Paragon jako podstawa ujęcia wydatku w kosztach

Możliwość zaliczenia firmowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, a tym samym zmniejszenie podstawy do opodatkowania to przywilej skrupulatnie wykorzystywany przez przedsiębiorców. Warto wobec tego wiedzieć, że nie tylko faktury czy rachunki stanowią dowody księgowe - w niektórych przypadkach taką funkcję może spełniać także paragon fiskalny

Paragon podstawą księgowania niektórych wydatków

O tym, jakie wydatki podatnik może zaliczyć do firmowych kosztów na podstawie paragonu, decyduje par. 14 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r.

Zgodnie z ust. 4 ww. paragrafu, do zakupionych w jednostkach handlu detalicznego:

  • materiałów,
  • środków czystości i bhp,
  • materiałów biurowych

nie jest konieczne (choć oczywiście możliwe) posiadanie faktury. Wystarczy posiadanie paragonu, na którym ujęte zostały data i oznaczenie jednostki wydającej ten dowód, oraz ilość, cena jednostkowa i wartość wydatku.

Brak danych nabywcy podatnik ma w takim przypadku obowiązek uzupełnić samodzielnie - na odwrocie konieczne jest wpisanie nazwiska i nazwy firmy, jej adresu oraz rodzaju zakupionego towaru.

W ust. 5 można natomiast znaleźć informację na temat zakupu poza granicami kraju paliwa oraz olejów. Także w tym przypadku nabywca może podczas księgowania wydatków oprzeć się na paragonie fiskalnym, uzupełnionym ręcznie zgodnie z przepisami ust. 4. Ułatwienie to jest podyktowane trudnościami, jakie niejednokrotnie pojawiają się w kwestii uzyskania faktury na zagranicznych stacjach benzynowych.

W kwestii podróży warto wspomnieć także, że w formie paragonów często wydawane są potwierdzenia opłat za przejazdy płatnymi autostradami albo bilety parkingowe. Także w tym przypadku podatnik może skorzystać z księgowania na podstawie takich dowodów. Podobnie sytuacja ma się w kwestii biletów podróżniczych, jednakże pod jednym warunkiem - trasa, która jest potwierdzona takim dokumentem, nie może być krótsza niż 50 km.

Paragon jako faktura uproszczona

Paragon z kasy fiskalnej może być w pewnych przypadkach traktowany także jako faktura. Taką możliwość podatnicy polscy uzyskali od 1 stycznia 2013 r. dzięki nowelizacji Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m. in. wystawiania faktur z dnia 28 marca 2011 r.

Zgodnie z par. 5 ust. 4 pkt. 6, jeśli zsumowana kwota transakcji nie przekroczyła 450 zł bądź 100 euro, paragon-faktura musi zawierać:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer,
  • numer NIP sprzedawcy,
  • numer NIP nabywcy,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile różni się ona od daty wystawienia dokumentu,
  • nazwę towaru lub usługi,
  • kwoty naliczonych rabatów,
  • kwotę należności ogółem.

Warunkiem uznania takiego paragonu za fakturę jest jednak możliwość ustalenia na jego podstawie kwoty podatku w poszczególnych stawkach.

Paragony fiskalne nie są - jak widać - wyłącznie dokumentem przydatnym w przypadku transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Przeciwnie - także w kontaktach z innymi firmami może okazać się, że wystawianie dodatkowej faktury nie będzie konieczne. Paragon może wobec tego ułatwić przedsiębiorcom życie, przyczyniając się do oszczędności czasu i pracy.