prowadzić kilometrówkę dla celów rozliczania podatku dochodowego. 
  3. III grupa - podatnicy, którzy używają pojazdów o konstrukcji, która uniemożliwia ich użycie w innym celu niż do prowadzenia działalności gospodarczej lub w przypadku, gdy ich użycie, niezwiązane z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Należą do nich:
  1. Pojazdy samochodowe (inne niż osobowe), która mają jeden rząd siedzeń, oddzielony przegrodą lub ścianą od pozostałej części, przeznaczonej do transportu ładunków oraz:

  • są klasyfikowane (w oparciu o przepisy o ruchu drogowym) do podrodzaju: van, wielozadaniowy lub

  • mają budowę z otwartą częścią, która jest przeznaczona do przewożenia ładunków

Należy pamiętać, że w tym przypadku wymagane jest dodatkowe badanie techniczne oraz wpis w dowodzie. Badanie powinno zostać wykonane w okręgowej stacji kontroli pojazdów.

  1. Pojazdy samochodowe (inne niż osobowe), w których znajduje się kabina kierowcy oraz jeden rząd siedzeń, a nadwozie stanowi oddzielny element pojazdu, z przeznaczeniem przewozu ładunków.

Wymaga się tutaj dodatkowego badania technicznego w okręgowej stacji kontroli pojazdów oraz wpisu w dowodzie rejestracyjnym.

  1. Pojazdy specjalne, spełniające również warunki określone w odrębnych przepisach, odnośnie przeznaczenia:

  • agregat elektryczny lub spawalniczy,

  • przeznaczenie do prac wiertniczych,

  • koparka, koparko-spycharka,

  • ładowarka,

  • podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

  • żuraw samochodowy.

     Przy założeniu, że dany pojazd, zgodnie z przepisami o ruchu drogowym, jest pojazdem specjalnym.

    d. IV grupa - czyli wyjątki, które zostały wymienione bezpośrednio w ustawie. Podatnik nie prowadzi wówczas ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku pojazdów samochodowych:

  1. Które są przeznaczone do:

  • odsprzedania

  • sprzedaży, jeżeli podatnik wytworzył ten pojazd

  • oddania, do odpłatnego użytku w oparciu o umowę najmu, dzierżawy lub leasing, bądź umowę o podobnych warunkach

  1. Do których:

  • podatnik oblicza kwotę podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdem, zgodnie z ust.1 (grupy II)

  • lub podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia wysokości kwoty podatku należnego o wysokość podatku naliczonego od nakładów związanych z pojazdem.

Do pobrania:

pdf
załącznik w formacie PDF druk do ręcznego wypełnienia
doc
załącznik w formacie DOC edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie