Podmioty prowadzące pełne księgi rachunkowe podlegają zapisom ustawy o rachunkowości, gdzie w rozdziale 3. opisana jest inwentaryzacja środków trwałych. Poznaj sposoby, terminy i obowiązki dotyczące inwentaryzacji środków trwałych w firmie!
Inwentaryzacja środków trwałych - terminy
Inwentaryzacja środków trwałych jest zazwyczaj przeprowadzana ostatniego dnia każdego roku obrotowego. Nie jest to jednak sztywny termin - ustawa dopuszcza wybór innej daty i pozwala, by jej początek nastąpił nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15. dnia następnego roku. Jeżeli rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, jest to okres od 1 października do 15 stycznia.
Istnieją także inne ułatwienia np. w przypadku nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie można dokonywać inwentaryzacji raz na 4 lata.
Sposoby inwentaryzacji środków trwałych
Do dokonania inwentaryzacji środków trwałych można zastosować jedną z trzech metod. Są to:
spis z natury - to najczęściej stosowany sposób. Używa się go do składników mierzalnych, policzalnych i polega na ich dokładnym przeliczeniu;
potwierdzenie sald - polega na dwustronnym potwierdzeniu stanów księgowych pasywów i aktywów między kontrahentami, wierzycielami i dłużnikami. Tę metodę stosuje się tylko, jeśli własne środki trwałe znajdują się u innych osób, firm, przedsiębiorstw oraz obce środki trwałe są w posiadaniu firmy;
weryfikacja stanu ewidencyjnego - tego sposobu używa się do środków trwałych, do których dostęp jest z jakichś powodów utrudniony (na przykład są to grunty oraz prawa do nieruchomości). Opiera się na porównywaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych.
Inwentaryzacja środków trwałych - sposób dokumentowania
Zarówno sposób przeprowadzania inwentaryzacji, jak i zasady rozliczania i sposób dokumentowania powinny być określone przez podmiot, który jej dokonuje. Przy ustalaniu zasad inwentaryzowania powinien on kierować się wielkością jednostki oraz specyfiką jej działalności.
Dla większych jednostek z pewnością korzystne będzie przygotowanie instrukcji inwentaryzacyjnej, która zawierałaby oznaczenie inwentaryzowanych składników majątku, metody inwentaryzacji, szczegółowy harmonogram jej przeprowadzenia, skład komisji inwentaryzacyjnej oraz zasady rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba może na podstawie takiej instrukcji wydawać zarządzenia w sprawie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów w danej jednostce w drodze spisu z natury, obejmujące m.in. przedmiot inwentaryzacji, dzień przeprowadzenia inwentaryzacji (lub okres jeśli inwentaryzacja będzie przeprowadzana dłużej niż jeden dzień), osoby przeprowadzające inwentaryzację oraz biorące udział w inwentaryzacji.
Inwentaryzacja środków trwałych ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów, co powinno się ująć w arkuszach spisowych. Akty prawne regulujące dokonywanie inwentaryzacji, czyli przede wszystkim ustawa o rachunkowości, nie zawierają szczegółowych wytycznych na ten temat, ale przyjmuje się, że arkusz spisowy powinien ujmować takie elementy jak symbol i nazwę inwentaryzowanego składnika majątku, ilość stwierdzoną podczas spisu w odpowiednich jednostkach miary. Do spisów środków trwałych komisja spisowa nie powinna także wprowadzać ich wartości podawanej przez dział księgowości w oparciu o dane zawarte w księgach rachunkowych. Arkusze powinny również zostać trwale ponumerowane i oznaczone.
Art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości zaleca odpowiednie udokumentowanie i powiązanie z zapisami ksiąg rachunkowych wyników inwentaryzacji środków trwałych. Natomiast wszelkie różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, które zostały ujawnione w toku inwentaryzacji, należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, tak jak nakazuje to ust. 2 tego samego artykułu ustawy o rachunkowości. Same różnice mogą mieć postać niedoborów lub nadwyżek. Jak wiadomo, z niedoborem mamy do czynienia wtedy, gdy stan rzeczywisty, ujawniony podczas inwentaryzacji, jest niższy niż ten zadeklarowany w księgach rachunkowych, zaś z nadwyżką - kiedy stan rzeczywisty jest wyższy.
Różnice inwentaryzacyjne można rozliczać jako:
ubytki naturalne mieszczące się w granicach norm,
niedobory pozorne (może to być środek trwały oddany do naprawy lub w najem),
niedobory i nadwyżki niezawinione,
niedobory zawinione przez osoby, którym powierzono mienie.
Komisja inwentaryzacyjna kończy spis z natury, sporządzając protokół różnic inwentaryzacyjnych. Następnie zatwierdza go kierownik jednostki. Taki dokument stanowi podstawę do ewidencji różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych. Wszelkie zauważone niedobory, nadwyżki i szkody należy nie później niż ostatniego dnia konkretnego roku obrotowego ująć w ewidencji bilansowej.
