Jak założyć biuro rachunkowe - wszystko co musisz wiedzieć!

Wielu młodych ludzi decyduje się na studia z zakresu rachunkowości, bankowości czy finansów. Po ukończeniu ich warto przemyśleć założenie własnej działalności gospodarczej. Przeczytaj, jak krok po kroku otworzyć własne biuro rachunkowe!

Ogólna charakterystyka biura rachunkowego

Biuro rachunkowe to działalność, która polega na świadczeniu następujących usług:

  1. okresowego określania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

  2. prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

  3. gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości,

  4. prowadzenia sprawozdań finansowych,

  5. wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem biura rachunkowego

Usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać osoby, które:

  • posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i nie są karane za określony katalog przestępstw, czyli za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
  • posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej,

Ponad to usługi w te mogą świadczyć osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Uwaga!

Biuro rachunkowe, które prowadzi jedynie księgi przychodów i rozchodów albo pomaga w wypełnianiu zeznań i deklaracji, nie musi posiadać ubezpieczenia OC.

 

Osoby, które zdobyły certyfikaty księgowe czy też świadectwa kwalifikacyjne, wydane na podstawie wcześniejszych przepisów, będą mogły się nimi nadal posługiwać w celu potwierdzania kwalifikacji zawodowych. Jednak obecnie nie są one wymagane. Wykaz osób, które zdobyły takie uprawnienia przed wprowadzeniem zmian, dalej widnieje na stronie Ministerstwa Finansów.

Dopuszczalne formy prowadzenia biura rachunkowego

Po spełnieniu oczekiwanych warunków, przyszły właściciel biura rachunkowego może zdecydować się na założenie firmy w każdej formie (prócz spółek partnerskich). Najpopularniejszą formą prowadzenia firmy jest jednoosobowa działalność gospodarczą, która wymaga złożenia formularza CEIDG-1 i rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Również decydując się na prowadzenie firmy w spółce cywilnej, należy dokonać tej samej rejestracji, co w przypadku jednoosobowej działalności. Natomiast w przypadku spółek handlowych wymagany jest wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym. Nie ma przeszkód, aby prowadzić biuro rachunkowe w formie spółdzielni.

Jak założyć biuro rachunkowe?

Działalność biura rachunkowego można prowadzić co do zasady w każdej formie działalności z wyłączeniem spółki partnerskiej. Osoby, które decydują się założyć biuro rachunkowe  najczęściej jednak decydują się na rejestrację firmy w KRS i założenie spółki prawa handlowego - spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Biuro rachunkowe - jednoosobowa działalność gospodarcza

Reguły zakładania oraz prowadzenia jedoosobowej działalności gospodarczej zostały zawarte w Ustawie o swobodzie działalności gospodarczej oraz w Kodeksie cywilnym. Ten rodzaj działalności zakłada jednego właściciela ale nazwa nie jest ograniczeniem jeśli chodzi o liczbę zatrudnianych pracowników. Jednoosobowa działalność gospodarcza to pomysł przeznaczony dla małego przedsiębiorstwa z jednym właścicielem.

Biuro rachunkowe - spółka cywilna

Spółka cywilna jako jedyna nie wymaga wpisu do KRS-u. Nie posiada również osobowości i zdolności prawnej, a opiera się na podstawie przepisów zawartych w Kodeksie Cywilnym.

To działalność łatwa w rejestracji i w prowadzeniu, opiera się na umowie pomiędzy wspólnikami, którzy deklarują dążenie do jednego, określonego celu gospodarczego. Nie jest odpowiednia dla budowania dużych przedsiębiorstw, ponieważ jej wspólnicy odpowiadają całym swoim majątkiem, co może powodować ogromne ryzyko. Z tego również względu nie jest to popularna forma prowadzenia biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe  - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Ta forma działalności gospodarczej jest najczęściej wybierana przez osoby, które planują założyć własne biuro rachunkowe. Spółka z ograniczoną działalnością to jeden z rodzajów spółek handlowych kapitałowych, co oznacza, że aby powstała potrzebny jest kapitał w wysokości minimum 5.000 zł - jest on niezbędny, aby dokonać zgłoszenia spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Podobnie jak w przypadku innych form prowadzenia działalności w spółce jej regulacje są zawarte w Kodeksie spółek handlowych. Spółka z o.o. posiada osobowość prawną (m.in może pozywać i być pozywaną), a za zobowiązania finansowe spółki nie odpowiadają jej współwłaściciele. Wierzyciel ma prawo dokonać egzekucji jedynie z majątku spółki i to tylko do wysokości kapitału zakładowego, określonego umową. Różni się także umowa między wspólnikami, która musi być sporządzona w formie aktu notarialnego.

Najistotniejszy pozostaje jednak fakt, że spółka z o.o. ma osobowość  prawną, a to w konsekwencji wiąże się z koniecznością prowadzenia pełnej księgowości. 

Określenie PKD dla biura rachunkowego

Dokonując rejestracji biura rachunkowego należy wskazać odpowiedni kod PKD. W tym przypadku będzie to 69.20.Z (działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe).

Co ważne, podklasa ta obejmuje:

  • księgowanie wszelkiego rodzaju transakcji gospodarczych, wykonywane na zlecenie,
  • sporządzanie sprawozdań i bilansów finansowych,
  • kontrolę i potwierdzanie poprawności sprawozdań i bilansów finansowych (działalność biegłych księgowych/ biegłych rewidentów),
  • przygotowywanie dokumentów o dochodach osób i firm w celach podatkowych,
  • doradztwo podatkowe i reprezentowanie klientów przed organami podatkowymi.

Należy jednak pamiętać, że kod ten nie obejmuje:

  • przetwarzania danych, sklasyfikowanego w 63.11.Z,
  • konsultacji w zakresie zarządzania, np. systemami księgowymi,procedurami kontroli wydatków, sklasyfikowanej w 70.22.Z,
  • ściągania należności płatniczych, sklasyfikowanego w 82.91.Z.

Najlepsza forma opodatkowania dla biura rachunkowego

Biuro rachunkowe  nie może zostać opodatkowana ryczałtową formą. Dlatego też wyklucza się zastosowanie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych oraz karty podatkowej.

Przedsiębiorca (jdg, s.c.) może wybrać dwie metody opodatkowania działalności - opodatkowanie na zasadach ogólnych oraz opodatkowanie podatkiem liniowym

Biuro rachunkowe  - opodatkowanie na zasadach ogólnych 

Zasady ogólne to podstawowa forma opodatkowania dochodów, która nie wymaga złożenia dodatkowych oświadczeń. Pozwala przedsiębiorcy na płacenie podatku w wysokości 18%  po obniżeniu jej o kwotę wolną od podatku 556,02 zł oraz według stawki 32% od nadwyżki ponad 85.528 zł podstawy opodatkowania.

Kwotę podatku można obniżyć o przewidziane w ustawie o podatkach dochodowych ulgi i odliczenia. Ponadto możliwe jest odliczanie od podstawy opodatkowania zapłaconych składek społecznych a od kwoty podatku zapłaconej kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Biuro rachunkowe  - opodatkowanie podatkiem liniowym

Opodatkowanie dochodów podatkiem liniowym 19% wymaga złożenia  właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego do dnia 20 stycznia roku podatkowego pisemnego oświadczenia o wyborze tego sposobu opodatkowania, a jeżeli podatnik rozpoczyna prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego - do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia tej działalności, nie później jednak niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu. Minusem opodatkowania w tej formie jest przede wszystkim konieczność rezygnacji z ulg podatkowych i brak możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.

Ważne!

Podmioty decydujące się na prowadzenie biura rachunkowego w formie spółki z o.o. opłacają podatek dochodowy od osób prawnych w wysokości 19%.

Biuro rachunkowe z VAT czy bez VAT 

Od sierpnia 2014 roku w związku z wejściem w życie przepisów drugiej ustawy deregulacyjnej, które rozszerzyły definicję czynności doradztwa podatkowego, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych stanowi czynności doradztwa podatkowego, zatem nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego VAT.

To oznacza, że biuro rachunkowe nie ma już możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT ze względu na wielkość obrotów nieprzekraczającą 150 tys. zł i obowiązkowo musi się zarejestrować jako płatnik podatku VAT na druku VAT-R.

Biuro rachunkowe a kasa fiskalna

Jeżeli biuro rachunkowe świadczy usługi polegające na sporządzaniu osobom fizycznym nieprowadzącym działalności rocznych zeznań podatkowych to, niestety, bez względu na obrót, musi ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej. Wynika to z faktu, że sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie stanowi czynność doradztwa podatkowego, która od 1 stycznia 2015 r. podlega obowiązkowej fiskalizacji. 

Biuro rachunkowe a składki ZUS

Biuro rachunkowe - zgłoszenie  do ubezpieczenia 

Przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie biura rachunkowego zgłasza działalność na druku CEIDG-1. Następnie wniosek z kopią wpisu CEIDG przesyła do ZUS. Ten sporządza zgłoszenie płatnika składek na formularzu ZUS ZFA.

Mimo to przedsiębiorca musi sam zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Na zgłoszenia siebie do ubezpieczeń przedsiębiorca ma 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności. Aby tego dokonać, wypełnia formularz:

  • ZUS ZUA - jeśli właściciel biura rachunkowego podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,
  • ZUS ZZA - jeśli przedsiębiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (ubezpieczenie społeczne jest pokrywane z pracy na etacie czy z prowadzenia innej działalności).

