Podatnik oprócz zawarcia umowy z księgowym na prowadzenie księgowości może również dodatkowo udzielić księgowemu pełnomocnictwa. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jakie rodzaje pełnomocnictw przewiduje Ordynacja podatkowa i w jaki sposób udzielane jest pełnomocnictwo dla księgowego.
Działanie przez pełnomocnika w sprawach podatkowych
Zgodnie z ustawą Ordynacja Podatkowa strona może przed organem podatkowym działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.
Pełnomocnictwo podatkowe może być:
- ogólne,
- szczególne,
- do doręczeń.
Pełnomocnictwo wskazuje dane identyfikujące mocodawcę, w tym jego identyfikator podatkowy, dane identyfikujące pełnomocnika, w tym jego identyfikator podatkowy, a w przypadku nierezydenta – numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny, o ile nie posiada identyfikatora podatkowego, adres tego pełnomocnika do doręczeń w kraju, chyba że wskazuje adres do doręczeń elektronicznych, na który organy podatkowe mają doręczać pisma.
Udzielenie pełnomocnictwa ogólnego
Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych.
W przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających złożenie pełnomocnictwa ogólnego, jego zmianę, odwołanie lub wypowiedzenie na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej pełnomocnictwo składa się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej według wzoru ustalonego w przepisach.
Informacje o udzieleniu pełnomocnictwa, o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu Szef Krajowej Administracji Skarbowej umieszcza w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych.
Pełnomocnik ogólny ma obowiązek zawiadomić o zmianie adresu, pod którym dokonuje się doręczeń. Zawiadomienie o zmianie pełnomocnictwa w zakresie adresu jest składane do Centralnego Rejestru. W razie niedopełnienia przez pełnomocnika ogólnego obowiązku zawiadomienia o zmianie adresu do doręczeń pismo uważa się za doręczone pod dotychczasowym adresem.
W orzecznictwie zwraca się uwagę, że: „Przepis art. 146a § 1 Ordynacji podatkowej […] ma zastosowanie zawsze (tj. niezależnie od tego, czy jakiekolwiek postępowanie toczy się, czy też nie). […] Obowiązek ten jest niezależny od obowiązków samego mocodawcy zawiadamiania o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa, ani uprawnień pełnomocników ogólnych będących adwokatami, radcami prawnymi i doradcami podatkowymi, określonych w art. 138d § 5 Ordynacji podatkowej” (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego siedziba w Łodzi z 13 maja 2021 roku, I SAB/Łd 3/21).
Udzielenie pełnomocnictwa szczególnego
Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego. Może być ono udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu.
Pełnomocnictwo szczególne udzielone na piśmie oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu w przypadku gdy zostały utrwalone w postaci papierowej, składa się do akt sprawy według wzoru określonego w przepisach, w oryginale lub jego notarialnie poświadczony odpis.
Jak wskazuje orzecznictwo: „Pełnomocnictwo szczególne ma zawierać dane wskazane »we wzorze«, nie ma jednak obowiązku złożenia go »na wzorze«, »formularzu«, tym bardziej że jedną z dopuszczalnych równorzędnych form pełnomocnictwa szczególnego jest forma ustna (której w sposób oczywisty nie można złożyć na urzędowym wzorze, formularzu)” (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego siedziba w Kielcach z 9 września 2021 roku, I SA/Ke 322/21).
Udzielenie pełnomocnictwa do doręczeń
Strona ma obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń, jeżeli nie ustanawia pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, gdy:
- zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej;
- nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej bądź w innym państwie członkowskim UE i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania albo w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania.
Powyższa zasada nie znajduje zastosowania, jeżeli doręczanie pism stronie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
W razie niedopełnienia przez stronę obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju, a organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy.
Ustanawiając więcej niż 1 pełnomocnika o tym samym zakresie działania lub ustanawiając pełnomocnika ogólnego oraz szczególnego w tej samej sprawie, strona wskazuje organowi 1 z nich jako pełnomocnika do doręczeń.
Zmiana, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa
Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego wywiera skutek od dnia wpływu do Centralnego Rejestru.
Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa szczególnego wywiera skutek od dnia zawiadomienia organu podatkowego.
Pełnomocnictwo dla księgowego do podpisywania deklaracji
Jeżeli odrębne ustawy nie wprowadzają w tym zakresie wyjątków, deklaracja, w tym deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, może być podpisana także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta.
Jak wskazuje orzecznictwo: „Pełnomocnictwo, o którym mowa w art. 80a Ordynacji podatkowej jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, upoważniającym jedynie do złożenia podpisu na deklaracji, z wyłączeniem innych działań na rzecz podatnika. Pełnomocnictwo to nie uprawnia np. do sporządzenia deklaracji, co musi wynikać z innego tytułu prawnego. Osoba ustanowiona jedynie do podpisywania deklaracji nie może też "poprawiać" danych zawartych w deklaracji. Wszelkie skutki prawno-podatkowe związane z danymi ujawnionymi w deklaracji obciążają podatnika, płatnika lub inkasenta. Pełnomocnik nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności” (Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 grudnia 2009 roku, I FSK 1303/08).
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składa się organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa podatnik, płatnik lub inkasent składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej podatnik, płatnik lub inkasent składa do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Jeżeli przepisy prawa podatkowego wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż 1 osobę, pełnomocnictwo do podpisania tej deklaracji jest skuteczne, jeżeli udzieliły go wszystkie osoby.
Co istotne, zdaniem orzecznictwa: „Pełnomocnik strony w postępowaniu podatkowym, chcąc podpisać za swojego mocodawcę deklarację, musi być do tego upoważniony pełnomocnictwem do niektórych czynności w postępowaniu podatkowym, wprost upoważniającym do podpisania deklaracji” (Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 13 czerwca 2018 roku, II FSK 1723/16). Do podpisania deklaracji nie wystarczy zatem pełnomocnictwo ogólne.
