Środek trwały czy wyposażenie? A może zwykły wydatek?

Podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej często mają problem z tym, jak prawidłowo zaksięgować dokonane zakupy. Z księgowego i podatkowego punktu widzenia ważna jest ocena zakupu - czy jest to środek trwały, wyposażenie czy może zwykły wydatek. Jak to ocenić? Jakie kryteria muszą zostać spełnione, aby zakwalifikować zakupy do poszczególnych kategorii?

Definicja środka trwałego

Ustawa o podatku dochodowym a środek trwały

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie podaje wprost definicji środka trwałego, a jedynie wskazuje w art. 22a składniki majątku, które przy spełnieniu określonych warunków można uznać za środki trwałe podlegające amortyzacji.

Środkami trwałymi w rozumieniu ustawy o PIT są “stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

  • budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
  • maszyny, urządzenia i środki transportu,
  • inne przedmioty,

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1.”

Środek trwały w rozumieniu ustawy o rachunkowości

Natomiast art. 3 pkt 15 Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. stanowi, że za środki trwałe uznaje się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Artykuł rozszerza wskazaną powyżej definicję o ulepszenia w obcych środkach trwałych oraz inwentarz żywy.

Jakie warunki musi spełniać zakup, aby był uznany za środek trwały?

Dla prawidłowego ustalenia kosztów uzyskania przychodów istotne jest kwalifikowanie nabytych składników majątku zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT.

Zatem aby dany składnik majątku mógł zostać uznany za środek trwały, musi on de facto spełniać jednocześnie 5 warunków:

  1. stanowić własność lub współwłasność podatnika,
  2. być nabytym lub wytworzonym we własnym zakresie,
  3. być kompletnym i zdatnym do użytku w dniu przyjęcia do używania,
  4. mieć przewidywany okres używania dłuższy niż rok,
  5. być wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Powyższa definicja środka trwałego stworzona została w oparciu na możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych, przy czym wartością graniczną jest tu kwota 3500 zł netto (w przypadku czynnych podatników VAT). Jeśli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza wspomnianej kwoty, podatnik zgodnie z przepisami ustawy może nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych, a tym samym nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych, a wydatki poniesione na jego nabycie zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania do użytkowania. W takim wypadku zakupiona dla celów firmowych rzecz, której wartość nie przekracza określonej kwoty, nie podlega wpisowi do ewidencji środków trwałych.

Środki trwałe bez amortyzacji

Ponadto ustawa o PIT przewiduje kwalifikowanie do środków trwałych składników majątku, które nie podlegają amortyzacji. Mowa w tym wypadku o artykule 22c ww. ustawy, gdzie wskazano, iż amortyzacji nie podlegają:

  • grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,
  • budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu,
  • dzieła sztuki i eksponaty muzealne,
  • wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w inny sposób niż określony w art. 22b ust. 2 pkt 1,
  • składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tę działalność

- zwane odpowiednio b lub wartościami niematerialnymi i prawnymi.

Definicja środka trwałego w praktyce

Kwalifikowania danych składników majątku przedsiębiorstwa do środków trwałych należy zatem dokonywać w oparciu na kryteriach wynikających z ustaw.

Przykład 1.

Podatnik zakupił maszynę służącą do produkcji sprzedawanych przez przedsiębiorstwo wyrobów. Maszyna będzie użytkowana w działalności przez okres dłuższy niż rok. Wartość tej maszyny wynikająca z faktury zakupu wynosi 3000 zł netto, dodatkową pozycją na fakturze jest montaż/instalacja tej maszyny w kwocie 850 zł netto. Zatem wartość początkowa maszyny dla czynnego podatnika VAT, któremu przy nabyciu przysługiwało prawo odliczenia, będzie wynosiła 3850 zł i podatnik zobowiązany jest ująć ją w ewidencji środków trwałych.

Zatem w przypadku elementów majątku, których okres użytkowania w działalności przekracza jeden rok, a ich wartość kwotę 3500 zł netto, podatnik nie ma wyboru i musi zakwalifikować je do środków trwałych.

Powyższe nie oznacza jednak, że składników majątku o wartości nieprzekraczającej 3500 zł netto nie można wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Jeśli dany składnik majątku spełnia definicję zawartą w art. 22a, mimo iż jego wartość jest mniejsza niż 3500 zł, podatnik - w kwestii podatkowego rozliczenia zakupu - ma do wyboru trzy możliwości:

  1. wprowadzić składnik do ewidencji środków trwałych i dokonywać planowych odpisów amortyzacyjnych w ustalonym okresie amortyzacji;
  2. wprowadzić do ewidencji środków trwałych jako składnik o niskiej jednostkowej wartości z możliwością dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 UPDOF);
  3. nie zaliczać składnika majątku o niskiej wartości do ewidencji środków trwałych, a wydatek na jego zakup zaksięgować bezpośrednio w koszty, w miesiącu oddania do użytkowania (art. 22d ust. 1 UPDOF).