Biura rachunkowe to nie tylko pomoc przy rozliczaniu ksiąg rachunkowych i doradztwo podatkowe. To również reprezentacja klienta przed organami skarbowymi i sądami. Aby jednak takie zastępowanie podatnika przez biuro – a właściwie przez jego właściciela lub pracownika – było możliwe, klient musi wystawić odpowiednie umocowanie. Najszersze uprawnienia reprezentanta daje pełnomocnictwo ogólne. Sporządza się je na formularzu urzędowym PPO pełnomocnictwo ogólne i składa do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych. Sprawdźmy zatem, jakie uprawnienia nadaje takie umocowanie.
Reprezentowanie klienta – PPO pełnomocnictwo ogólne
Przedsiębiorca, wybierając biuro rachunkowe, liczy na kompleksową obsługę swoich spraw. Samo rozliczanie faktur i wypełnianie deklaracji będzie niewystarczające. Ważne jest tutaj również reprezentowanie go przed wszelkiego rodzaju organami administracyjnymi, a w szczególności urzędem skarbowym. To oczywiście wchodzi w zakres usług większości biur rachunkowych. Aby jednak księgowy mógł zajmować się jego sprawami, wymagane jest pełnomocnictwo ogólne, czyli druk PPO. Kto może zostać takim pełnomocnikiem?
Dla spełnienia formalności wskażmy, że pełnomocnikiem może być jedynie osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Oznacza to zatem, że pełnomocnictwo nie może być udzielone biuru rachunkowemu jako firmie. Umocowana może być wyłącznie osoba fizyczna – może to być właściciel biura lub jego pracownik. Pełnomocników może być więcej niż 1, nie ma tutaj żadnych ograniczeń.
Co więcej, jeżeli wynika to z treści umocowania, ustawy lub stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa, pełnomocnik ma prawo ustanawiać dalszych pełnomocników, którzy mogą działać w imieniu i na rzecz klienta, na równych prawach co pełnomocnik pierwotny. Każdy pełnomocnik jest przy tym uprawniony do samodzielnego działania.
Jednak nie w każdej sytuacji księgowy będzie mógł zastąpić klienta. Jeżeli czynności przed organem podatkowym wymagają osobistego działania podatnika, pełnomocnik może jedynie uczestniczyć w tym procesie, jednak klient jest obowiązany do samodzielnego wykonania określonych czynności. Zatem nie ma przeszkód, aby to księgowy sporządził, podpisał i przesłał deklarację podatkową PIT. Jednak przy czynnym żalu takiej możliwości już nie ma. Ta czynność musi zostać podpisana i złożona bezpośrednio przez podatnika (jest to oświadczenie woli w przedmiocie przyznania się do dokonania wykroczenia lub przestępstwa skarbowego). Na marginesie warto wskazać, że jeżeli to księgowy swoim działaniem dokona wykroczenia lub przestępstwa skarbowego, zajmując się sprawami klienta, to on, a nie podatnik, musi złożyć czynny żal. Niepotrzebne jest tu żadne pełnomocnictwo. Księgowy składa bowiem oświadczenie o przyznaniu się do czynu zabronionego we własnym imieniu. Osobistego działania wymaga także przesłuchanie podatnika. Pełnomocnik może jedynie asystować swojemu klientowi w trakcie przeprowadzania tej czynności.
PPO pełnomocnictwo ogólne – zakres umocowania
PPO jako pełnomocnictwo ogólne ma najszerszy zakres umocowania. Jeżeli ustanowi się pełnomocnika za pomocą tego druku, to może on reprezentować klienta w większości spraw podatkowych, aż do czasu odwołania pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania:
- we wszystkich sprawach podatkowych i w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej;
- we wszystkich urzędach skarbowych i przed innymi organami podatkowymi, np. urzędem gminy właściwym w sprawie podatku od nieruchomości.
Pełnomocnik ogólny może zatem reprezentować klienta w trakcie kontroli i postępowania podatkowego, może również odpowiadać na wezwania, ubiegać się o wystawienie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach, a także ubiegać się o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej w sprawie podatnika.
Druk PPO z umocowaniem księgowego należy złożyć do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych. Niesie to ze sobą taki skutek, że pełnomocnictwo trafia do systemu CRPO, dzięki czemu każdy inny organ podatkowy ma do niego dostęp. Wszystkie urzędy skarbowe w Polsce mają dostęp do tej bazy. Raz udzielone pełnomocnictwo działa w każdej sprawie. Nie ma potrzeby składania odpisów umocowania osobno do wszystkich akt spraw prowadzonych wobec podatnika.
Należy przy tym pamiętać, że pełnomocnictwa oznaczone w CEIDG nie są uznawane przez organy podatkowe. Chcąc reprezentować klienta przed urzędami skarbowymi w sprawach podatkowych, wymagane jest złożenie pełnomocnictwa na druku PPO pełnomocnictwo ogólne.
