Urlop przedsiębiorcy - a może zawieszenie działalności?

Przedsiębiorcy, wyjeżdżając na urlop, muszą zastanowić się, kto będzie zarządzał firmą podczas ich nieobecności. Możliwe jest mianowanie pełnomocnika, który w imieniu właściciela poprowadzi działalność i będzie podejmował za niego wszelkie decyzje, jednak wiąże się to z dodatkowymi kosztami. Alternatywą do tego rozwiązania jest zawieszenie działalności gospodarczej. Należy jednak pamiętać, iż nie każdy może z tego prawa skorzystać. Przeczytaj jak urlop przedsiębiorcy może zostać rozwiązany formalnie.

Urlop przedsiębiorcy - kto może zawiesić działalność gospodarczą

Zawiesić działalność gospodarczą może wyłącznie przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników. Za pracowników uważa się osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Należy przy tym pamiętać, iż osoby przebywające na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym są w dalszym ciągu pracownikami. Statusu takiego nie mają natomiast osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Oznacza to, iż przedsiębiorca, który zatrudnia osoby w oparciu o umowy zlecenia bądź o dzieło, może skorzystać z instytucji zawieszenia. Czyli jeśli zatrudnieni są pracownicy, urlop przedsiębiorcy w formie zawieszenia działalności jest niemożliwe.

W przypadku prowadzenia firmy w formie spółki cywilnej, jawnej czy partnerskiej, działalność zawiesić muszą wszyscy wspólnicy.  

Czas zawieszenia działalności

Okres zawieszenia liczony jest w dniach, miesiącach lub dniach i miesiącach. Wykonywania działalności gospodarczej nie można zawiesić na okres krótszy niż jeden miesiąc i nie dłuższy niż 24 miesiące. Bieg zawieszenia działalności rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku, nie wcześniej jednak niż w dniu złożenia wniosku. Zawieszenie trwa do momentu złożenia wniosku o wznowienie działalności.

Powyższe uregulowania oznaczają, iż przedsiębiorca, który chce wyjechać na np. tygodniowy urlop, nie może zawiesić działalności. W takim przypadku powinien ustanowić pełnomocnika, który przejmie obowiązki pod jego nieobecność. Tym samym dwutygodniowy urlop przedsiębiorcy jest niemożliwy do połączenia go z zawieszeniem działalności.

Zgłoszenie zawieszenia

Zawieszenie działalności gospodarczej odbywa się na podstawie wniosku złożonego przez przedsiębiorcę. Zgłoszenia takiego dokonuje się na formularzu CEIDG - 1. W przypadku spółek cywilnych, konieczne jest wypełnienie załącznika CEIDG-SC. Data widniejąca na wniosku jest jednocześnie datą zawieszenia działalności. Wniosek CEIDG -1  złożyć można następująco:

  • osobiście w Urzędzie Gminy - konieczne jest okazanie dowodu osobistego,
  • przez pełnomocnika - w tym przypadku należy uiścić opłatę za pełnomocnictwo - 17 zł. Zwolnione z opłat jest pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu (rodzicom, dziadkom) lub zstępnemu (dzieciom, wnukom),
  • listownie - należy wówczas notarialnie poświadczyć podpis, a dokument go poświadczający dołączyć do wniosku,
  • elektronicznie - przy użyciu podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP, podpisem osobistym, o którym mowa w przepisach o dowodach osobistych albo w inny sposób akceptowany przez system CEIDG, umożliwiający jednoznaczną identyfikację osoby składającej wniosek oraz czas jego złożenia.

Przedsiębiorca sam otrzymuje kopię złożonego wniosku z informacją o zawieszeniu działalności gospodarczej. W ciągu 3 dni od dokonania wpisu o zawieszeniu urząd gminy ma obowiązek przesłania danych z wniosku wraz z jego oryginałem do właściwego urzędu skarbowego, urzędu statystycznego oraz ZUS lub KRUS (w celu wyrejestrowania ze składek).

Prawa i obowiązki w okresie zawieszenia

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z niej przychodów. Nie może on także, na podstawie umowy zlecenia lub dzieło, wykonywać usług, które wchodzą także w zakres zawieszonej działalności gospodarczej. Podatnik, w okresie zawieszenia, nie może także dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych. Zakaz ten wynika z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, która reguluje, iż amortyzacji nie podlegają składniki majątku nieużywane w związku z zawieszeniem działalności gospodarczej. Odpisów nie dokonuje się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność.

Ponadto, zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca jest uprawniony do wykonywania pewnego rodzaju czynności, a także zobowiązany do spełniania określonych obowiązków. Na podstawie art. 14a ust. 4 ww. ustawy, w okresie zawieszenia, przedsiębiorca:

  • ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
  • ma prawo przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności,
  • ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
  • ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed jej zawieszeniem,
  • wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa,
  • ma prawo osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem jej wykonywania,
  • może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

Urlop przedsiębiorcy - podatki i opłaty w okresie zawieszenia

W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej podatnicy nie mają obowiązku składania deklaracji VAT-7/ VAT-7K za okresy rozliczeniowe, których dotyczy zawieszenie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której podatnik uzyskuje w okresie zawieszenia przychody np. z tytułu sprzedaży środków trwałych. Wtedy zobowiązany jest do złożenia deklaracji VAT.

Zwolnienie z obowiązku składania deklaracji VAT nie dotyczy także:

  • podatników, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
  • podatników, którzy dokonują importu usług lub nabywających towary, w zakresie których są podatnikiem,
  • okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego,
  • okresów rozliczeniowych, za które podatnik jest obowiązany dokonać korekty podatku naliczonego.

Ponadto podatnicy, w okresie zawieszenia działalności, nie mają obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy . Zaliczkę powstałą w wyniku sprzedaży wyposażenia przedsiębiorstwa czy też środka trwałego, należy odprowadzić w pierwszym okresie po wznowieniu działalności gospodarczej. Zeznania roczne należy składać obowiązkowo do US w odpowiednim terminie. W okresie zawieszenia działalności, należy normalnie powadzić KPiR (lub ewidencję przychodów w przypadku ryczałtu).

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie musi odprowadzać także obowiązkowych składek do ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Może jednak z własnej woli zostać objęty dobrowolnym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym. Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać, iż w żadnym wypadku nie może zostać objęty ubezpieczeniem chorobowym i wypadkowym na zasadach dobrowolności. Jego ubezpieczenie zdrowotne wygasa. Po 30 dniach, gdy ubezpieczenie przestanie mieć ważność, podatnik powinien:

  • zawrzeć umowę z NFZ i ubezpieczyć się dobrowolnie (musi z tą umową zgłosić się do ZUS),
  • skorzystać z ubezpieczenia zdrowotnego małżonka (o ile takowe posiada).