Jakie prawa i obowiązki ma płatnik składek ZUS?

Każdy przedsiębiorca zarejestrowany jako płatnik składek ZUS ma szereg praw i obowiązków. Do najważniejszych obowiązków należą bez wątpienia: terminowe zgłoszenie do ubezpieczenia, odprowadzenie obowiązkowych składek ZUS na właściwe konta, dokładne obliczenie stawki ubezpieczenia. A jakie uprawnienia nabywa przedsiębiorca w momencie stania się płatnikiem składek?

Przedsiębiorca jako płatnik składek

Jak stać się płatnikiem składek? Jeśli przyszły przedsiębiorca zdecyduje, że chciałby założyć działalność gospodarczą, jest zobligowany do złożenia druku CEIDG-1. Wówczas organ ewidencyjny (urząd miasta lub gmina) ma obowiązek w ciągu trzech dni przesłać do właściwego organu ZUS druk ZUS ZFA (druk zgłaszający/zmieniający dane płatnika składek). Dzięki temu płatnik nie jest zobowiązany do samodzielnego składania formularza i wizyty we właściwej siedzibie ZUS ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Podobnie, jeśli płatnik chce dokonać zmian w ubezpieczeniu, wtedy również najpierw zgłasza te zmiany do organu ewidencyjnego, a urząd miasta lub gmina wysyła we własnym zakresie informację do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Ubezpieczenie siebie i swoich pracowników przez płatnika składek

Jeżeli płatnik chce zgłosić do ubezpieczenia siebie i swoich pracowników, wówczas samodzielnie w odpowiednim oddziale ZUS składa druki ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Należy tego dokonać w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. Ubezpieczony ma możliwość zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, jeśli nie posiadają innego tytułu do tego ubezpieczenia. Płatnik składek ma na to również 7 dni od powstania obowiązku, składa wówczas druk ZUS ZCNA na wniosek osoby zainteresowanej. Płatnik jest zobowiązany do powiadomienia odpowiedniego oddziału ZUS o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w stosunku do ubezpieczonych.

Rozliczenia - obowiązek płatnika składek

Przedsiębiorca ma obowiązek rozliczenia składek przez złożenie deklaracji ZUS DRA. Nie musi składać tej deklaracji co miesiąc, jeśli ubezpieczył siebie od minimalnej podstawy. Nie ma znaczenia fakt, czy składki są preferencyjne czy podstawowe minimalne. Po złożeniu pierwszej deklaracji, w której są wykazane składki w pełnej wysokości, przedsiębiorca ma prawo skorzystać ze zwolnienia z comiesięcznego rozliczenia przez złożenie deklaracji DRA. Jeżeli w ciągu kolejnego miesiąca nastąpią jakiekolwiek zmiany, wówczas płatnik ma obowiązek złożyć w następnym miesiącu kolejną deklarację.

Przedsiębiorca, który opłaca wyłącznie siebie ma obowiązek rozliczyć się do 10. dnia następnego miesiąca. Natomiast, jeśli zgłosił do ubezpieczenia pracowników, wówczas składa druk ZUS DRA oraz imienne raporty miesięczne do 15. dnia następnego miesiąca, w zależności:

  1. ZUS RZA - za pracowników zgłoszonych jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego,

  2. ZUS RCA - za pracowników zgłoszonych zarówno do ubezpieczeń społecznych, jak i zdrowotnych,

  3. ZUS RSA - jeśli w miesiącu były wypłacone świadczenia lub wystąpiły przerwy w opłacaniu składek.

Przykład 1.

Przedsiębiorca złożył na początku miesiąca deklarację rozliczeniową. Nie składał jej ponownie co miesiąc, gdyż nie zmieniał wysokości składek. Co w przypadku, gdy zachoruje? Jeśli płatnik składek zachoruje, będzie zobowiązany złożyć taką deklarację do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Płatnik składek - wyrejestrowanie 

W przypadku gdy przedsiębiorca zdecyduje się zakończyć działalność gospodarczą, wówczas zgłasza w odpowiednim organie ewidencyjnym ponownie druk CEIDG-1. Tym samym urząd miasta lub gmina we własnym zakresie informują Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który wystawia na podstawie wniosku CEIDG-1 druk ZUS ZWPA. Przedsiębiorca ma obowiązek w ciągu siedmiu dni od ustania tytułu do ubezpieczenia wyrejestrować siebie i osoby, które zgłosił do ubezpieczenia. Dokonuje tego przez złożenie druku ZUS ZWUA, jeśli zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego swoją rodzinę, wyrejestrowuje ich na druku ZUS ZCNA. 

Jakie uprawnienia ma płatnik składek? 

ZUS uprawnia płatników do wglądu do konta płatnika oraz udostępnia informacje o

ubezpieczeniach i świadczeniach, obowiązkowych składkach i wpłatach, osobach zgłoszonych do ubezpieczeń oraz danych, które są przechowywane na indywidualnym koncie ZUS.

Przedsiębiorca ma prawo zgłosić się do ZUS po dokumenty potwierdzające:

  1. podleganie ubezpieczeniom społecznym,

  2. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

  3. zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego,

  4. niezaleganie w opłacaniu składek.

W przypadku gdy płatnik składek ma wątpliwości co do obowiązku opłacania ubezpieczeń społecznych czy podlegania nim, może ubiegać się do ZUS o płatną indywidualną interpretację w tym konkretnym przypadku.

Ułatwienia dla płatnika składek - Platforma Usług Elektronicznych, ePłatnik

Zakład Ubezpieczeń Społecznych uruchomił Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej, aby poprawić proces udzielenia informacji, które dotyczą ubezpieczeń społecznych. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się utworzyć zaufany profil ePUAP albo ma certyfikat kwalifikowany na Platformie Usług Elektronicznych, ma prawo korzystać z aplikacji ePłatnik. ePłatnik umożliwia przedsiębiorcy opłacanie składek oraz tworzenie i wysyłanie dokumentów ubezpieczeniowych.