Koszty firmowe - wynagrodzenia i składki ZUS

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników jest jednocześnie płatnikiem. Oznacza to, że do jego obowiązków należy zarówno wypłata wynagrodzeń za wykonywaną pracę, jak również opłacanie składek pracowniczych na ubezpieczenia społeczne. Należy podkreślić, że pracodawca ma możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, natomiast sposób, w jaki zostaną zakwalifikowane będzie zależny od terminu w którym dokonano zapłaty.

Jak kwalifikować wynagrodzenia?

Zgodnie z zasadą memoriałową wskazaną w art. 15 ust. 4g Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynagrodzenie wypłacone pracownikowi lub postawione do jego dyspozycji, a także zasiłki pieniężne wypłacane z ubezpieczeń społecznych generalnie zaliczane są w koszty uzyskania przychodów w tym miesiącu, za który są należne.

Należy pamiętać, aby spełniony został warunek terminowej zapłaty, gdyż tylko wtedy niewypłacone przychody pracownika mogą zostać uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów w terminie wcześniejszym, niż zostały wypłacone. Zgodnie z art. 22 ust. 6ba Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, regulacja ta odnosi się również do pracodawców posiadających status osoby fizycznej. Co ważne, termin zapłaty wynika bezpośrednio z przepisów prawa pracy bądź innego stosunku prawnego, który łączy pracodawcę i pracowników.

Jak kwalifikować składki ZUS?

Zakwalifikowanie składki na ubezpieczenia społeczne w koszty uzyskania przychodu uzależnione jest od terminu zapłaty. Składki będą stanowić koszt uzyskania przychodu dopiero z chwilą zapłaty. Możemy je podzielić na:

  • składki ZUS zleceniobiorców,
  • składki ZUS pracowników, które opłaca pracodawca,
  • składki na ubezpieczenia przedsiębiorców oraz osób, które z nimi współpracują.

Kluczową kwestią w odniesieniu do składek ZUS pracowników opłacanych przez pracodawców, jest data wypłaty wynagrodzenia. Pracodawca może zaliczyć wynagrodzenie oraz składki ZUS finansowane przez pracowników do kosztów uzyskania przychodu miesiąca, którego dotyczyły, pod warunkiem że zostały uregulowane w terminie (określonym w umowie lub regulaminie firmy).

W przypadku, gdy przedsiębiorca nie wypłaci wynagrodzeń w terminie, będą one zaliczane do kosztów wraz ze składkami ZUS w miesiącu, w którym rzeczywiście dokonano zapłaty.

Ważne!

Składki ZUS, które finansuje pracodawca można zaliczyć do kosztów podatkowych tego miesiąca, za który dokonano zapłaty wynagrodzenia. Aby spełnić ten warunek należy uiścić zapłatę do 15 dnia miesiąca, który nastąpi po miesiącu obrachunkowym.

W celu lepszego zrozumienia powyższej zasady posłużymy się przykładami:

Przykład 1.

Pracodawca zatrudnia 10 pracowników. Wynagrodzenie wypłaca z końcem każdego miesiąca za przepracowany miesiąc. Płace za miesiąc styczeń pracodawca uiścił 31.01.2014, a składki ZUS zapłacił 14.02.2014.

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów stycznia zarówno wynagrodzenia, jak i opłacone składki ZUS.

 

Przykład 2.

Pracodawca zatrudnia 10 pracowników. Wynagrodzenie ustalone według wewnętrznych przepisów regulaminu wynagradzania, wypłacane jest do 10 dnia miesiąca następującego. Płace za miesiąc styczeń zostały uregulowane 10 lutego, natomiast składki ZUS od tych wynagrodzeń pracodawca uregulował 15 lutego (czyli o miesiąc szybciej).

W tej sytuacji pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów miesiąca stycznia zarówno wynagrodzenia jak i składki ZUS.

 

Przykład 3.

Pracodawca zatrudnia 10 pracowników, a wynagrodzenia zgodnie z umowami o pracę, wypłacane są do 10 dnia miesiąca następującego.

Wynagrodzenia za styczeń wypłacił 10 lutego. Składki ZUS opłaci do 15 marca (z miesięcznym opóźnieniem).

Pracodawca zaliczy w koszty stycznia jedynie wynagrodzenia, natomiast składki ZUS opłacone w marcu staną się dopiero kosztem tego miesiąca.

 

Przykład 4.

Pracodawca zatrudnia 15 pracowników. Wynagrodzenia wg wewnętrznego regulaminu firmy wypłacane są do 5 dnia miesiąca następującego.

Z powodu problemów z płynnością finansową, wynagrodzenia za styczeń zostały wypłacone dopiero 11 lutego. Składki od tych wynagrodzeń zostały opłacone również 11 lutego (a więc miesiąc szybciej).

Podatnik ujmie koszt wynagrodzeń w kosztach uzyskania w lutym. Natomiast składki ZUS może zaliczyć w koszty lutego.

 

Przykład 5.

Pracodawca zatrudnia 20 pracowników. Wynagrodzenia wypłacane są dla 15 osób do końca miesiąca, za bieżący przepracowany miesiąc, a pięciu osobom do 10 dnia miesiąca następującego.

Wynagrodzenia za styczeń zostały wypłacone zgodnie z ustaleniami, natomiast składki ZUS za pierwsza grupę pracowników 14 lutego, za druga grupę zostaną uiszczone do 15 marca.

Podatnik może zaliczyć w koszty uzyskania przychodów stycznia, wynagrodzenia wypłacone 31 stycznia oraz 10 lutego, a także część składek ZUS opłaconych 14 lutego. W marcu, będzie musiał uwzględnić w kosztach składki za wynagrodzenia wypłacone 10 lutego.

W przypadku przedsiębiorców, którzy opłacają składki ZUS sami za siebie, jak również za zatrudnione osoby współpracujące istnieją następujące możliwości:

  • odliczenie składek od dochodu będącego podstawą naliczenia podatku dochodowego za miesiąc, w którym nastąpiła zapłata składek na ubezpieczenie społeczne,
  • zaliczenie składek do kosztów uzyskania przychodów.