Spotkania biznesowe - jak sprawić, aby były efektywne?

Niewielka ilość pracowników to małe nakłady na zarządzanie kadrą. Jednakże w momencie, kiedy firma zaczyna się rozwijać, a pracowników przybywa, trudniej jest dotrzeć do każdego z osobna i ustalić wspólne cele w firmie. Teoretycznie w takiej sytuacji sprawdzają się wewnętrzne spotkania biznesowe. Ale czy na pewno?

Spotkania biznesowe - czy warto?

Spotkanie biznesowe w firmie to dobry sposób na omówienie z zespołem projektów i celów firmy, jednakże okazuje się, że jego niezbyt profesjonalna organizacja i brak uwagi poświęcanej uczestnikom, sprowadza je do poziomu nieprzyjemnego obowiązku, który trzeba przetrwać. Pracownicy niejednokrotnie skarżą się, że podczas zebrania po prostu się nudzą i marnują czas, który mogliby przeznaczyć na wykonywanie swoich obowiązków. Inni, bardziej zaradni, po prostu wypełniają inną pracę, markując uważne słuchanie prowadzącego. W związku z tym trudno uznać takie spotkanie biznesowe za efektywne czy przydatne.

Z drugiej jednak strony, często trudno jest całkowicie zrezygnować z firmowych zebrań, ponieważ tylko podczas nich pracodawca ma możliwość dotarcia do szerokiego grona pracowników, nie spędzając przy tym całego dnia na indywidualnych rozmowach. Czasem też konieczne jest spotkanie z całą grupą wypełniającą jakiś projekt lub z działem, zajmującym się określonymi zadaniami.

Podsumowując - spotkania wewnątrz firmy są często konieczne. Dlatego też warto zastanowić się, jak można je zorganizować, aby były jak najbardziej produktywne. Konieczne też będzie skupienie się na uczestnikach zebrania - tak, aby nie był to dla nich przykry obowiązek, przynoszący wyłącznie poczucie zmarnowanego czasu.

Spotkania biznesowe - jak zorganizować?

Planowanie spotkania trzeba rozpocząć od zadecydowania o liczbie osób, które dostaną “zaproszenie”. Warto pamiętać, że najlepiej jest zapraszać najmniej osób, jak się da. Dzięki temu każdy ma szansę dojść do głosu, nie ryzykując przy tym przedłużenia zebrania na cały ośmiogodzinny dzień pracy. Dobrym rozwiązaniem może być zorganizowanie spotkania dla przedstawicieli czy kierowników, którzy następnie przekażą reszcie swojej grupy wnioski i efekty.

Dodatkowo bardzo istotny jest - wspomniany już - czas przeznaczony na zebranie. Oczywiste jest, że nie powinno ono być zbyt długie - jeśli jednak konieczne jest zrobienie kilkugodzinnego spotkania, warto zastanowić się nad przerwami. Dzięki temu łatwiej będzie skupić ponownie uwagę uczestników. Spotkanie powinno mieć także dokładnie wyznaczone godziny rozpoczęcia i zakończenia - i bardzo istotne jest, aby były one wiążące. Uczestnicy, którzy znają prowadzącego jako osobę punktualną i trzymającą się wyznaczonych ram czasowych lepiej skoncentrują się na omawianych kwestiach. Nie muszą się bowiem obawiać, że przez rozwlekłość zebrania zaniedbają resztę swoich obowiązków i będą mieli szansę rozplanowania swojego dnia pracy.

Plan przyda się zresztą także podczas zebrania. Dobrym nawykiem jest sporządzanie wstępnej rozpiski jeszcze przed spotkaniem i wysyłanie jej do uczestników. Warto określić w niej dokładny cel, tematykę, miejsce i czas narady. Dzięki temu pracownicy mogą się do takiego zebrania przygotować jeszcze przed nim, a podczas wspólnej debaty przedstawiać już przemyślane i opracowane argumenty i pomysły.

Plan zebrania powinien zostać dostosowany przede wszystkim do jego celu. Warto bowiem pamiętać, że inaczej prowadzone będzie spotkanie w celach integracyjnych, inaczej natomiast - szkoleniowe albo prezentacyjne. Czasem warto też zdecydować się na zebranie w formie burzy mózgów - czyli wymyślaniu potencjalnych rozwiązań w luźnej i nieformalnej atmosferze. Dla każdego zebrania trzeba zatem dopasować odpowiednio napisany grafik.

Bardzo ważne jest, aby każde spotkanie kończyło się konkluzją. Dzięki temu uczestnicy będą mieli poczucie, że czas ich pracy nie został zmarnowany, za to potencjał i pomysły wykorzystali w pełni.

Jak widać, zebranie biznesowe nie jest wcale tak trudne w zorganizowaniu, jak mogłoby się wydawać. Mimo to wielu managerów i szefów w mało konstruktywny sposób radzi sobie z tym zadaniem. Warto wobec tego zastosować się do powyższych punktów, aby uzyskać pewność, że zorganizowane spotkanie przyniesie jak najlepsze efekty zarówno w formie efektów w pracy, jak i pozytywnej opinii jego uczestników.