Zmiana danych nabywcy a nota korygująca

Otrzymywane przez przedsiębiorców faktury, często zawierają sporo błędów. Najczęściej spotykanymi są: nieprawidłowe adresy, numery NIP lub REGON, literówki w nazwie firmy. Jak postąpić w sytuacji gdy pomyłka nie dotyczy poszczególnych elementów danych odbiorcy, a na fakturze został podany inny nabywca? Sposób korygowania tego typu błędów budzi sporo kontrowersji gdyż nie jest jednoznaczny. Czym jest nota korygująca? Sprawdź!

Przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, regulują kwestię wystawiania not korygujących.

Jak wynika z § 15 ust. 1 rozporządzenia notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą czy nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi. Można korygować nią takie dane jak:

  • datę wystawienia faktury;
  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi.

Warto podkreślić, że noty korygującej nie sporządza się w celu skorygowania:

  • miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
  • kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartości sprzedaży netto;
  • stawki podatku;
  • sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwoty należności ogółem.

W praktyce gospodarczej przedsiębiorcy popełniają błędy w pojedynczych pozycjach/ informacjach faktury, jak np. NIP, REGON, kod pocztowy, ulica czy literówka w nazwie firmy. Co w sytuacji, gdy na fakturze wszystkie dane podmiotu, począwszy od nazwy, a skończywszy na adresie, są niepoprawne?

Zdecydowana większość dotychczasowych interpretacji nakazywała w takiej sytuacji wystawienie faktury korygującej, czego potwierdzeniem jest indywidualna interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 4 września 2007 roku o sygn. IP-PP2-443-41/07-2/AZ: (...) Z wyżej podanego przepisu wynika, że istnieje możliwość korygowania pomyłek za pomocą noty korygującej w sposobie określenia nabywcy np.: błąd w nazwie, adresie, nr NIP, ale dotyczące konkretnego podatnika widniejącego na fakturze. Nie można natomiast w drodze wystawienia noty całkowicie zmienić nabywcy towaru (usługi).

Noty korygujące umożliwiają bowiem poprawienie pomyłek odnoszących się do zawartej transakcji, a więc z kontrahentem wymienionym na fakturze.

Uwzględniając powyższe, w przypadku gdy na otrzymanej fakturze wskazano innego nabywcę i obie strony godzą się w tej sprawie na korektę błędu, to błąd ten winien być skorygowany przez sprzedawcę poprzez wystawienie faktury korygującej. (...).

Podobne stanowisko przyjął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 1 marca 2013 r. o sygn. ILPP1/443-1119/12-4/HW: (...) jeżeli faktura zawiera błędne informacje sprzedawcy lub nabywcy, takie jak np.: błędny NIP lub jego brak, błąd w nazwisku, imieniu, nazwie czy adresie, a także braki w tych informacjach, czynny podatnik podatku od towarów i usług może wystawić notę korygującą te pomyłki. Nie będzie jednak tak zawsze, bowiem decydujące znaczenie ma tutaj fakt, czy na skutek danego błędu zmienił się podmiot wskazany na fakturze. Tym samym, jeżeli faktura została wystawiona na zupełnie innego nabywcę, notą korygującą poprawić się już jej nie da. Noty korygujące umożliwiają bowiem poprawienie pomyłek odnoszących się tylko do konkretnego podatnika (kontrahenta) wymienionego na wystawionej fakturze.

Reasumując, jeżeli faktury zostały wystawione na innego nabywcę brak jest podstaw prawnych, które umożliwiałyby wystawienie not korygujących zmieniających całkowicie dane nabywcy. W omawianej sytuacji prawidłowe jest skorygowane faktur VAT poprzez wystawienie faktur korygujących przez ich wystawców. (...).

Przełomowym okazał się być wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 17 maja 2013 roku o sygn. akt I SA/Po 221/13, z którego wynika, że: (...) każdą pomyłkę (błąd) na fakturze dotyczącą pozycji określonych w § 5 ust. 1 pkt 1-5 rozporządzenia fakturowego można skorygować notą korygującą. W szczególności mogą one dotyczyć imion i nazwisk lub nazw bądź nazw skróconych sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresów, a także numerów identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy. Trudno dostrzec podstawę prawną do twierdzenia jakoby możliwość wystawienia noty korygującej dotyczyła jedynie "drobnych pomyłek" (...). Podkreślenia wymaga fakt, że wyrok ten nie jest wyrokiem prawomocnym.

Podsumowując, przepisy podatkowe nie regulują wprost  kwestii postępowania w sytuacji, gdy na fakturze został wskazany nieprawidłowy nabywca. Niektóre organy podatkowe zezwalają na skorygowanie danych przez nabywcę za pomocą noty korygującej. Inne z kolei twierdzą, że tego typu rozwiązanie jest nieprawidłowe i to sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą.