Właściwe zorganizowanie pracy wymaga ustalenia systemów i rozkładów czasu pracy. Pracownik podejmujący pracę u danego pracodawcy jest obowiązany podporządkować się przyjętym rozwiązaniom w tym zakresie. Może on jednocześnie wnioskować o zmianę wymiaru czasu pracy. Jaka powinna być reakcja pracodawcy na wniosek o obniżenie etatu przedłożony przez zatrudnionego? Omawiamy wskazane kwestie w artykule.
Wniosek o obniżenie etatu — regulacje prawne
Wniosek o obniżenie etatu jest składany z uwzględnieniem przepisów Ustawy - Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.
Wniosek o obniżenie etatu — charakterystyka oraz podstawowe założenia
Wniosek o obniżenie etatu złożony pracodawcy przez pracownika stanowi dozwoloną czynność prawną. Czas pracy jest jednym z podstawowych elementów stosunku pracy, wskutek czego zmiany w tym obszarze wymagają stosowania określonych procedur prawnych. W przypadku gdy to pracodawca wystąpił z ofertą modyfikacji wymiaru czasu pracy, należy zastosować wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie zmieniające. Potwierdzenie tego znajdziemy także w orzecznictwie Sądu Najwyższego, m.in. w wyroku z 2 kwietnia 1998 roku skład sędziowski uznał, że istotna zmiana rozkładu czasu pracy, który został uzgodniony przez pracodawcę i pracownika, wymaga wypowiedzenia warunków pracy lub porozumienia stron (I PKN 559/97, OSNAPiUS 1999, Nr 6 poz. 205).
Pracownik nie może zastosować wypowiedzenia zmieniającego, w związku z czym złożony przez niego wniosek o obniżenie etatu może być uwzględniony jedynie w ramach porozumienia zmieniającego. W tym miejscu trzeba dodać, że porozumienie zmieniające jest czynnością prawną, w ramach której strony umowy o pracę zgodnie postanawiają o zmianie warunków zatrudnienia. Porozumienie zmieniające umożliwia modyfikację każdego elementu stosunku pracy, w tym oczywiście również w zakresie czasu pracy. Przepisy kp nie zawierają w zasadzie odrębnych regulacji dotyczącej tej procedury, wobec czego do porozumienia zmieniającego stosuje się pomocniczo regulacje Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku — Kodeks cywilny, zwanej dalej „kc”.
Wniosek o obniżenie etatu złożony na ogólnych zasadach
Pracownik może w każdym czasie złożyć pracodawcy wniosek o obniżenie wymiaru czasu. Procedura w tym zakresie nie jest sformalizowana, zakłada się więc, że wniosek taki powinien zawierać:
- informację dotyczącą okresu, przez jaki pracownik zamierza wykonywać pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy;
- określenie wymiaru czasu pracy, w jakim pracownik zamierza świadczyć pracę po obniżeniu etatu.
Choć taki wymóg nie został wprost ustanowiony, pożądane będzie wskazanie przez pracownika przyczyn złożenia wniosku o obniżenie etatu.
Podczas podejmowania decyzji dotyczącej wniosku pracownika pracodawca powinien się kierować wynikającymi z przepisów kp oraz kc zasadami współżycia społecznego. Jest on jednak uprawniony do negatywnego rozpatrzenia wniosku pracownika, jeżeli obniżenie etatu jest niecelowe ze względu na warunki organizacyjne, w szczególności wówczas, gdy mogłoby to spowodować zakłócenie procesów pracy.
Przykład 1.
Pracownik jest zatrudniony w firmie w pełnym wymiarze czasu pracy. Osobie tej złożono ofertę intratnego zatrudnienia w innym zakładzie pracy, przy czym podjęcie pracy jest aktualne na pierwszy dzień następnego miesiąca. Propozycja jest dla pracownika bardzo korzystna, jednocześnie nie chce on rezygnować z obecnego zatrudnienia. W związku z tym złożył pracodawcy wniosek o obniżenie etatu do połowy pełnego wymiaru czasu pracy. Czy pracodawca powinien się na to zgodzić?
Jak już wspomnieliśmy, w przypadku wniosków o obniżenie etatu, które nie są uregulowane w sposób szczególny przepisami kp, pracodawca nie musi wyrażać zgody na ofertę pracownika. Jeżeli jednak nie spowoduje to problemów w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, powinien on rozważyć możliwość zaakceptowania takiego wniosku.
Wniosek o obniżenie etatu w związku z zamiarem łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z pracą
Wniosek pracownika o obniżenie etatu w związku z zamiarem łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z pracą rządzi się już innymi prawami, niż jest to przyjęte w odniesieniu do „zwykłego” wniosku o obniżenie etatu. Zgodnie z art. 182(1e) § 1 kp pracownik może łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. W takim przypadku urlopu rodzicielskiego udziela się na pozostałą część wymiaru czasu pracy.
W omawianych okolicznościach podjęcie pracy następuje na wniosek sporządzony w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy.
Oznacza to więc, że pracodawca ma ograniczoną swobodę w kwestii decyzji dotyczącej wniosku o obniżenie etatu. Jedynie takie elementy jak organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika mogą przemawiać za negatywnym rozpatrzeniem wniosku.
Wniosek pracownika o obniżenie etatu w związku z zamiarem łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z pracą zawiera:
- imię i nazwisko pracownika;
- określenie wymiaru czasu pracy;
- wskazanie okresu, w którym pracownik zamierza łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego lub jego części z wykonywaniem pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy;
- oświadczenie pracownika o zamiarze łączenia części urlopu rodzicielskiego powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu z pracą w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy — z określeniem wymiaru czasu pracy — albo o braku takiego zamiaru.
Wniosek o obniżenie etatu złożony przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego
Kolejnym przypadkiem, w którym przepisy przewidują złożenie przez pracownika wniosku o obniżenie etatu, jest łączenie wykonywania pracy z korzystaniem z urlopu wychowawczego. Zgodnie z art. 186(7) § 1 kp pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu.
Oznacza to zatem, że wniosek pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego o obniżenie etatu jest dla pracodawcy wiążący.
Wniosek o obniżenie etatu składa się na 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy. Jeżeli wniosek został złożony bez zachowania terminu, pracodawca obniża wymiar czasu pracy nie później niż z upływem 21 dni od dnia złożenia wniosku.
Wniosek o obniżenie etatu złożony przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego zawiera:
- imię i nazwisko pracownika;
- imię i nazwisko dziecka, na które mógłby być udzielony urlop wychowawczy;
- wskazanie okresu, przez który pracownik zamierza wykonywać pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy;
- wskazanie wymiaru czasu pracy, w którym pracownik zamierza wykonywać pracę.
Do wniosku należy dołączyć:
- odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów;
- oświadczenie o okresie, w którym pracownik dotychczas korzystał z wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego.
W przypadku skorzystania przez pracownika z części urlopu wychowawczego pracownik ten może korzystać z obniżonego wymiaru czasu pracy przez okres odpowiadający pozostałemu do wykorzystania wymiarowi urlopu wychowawczego, nie dłużej jednak niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia.
Korzystanie z obniżonego wymiaru czasu pracy na podstawie art. 186(7) § 1 kp nie obniża wymiaru urlopu wychowawczego.
We wskazanych okolicznościach rozwiązanie przez pracodawcę umowy jest dopuszczalne jedynie:
- w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy,
- gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika,
- jeżeli następuje redukcja etatów na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.
W przypadku złożenia przez pracownika wniosku o obniżenie etatu wcześniej niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z obniżonego wymiaru czasu pracy zakaz wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę zaczyna obowiązywać na 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z obniżonego wymiaru czasu pracy.
Jednak w sytuacji złożenia przez pracownika wniosku o obniżenie etatu po dokonaniu czynności zmierzającej do rozwiązania umowy o pracę umowa rozwiązuje się w terminie wynikającym z tej czynności.
Wniosek o obniżenie etatu otrzymany od pracownika — podsumowanie
Pracownik może w każdym czasie złożyć pracodawcy wniosek o obniżenie etatu. Jeżeli takie postępowanie nie zostało w sposób szczególny uregulowany w kp, to pracodawca ma swobodę w zakresie decyzji co do uwzględnienia takiego wniosku. Inaczej jest w przypadku wniosku o obniżenie etatu w związku z zamiarem łączenia przez pracownika korzystania z urlopu rodzicielskiego — pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Podobnie jest w odniesieniu do wniosku o obniżenie etatu złożonego przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, ponieważ taki wniosek jest dla pracodawcy wiążący, przy czym pracownik nabywa prawo do ochrony trwałości zatrudnienia.
