W naszym życiu coraz więcej przedmiotów i czynności staje się smart. Rozwój technologii pozwala na uproszczenie wielu z nich, z czego korzystamy, by ułatwić sobie życie. Nic w tym dziwnego - dzięki temu oszczędzamy czas, który możemy poświęcić na inne, ciekawsze zajęcia. Na czym więc polega system pracy smart working? Czy praca dzięki niemu staje się mniej wymagająca? Co niesie za sobą ten model? Przeczytaj niniejszy artykuł, gdzie postaramy się odpowiedzieć na te pytania.
Na czym polega smart working?
Smart working to, najogólniej rzecz ujmując, elastyczny system pracy. Model ten ma sprawić, że główna koncentracja obejmie nie czas pracy, a jej efekty. Tym samym pracownik wykonuje swoje zadania w dowolnym czasie i miejscu, które jednak wcześniej musi ustalić z przełożonym.
Smart working nie oznacza jedynie pracy poza biurem. Choć głównie może kojarzyć się z wykonywaniem zadań w kawiarniach czy domowym zaciszu, tak naprawdę może chodzić na przykład o konkretne miejsce przystosowanego do tego typu pracy biura. Pracownicy mają różne preferencje - jednego dnia mogą potrzebować stuprocentowej ciszy i spokoju, by kolejnego chcieć dyskutować o swoich pomysłach w większej grupie. W ciepły dzień chcą pracować na powietrzu, a w deszczowy - skryć się w ciepłym, przytulnym biurze.
Biura przystosowane do smart workingu często nie posiadają wyznaczonych miejsc pracy konkretnego pracownika. W związku z tym każdego dnia wybiera on sobie, gdzie chce pracować. Zazwyczaj w biurach można spotkać szafki, do których chowa swoje rzeczy po skończonej pracy. Dzięki temu jednego dnia może umiejscowić się na wygodnej kanapie, a drugiego usiąść przy biurku, a nawet stanąć przy specjalnym stanowisku, jeżeli taką ma ochotę i w ten sposób będzie mu się lepiej pracować.
Dlaczego smart working?
Dlaczego firmy decydują się na wprowadzenie metody smart working? Coraz więcej badań pokazuje, że 8 godzin spędzanych przy biurku źle wpływa na koncentrację i kreatywność pracownika. Ta sama pozycja, to samo otoczenie, brak elastyczności może sprawić, że pracownik będzie czuł się jak przybity do krzesła, będzie przemęczony, a pomysły nie będą wpadać mu do głowy. Szczególnie jeżeli okazuje się, że swoje zadania wykonuje w pełni już w 6 godzin, a 2 spędza na właściwie nie wiadomo czym. Perspektywa tego, że właściwie mógłby być już w domu, a jakość jego pracy by na tym nie straciła, jest naprawdę kusząca.
Co daje smart working?
Dzięki wprowadzeniu modelu smart working pracownicy zyskają więcej czasu dla siebie, a to oznacza równowagę pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym, tym samym więcej energii, zdrowsze podejście do pracy, a także chociażby odporność fizyczną, dzięki odpoczynkowi i relaksowi.
Pracodawca z kolei zyskuje pracowników bardziej efektywnych, kreatywnych, innowacyjnych, wpadających na świeże, doskonałe pomysły. Dzięki temu, że mogą oni bowiem samodzielnie wybrać miejsce, w którym pracują, mogą o wiele bardziej się skoncentrować na zadaniach. Poza tym pracownicy są bardziej wypoczęci, weselsi, mają lepsze nastawienie do pracy, co wpływa na atmosferę, a tym samym zaangażowanie i identyfikację z firmą.
Smart working może być również doskonałym sposobem na… oszczędzanie. Istnieją przecież firmy, które polegają na przykład przede wszystkim na wizytach w innych instytucjach czy spotkaniach z klientami. W związku z tym każdego dnia w biurze brakuje nawet kilkudziesięciu osób. Ich stanowiska pracy jednak są stale dostępne. Dzięki smart workingowi można dostosować biuro w taki sposób, że miejsc tych będzie mniej i żadne z nich nie będzie przypisane do konkretnego pracownika.
Kiedy smart working zadziała?
Aby smart working doskonale sprawdził się w naszym biurze, przede wszystkim musimy się upewnić, że nasi pracownicy są na to gotowi. Powinni oni wykazywać się proaktywną postawą (nie bać się wyzwań, wychodzić im naprzeciw, kierować swoje zadania na cel i wykazać inicjatywę), chętnie dzielić się swoją wiedzą z innymi, być zmotywowanym i bezproblemowo przekazywać informacje innym.
Jeżeli chcemy, by pracownik kierował swoje zadania na cel, musimy go mieć. Każda osoba pracująca w firmie powinna go znać i wiedzieć, do czego dążymy. Dzięki temu pracownicy wiedzą, po co pracują, nie obawiają się, że ich zadania pójdą na marne i widzą sens nawet w takich obowiązkach, które są po prostu nieciekawe, nudne i nie wymagają dużego zaangażowania i kreatywności.
Zanim wprowadzimy smart working, powinniśmy również upewnić się, że komunikacja między pracownikami jest na odpowiednim poziomie. Muszą się ze sobą sprawnie porozumiewać, nawet jeżeli nie znajdują się w tym samym pomieszczeniu. Trudno mówić o smart workingu, kiedy nikt nikogo nie rozumie.
Smart working - uwaga na pułapki!
Smart working i nastawienie na efekty to metoda bardzo kusząca. Wydaje się wręcz idealnym sposobem pracy i pracownicy zazwyczaj chętnie na nią przystają. Jak już wspominaliśmy powyżej, zalet tego systemu jest naprawdę sporo. Jednak w euforii można zapomnieć o istotnych kwestiach, które sprawią, że smart working pomoże w zwiększeniu efektywności, ale zatrzyma inne kwestie.
Przede wszystkim warto pamiętać, że aby wprowadzić skuteczny smart working, należy zapewnić pracownikom odpowiedni sprzęt do pracy. Nie można pozostawiać ich samych z tym problemem. Przydatne w takim modelu pracy są na przykład urządzenia mobilne, które firma powinna zapewnić, a o których często zapomina.
W trakcie planowania pracy w systemie smart working można zapomnieć również o prawie i zacząć je łamać. Nie wolno zapominać o Kodeksie pracy czy wewnętrznym regulaminie firmy. To bardzo istotne w budowaniu sprawnie działającego modelu.
