Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Jak zaksięgować duplikat faktury?

Nawet najbardziej pedantycznemu przedsiębiorcy może zdarzyć się, że faktura zakupowa ulegnie zniszczeniu albo gdzieś zaginie. Co zrobić w takiej sytuacji, aby zapewnić porządek i rzetelność swoim księgom podatkowym? To proste - postarać się o duplikat!

Duplikat - jak i kiedy?

Jak już wspomniano, duplikat faktury służy zastąpieniu dokumentu, który uległ zniszczeniu lub zaginął. Informacje na nim zawarte powinny być identyczne z tymi, które znajdowały na fakturze źródłowej, poza dwiema różnicami. Pierwsza dotyczy daty - na duplikacie ujmuje się tą, w której został wystawiony, nie datę wystawienia utraconego oryginału. Druga różnica to fraza “Duplikat”, która powinna znaleźć się na dokumencie.

Duplikat faktury może wystawić wyłącznie wystawca pierwotnej faktury.

Jak rozliczać VAT z duplikatu?

Otrzymanie duplikatu faktury może - choć nie musi - wpływać na bieżący podatek VAT. Od czego to zależy?

Jeśli duplikat został wydany, ponieważ oryginalna faktura uległa zniszczeniu, ale uprzednio dotarła do odbiorcy i została zaksięgowana, przedsiębiorca nie będzie rozliczał podatku z duplikatu. W takie sytuacji dokument służy wyłącznie do zapełnienia luki w dokumentacji, która powstała w wyniku zniszczenia oryginalnej faktury.

Inaczej postępuje się w sytuacji, gdy pierwotna faktura nie trafiła do odbiorcy. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie miał możliwości zaksięgowania podatku VAT - który przecież rozlicza się w okresie otrzymania faktury, lub w dwóch kolejnych. W takiej sytuacji należy rozliczyć podatek VAT zgodnie z datą otrzymania duplikatu.

A co z podatkiem dochodowym?

Analogicznie do podatku VAT, w przypadku podatku dochodowego znaczenie ma, czy duplikat został wystawiony z powodu zaginięcia faktury zanim dotarła ona do odbiorcy, czy też zniszczenia jej już po zaksięgowaniu.

Jeśli przedsiębiorca zaksięgował kwotę netto z oryginału faktury, który następnie uległ zniszczeniu, to nie ewidencjonuje już w żaden sposób otrzymanego duplikatu. Jak już wspomniano w przypadku podatku VAT, duplikat będzie tu stanowił tylko “zastępstwo” za zniszczony oryginał faktury.

Natomiast w przypadku, kiedy otrzymany duplikat jest pierwszym dokumentem - tzn. źródłowa faktura nie dotarła do odbiorcy - to należy na jego podstawie zaksięgować kwotę netto kosztu do podatku dochodowego. Nie jest to problematyczne w momencie, kiedy koszt dotyczy aktualnego roku podatkowego. W takiej sytuacji przedsiębiorca księguje koszt zgodnie z datą wystawienia duplikatu. Taki sposób ewidencjonowania nie wpłynie na podatek dochodowy - który jest liczony narastająco i rozliczany ostatecznie na zakończenie roku podatkowego. Natomiast tego typu działanie zgodne będzie z zapisami Ordynacji podatkowej, zgodnie z którą nie jest prawidłowym zmniejszanie już zapłaconych zaliczek na podatek dochodowy.

Jeśli jednak koszt, dokumentowany duplikatem, nie został zaksięgowany i dotyczy ubiegłego roku podatkowego, konieczne będzie cofnięcie się w księgach do odpowiedniego roku. Koszt powinien zostać zaksięgowany do grudnia. Jeśli duplikat został otrzymany już po złożeniu rocznej deklaracji za rok podatkowy, konieczne będzie przedstawienie w urzędzie korekty tejże deklaracji.

Duplikaty w systemie wfirma

Kiedy użytkownik systemu wfirma otrzymuje duplikat faktury, nie musi się niczego obawiać. Zgodnie z powyższymi instrukcjami, jeśli oryginalna faktura została już wcześniej do systemu wprowadzona - duplikat należy tylko dołączyć do dokumentacji. Natomiast w przypadku, gdy duplikat jest pierwszym otrzymanym dokumentem, jego księgowanie także nie powinno sprawiać problemu.

Jeśli wydatek wykazany na duplikacie dotyczy bieżącego roku podatkowego, należy go wprowadzić do systemu tak jak zwykłą fakturę - poprzez zakładkę Wydatki>>Dodaj wydatek>>Faktura VAT.

Jeśli natomiast koszt został poniesiony w poprzednim roku podatkowym, konieczne będzie “rozbicie” duplikatu. Kwotę podatku VAT należy wprowadzić wtedy bezpośrednio do rejestru w zakładce Ewidencje>>Rejestr zakupu VAT>>Dodaj wpis, zgodnie z datą wystawienia dokumentu. Kwotę netto natomiast księguje się do książki przychodów i rozchodów poprzez zakładkę Ewidencje>>Księga przychodów i rozchodów>>Dodaj wpis. Tutaj jednak należy zwrócić uwagę na daty - powinny one dotyczyć grudnia ubiegłego roku, najlepiej w celach porządkowych - ostatniego dnia miesiąca.

Należy także zauważyć, że podatnik może stać też po drugiej stronie - to on będzie wystawcą zagubionego lub zniszczonego dokumentu. W takiej sytuacji również można wykorzystać system wfirma - przystosowany do wystawiania duplikatów faktur.

Aby wygenerować duplikat faktury, należy najpierw znaleźć w zakładce Przychody>>Sprzedaż źródłową fakturę. Po jej zaznaczeniu należy z górnej listy wybrać opcję Drukuj>>Drukuj wybrane dokumenty. Pojawi się wtedy okno, w którym konieczne jest zaznaczenie opcji “Duplikat”. Po naciśnięciu przycisku “Dalej” system wygeneruje dokument w formacie PDF - podobny, jak klasyczna faktura, ale z dodatkowym wyraźnym napisem Duplikat i odpowiednią datą wystawienia. Tak stworzony duplikat można przekazać kontrahentowi.