Ubezpieczenie chorobowe jest  dla przedsiębiorcy dobrowolne. ZUS obejmuje go tym świadczeniem na złożony przez niego wniosek. Składa się go na formularzu ZUS ZUA, wraz ze zgłoszeniem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Biuro rachunkowe a preferencyjne składki ZUS

Osoba zakładająca biuro rachunkowe, która dopiero rozpoczyna prowadzenie działalności, może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy. Wysokość składek ZUS zależy od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w Polsce.  Podstawa wysokości składek dla osób, które opłacają składki społeczne na preferencyjnych zasad wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Wysokość preferencyjnych składek ZUS: 

Rodzaj Ubezpieczenia

Stawka ubezpieczenia w %

Kwota w 2015 r.

emerytalne

19,52

102,48 zł

rentowe

8,00

42,00 zł

chorobowe

2,45

12,86 zł

wypadkowe

1,80 – od dnia 1 kwietnia 2015 r.

1,93 – do dnia 31 marca 2015 r.

9.45 zł – od dnia 1 kwietnia 2015 r.

10,13 zł – do dnia 31 marca 2015 r.

zdrowotne

9,00

279,41 - kwota nie jest zmniejszona

 Konto firmowe dla biura rachunkowego

Przyszły właściciel biura rachunkowego nie ma obowiązku zakładania odrębnego konta firmowego. Może używać do celów działalności prywatnego rachunku. Jednak musi pamiętać, że konto może być mieć tylko jednego właściciela (małżeństwa, które posiadają wspólne konto, nie mogą przeznaczyć go również na cele firmowe). 

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności, związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą, powinno zostać przeprowadzone za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy zawsze gdy:

  • stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca
  • jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Uwaga!

Przedsiębiorca dysponujący rachunkiem firmowym zobowiązany jest do poinformowania o nim urzędu skarbowego oraz ZUS.

Jakie warunki lokalowe dla biura rachunkowego

Przy wypełnianiu wniosku CEIDG-1 należy wskazać miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Dlatego niezwykle ważne jest znalezienie odpowiedniego lokalu do prowadzenia biura rachunkowego.  Siedziba biura może znajdować się w mieszkaniu prywatnym, dlatego w przypadku małej działalności gospodarczej najczęściej jako siedzibę podaje się miejsce stałego zamieszkania. Gdy właścicielem mieszkania jest np. spółdzielnia, zmuszeni jesteśmy do poinformowania jej o planowanym rozpoczęciu działalności gospodarczej w lokalu. W przypadku wynajmowania lokalu, przedsiębiorca ma obowiązek dysponować umową najmu oraz oświadczeniem ze zgodą najemcy.

Siedziba biura rachunkowego może znajdować się również w użyczonym lokalu, co oznacza, że na mocy umowy o użyczenie lokalu możemy nieodpłatnie dysponować lokalem jednak w sposób jasno określony w umowie. Zawarcie umowy użyczenia nieruchomości przez osobę fizyczną, zarówno po stronie użyczającego, jak i biorącego w użyczenie, powoduje powstanie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Co najważniejsze, właściciel biura rachunkowego powinien posiadać tytuł prawny do władania lokalem - akt własności lub umowy najmu czy umowy użyczenia, który przedsiębiorca będzie mógł przedstawić w przypadku zażądania przez instytucję rejestrującą.

Marketing dla biura rachunkowego 

Po spełnieniu wszystkich formalności związanych z założeniem własnej firmy warto pomyśleć nad sposobem rozreklamowania swojej firmy. Po pierwsze należy określić swoją grupę docelową, czyli potencjalnych odbiorców. Możemy zadać sobie pytania, czy będziemy reklamować się dobra ceną usług dla małych przedsiębiorstw czy będziemy proponować księgowość także większych firm. W związku z potencjalnymi klientami można przygotować ulotki informacyjne i rozprowadzić je w urzędach, oddziałach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy w budynkach skupiających różne rodzaje przedsiębiorstw.

Tradycyjną reklamą jest ta zawarta w prasie - można zainwestować w umieszczenie reklamy w gazecie, która jest darmowa jak np. Metro - wydatek powinien się zwrócić w postaci liczby nowych klientów. 

Następnie warto pomyśleć o przygotowaniu dobrej oferty współpracy i rozesłaniu jej lokalnym firmom przez pocztę e-mail.  Dzięki czemu może udać się odnaleźć firmy zainteresowane zmianą biura rachunkowego na tańsze.

 

jak założyć biuro rachunkowe Program Aktywizacja?