PPO – czy zawsze trzeba udzielać pełnomocnictwa ogólnego?
Jak już wskazano, PPOpełnomocnictwo ogólne ma bardzo szeroki zakres, osoba upoważniona takim umocowaniem może wykonywać większość czynności w imieniu klienta. Podatnik jednak nie zawsze może chcieć, aby księgowy działał na jego rzecz w każdym rodzaju spraw. W takiej sytuacji lepszym rozwiązaniem będzie udzielenie pełnomocnictwa szczególnego.
Pełnomocnictwo szczególne, czyli druk PPS, upoważnia reprezentanta do działania w konkretnej sprawie podatkowej. Z treści umocowania musi zatem wynikać, w jakiej konkretnej sprawie może działać pełnomocnik. Może to być np. uprawnienie księgowego do sporządzenia i przesłania w imieniu podatnika wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.
Warto wspomnieć, że jeżeli klientowi zależy wyłącznie na tym, aby biuro księgowe odbierało jego korespondencje od organów podatkowych, nie trzeba udzielać pełnomocnictwa ogólnego ani szczególnego. Wystarczy złożyć pełnomocnictwo do doręczeń w sprawach podatkowych, tj. PPD. Istnieje również obowiązek ustanowienia takiego pełnomocnictwa (o ile klient nie udzielił PPO lub PPS) w przypadku gdy:
- podatnik zmienił adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie poza UE;
- podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Polsce lub w innym kraju UE i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania lub w kraju doręczono mu postanowienie o wszczęciu postępowania.
Pełnomocnictwo to nie będzie jednak konieczne, jeśli podatnik wskaże organowi podatkowemu adres mailowy do dostarczania pism procesowych. Jeżeli w sytuacjach wskazanych powyżej, które obligują do ustanowienia pełnomocnictwa do doręczeń, podatnik tego nie uczyni, wówczas pisma od organów skarbowych będą uznawane za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju.
Co z podpisywaniem deklaracji po zawarciu PPO pełnomocnictwo ogólne?
Jest to bardzo istotna informacja, o której trzeba pamiętać — PPOpełnomocnictwo ogólne nie upoważnia do podpisywania deklaracji podatkowych. Jeśli zatem podatnik chce, aby jego deklaracje podatkowe (np. PIT lub JPK_VAT) były składane w jego imieniu przez księgowego, musi złożyć do urzędu skarbowego zupełnie oddzielny rodzaj pełnomocnictwa, tj:
- UPL-1 – pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych przez internet, lub
- UPL-1P – pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych drogą tradycyjną w formie papierowej.
Pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji udziela się na czas określony lub bezterminowo. Jego zakresu nie można ograniczyć ze względu na rodzaj podatku. Pełnomocnik może zatem składać podpisy pod każdym rodzajem deklaracji podatkowych (np. PIT-36, PIT-28, JPK_V7K, VAT-EU).
UPL upoważnia wyłącznie do podpisywania deklaracji. Żadne inne działania na podstawie tego pełnomocnictwa nie mogą być podejmowane. W szczególności owo pełnomocnictwo nie uprawnia do sporządzania ani poprawiania deklaracji podatnika. Jednocześnie pełnomocnictwo ogólne i szczególne nie może zastępować pełnomocnictwa do składania deklaracji. Zatem, jeśli biuro rachunkowe ma reprezentować klienta kompleksowo, oprócz PPO należy złożyć również UPL.
Jak złożyć PPO pełnomocnictwo ogólne?
Przede wszystkim dokument pełnomocnictwa musi zostać osobiście podpisany przez klienta biura rachunkowego. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych podpis składa przedsiębiorca, natomiast przy spółkach dokument muszą podpisać osoby reprezentujące podmiot, zgodnie z danymi wprowadzonymi do KRS. Każdy rodzaj pełnomocnictwa do działania w sprawach podatkowych wymaga skorzystania ze specjalnego formularza (PPO, PPS, UPL)
Aby ustanowić pełnomocnika ogólnego, należy wypełnić druk PPO-1. Z kolei, aby odwołać takiego reprezentanta, trzeba wybrać druk OPO-1. Niezależnie od tego, o jakich formularzach będzie mowa, wszystkie składa się online do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO) za pośrednictwem Portalu Podatkowego. Pełnomocnictwo musi być złożone osobiście przez podatnika. Jeżeli jednak pełnomocnikiem jest adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, mogą oni tego dokonać w imieniu klienta.
Złożenie umocowania do występowania w sprawach podatkowych jest nieodpłatne. Nie ma tutaj obowiązku uiszczania opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa ogólnego, jego zmianę, odwołanie lub wypowiedzenie.
