Faktura zakupu - wszystko co warto wiedzieć

Faktura zakupu

Faktura to dokument (papierowy lub elektroniczny) wystawiany przez czynnych podatników podatku VAT, potwierdzający przeprowadzenie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Jest wystawiana w dwóch egzemplarzach, z których jeden zostaje u sprzedawcy, a drugi trafia do nabywcy - dla niego będzie to faktura zakupu, której wartość będzie mógł zaksięgować jako koszty uzyskania przychodu (o ile zakup związany jest z prowadzoną działalnością gospodarczą).

Faktura jest więc formalnym potwierdzeniem przeprowadzonej transakcji. Powinna być przechowywana przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności VAT i okazywana na każde żądanie organu podatkowego.

Elementy faktury zakupu

Informacje o tym, jakie elementy powinna posiadać faktura zakupu można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zgodnie z powyższym rozporządzeniem faktura powinna zawierać co najmniej:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
  • nazwę (rodzaj) sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
  • miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
  • wartość netto towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, stawki podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Na które elementy faktury zakupu zwrócić szczególną uwagę?

Odbiorca faktury zobligowany jest do sprawdzenia jej poprawności. Powinien w szczególności zwrócić uwagę na:

  • dane swojej firmy - czy są zgodne i kompletne. W przypadku wykrycia błędu, nabywca ma prawo wystawić notę korygującą;
  • to, czy dokument posiada informację o jednostce miary i ilości sprzedawanych towarów lub usług - w przypadku faktur wystawianych ręcznie te dwa pola są często pomijane przez wystawiających, a zgodnie z przytoczonym rozporządzeniem są niezbędne. Ważne jest również sprawdzenie czy informacja o ilości jest zgodna ze stanem rzeczywistym;
  • cenę jednostkową netto - czy jest zgodna z informacją na zamówieniu; przeliczenie wartości z netto na brutto - w przypadku ręcznie wystawianych faktur jest to miejsce częstych pomyłek. Dopuszczalne są różnice groszowe, wynikające z zaokrągleń, jednak przy większych rozbieżnościach może dojść do obowiązku poprawienia dokumentu przez sprzedawcę;
  • NIP-UE sprzedawcy i nabywcy - w przypadku WDT lub importu usług od kontrahentów z Unii Europejskiej i zastosowaniu stawek 0% czy “nie podlega” wymagane jest aby na fakturze podane były numery NIP-UE obydwu stron transakcji;
  • informacje na temat rozliczonych zaliczek - w przypadku otrzymania faktury końcowej.

Nabywcy oprócz faktur otrzymują od sprzedawców również korekty dotyczące zakupów. Dokumenty te powinny przede wszystkim posiadać informację o fakturze pierwotnej (jej numer oraz datę wystawienia) jak i wyszczególnione pozycje, które są korygowane.

Ważne!!!

Faktura korygująca bezpośrednio związana jest z fakturą pierwotną i nie można jej ująć w księgowości bez uprzedniego wprowadzenia faktury zakupu.