Wśród pracowników krąży powszechna opinia o niskiej efektywności zebrań - są one zazwyczaj kojarzone z przymusowym, przedłużającym się spotkaniem z pracodawcą, które w dodatku niewiele wnosi. Taka awersja może mieć destruktywne konsekwencje i prowadzić do braku kreatywności oraz zaangażowania. Ponadto mogą ucierpieć osoby, które mimo chęci aktywnego współuczestnictwa, rezygnują ze swojej roli ze względu na udzielającą się apatię pozostałych pracowników. W takich warunkach usprawnienie organizacji pracy, czy też podjęcie skutecznych decyzji rodzi znaczne problemy.
Odpowiednie przygotowanie oraz realizacja zebrania mogą przyczynić się do pozytywnych zmian w firmie oraz stanowić klucz do sukcesu. Już od początku należy zaznaczyć, iż za prawidłowy przebieg spotkania odpowiedzialny jest organizator. Poniżej przedstawione jest kilka porad, które usprawnią jego przebieg.
Zebranie z pracownikami - przygotowanie
Jak już zostało wspomniane, sukces realizacji zebrania z pracownikami zależy od jego odpowiedniego przygotowania. Organizator powinien przede wszystkim poinformować z odpowiednim wyprzedzeniem o terminie oraz długości spotkania, które pozwoli pracownikom lepiej zorganizować swój czas. Ponadto taka informacja zapewni możliwość odpowiedniego przygotowania się oraz wpłynie pozytywnie na interakcje.
Bardzo istotne jest poinformowanie zainteresowanych również o tematyce spotkania, co umożliwi zgłębienie problemu, a także wyeliminuje zbędny stres związany z niewiedzą i obawą o przyszłe losy. Nie jest wymagane dokładne przedstawienie przebiegu spotkania, a jedynie najważniejsze jego punkty. Dostarczenie użytecznych dokumentów oraz przekazanie potrzebnych informacji pozwoli wstępnie przygotować się do dyskusji oraz zapewnić czas do refleksji na dany temat. Każdy uczestnik powinien być także powiadomiony o zamierzanych efektach, by wiedział, jaką rolę ma pełnić w spotkaniu. Ponadto warto określić oczekiwaną formę spotkania - czy będzie ono skupiać się na celach informacyjnych, które nie skłaniają do burzy mózgów, a jedynie mogą zaowocować kilkoma uwagami, pytaniami, czy też dotyczyć będzie wprowadzenia nowych rozwiązań, które z zasady powinny prowokować do innowacyjnych pomysłów, kreatywnego myślenia oraz twórczej pracy grupy.
Niezbędna jest także analiza osób zaproszonych na spotkanie. Dobranie odpowiedniej grupy uczestniczącej w realizacji zadania stanowi połowę sukcesu. Dyskusja z osobami związanymi z tematem spotkania oraz pełniącymi podobne funkcje zapewni aktywny udział w debacie.
Przebieg spotkania
Nie każdy organizator posiada odpowiednie predyspozycje do prowadzenia spotkań. Jeśli gospodarz nie czuje się pewnie w danej roli, nie musi zmuszać się do prowadzenia zebrania. Lepiej wybrać osobę, która efektywniej przeprowadzi grupę przez przewidziane zadania, zainteresuje tematyką oraz zmobilizuje do działania. Oczywiście, nie jest wskazane całkowite wykluczenie szefa z udziału w dyskusji, a jedynie skorzystanie ze wsparcia w jej realizacji.
Ważne jest, by do czynnego udziału w dyskusji zachęceni zostali wszyscy zgromadzeni. Doprowadzenie do burzy mózgów oraz aktywnej wymiany pomysłów jest czasem trudnym zadaniem oraz wydaje się być nieosiągalne. Pomocne w tym przypadku może być kierowanie pytań do konkretnych osób, co zdecydowanie ożywi dyskusję oraz skłoni do większego zaangażowania. Warto także przygotować wcześniej kontrargumenty zapobiegające osadzeniu się dyskusji w jednej kanwie. Kolejną wskazówką jest zachęcanie do kreatywności poprzez udzielanie pochwał za dobre pomysły. Dobry organizator powinien także cały czas kontrolować przebieg spotkania, by nie wymknęło się spod kontroli i przebiegało zgodnie z zaplanowanym schematem. W przeciwnym razie główny temat może stać się pobocznym i nie zostać zrealizowany.
Zebranie z pracownikami - podsumowanie
Zakończenie stanowi bardzo istotny element spotkania. Dobre podsumowanie przedstawia zestawienie wyciągniętych wniosków. Pozwala także na utrwalenie celu spotkania oraz wskazuje na efekty, które udało się za jego pomocą uzyskać. Zakończenie wymaga odpowiedniej konkluzji na temat przeprowadzonej pracy. Nie ma ona wyłącznie charakteru informacyjnego, ale także motywacyjny, gdyż daje poczucie spełnienia i satysfakcji uczestników.
Spotkanie nie powinno się przedłużać. Jeśli nie udało się zrealizować wszystkich zaplanowanych tematów, lepiej zapowiedzieć kontynuację tematu w przyszłości.
Zebranie składa się z wielu czynników, które decydują o jego powodzeniu. Nie należy bagatelizować wcześniejszego przygotowania do spotkania, gdyż stanowi ono bazę do konstruktywnej dyskusji oraz pozytywnego nastawienia pracowników. Istotna jest także forma przekazu oraz odpowiednia motywacja i mobilizacja uczestników. Odpowiednio przeprowadzone spotkania mogą wzbogacić zarówno jednostki, jak i całą firmę, dlatego warto poświęcić więcej czasu na ich organizację.
