Scrum - czym jest i na czym polega to narzędzie?

Każda firma chce, aby wykonywany przez nią projekt był zrobiony jak najlepiej, najsprawniej i najszybciej, w związku z tym poszukiwane są metody, które mogą to ułatwić. Jedną z nich jest Scrum i korzystanie z jego założeń. Nazwa ta może być dla wielu osób terminem odległym. Na czym więc polega Scrum i z czego się składa? Choć popularność zyskał on przy projektach związanych z branżą IT, zakres ten znacznie się rozszerza i zastosować może go praktycznie każdy. Przeczytaj niniejszy artykuł, by dowiedzieć się więcej.

Scrum w kilku prostych słowach

Zanim przejdziemy do dokładnego przyjrzenia się elementom metodyki Scrum, postaramy się przybliżyć tę ideę w krótkich słowach, aby przemycić sens jej stosowania.

Wyobraźmy sobie, że zajmujemy się zawodowo pisaniem kryminałów. Od naszego wydawcy dostajemy zlecenie na konkretną książkę, którego mamy zamiar się podjąć. Postanawia on nie tylko podać nam temat publikacji, lecz także dokładne wytyczne co do tego, kiedy i jak ma powstać dany rozdział, aby zmniejszyć jak najbardziej koszty i czas powstawania kryminału. Zgadzamy się, ponieważ temat bardzo nam się podoba, i rozpoczynamy pracę. Przyglądamy się liście zadań pozostawionej przez wydawcę. Niestety, jego wyobrażenie naszej pracy wydaje się kompletnie inne i w rezultacie nie został przewidziany czas na zbieranie niezbędnych informacji. Poza tym nie wziął on pod uwagę tempa w jakim piszemy, sprawdził, jak szybko on tworzy stronę tekstu i na tej podstawie mniej więcej obliczył, jak długo powinno nam zająć napisanie jednego rozdziału. Określił również objętość rozdziału. Co prawda mieścimy się w wyznaczonym terminie, ale książka jest niedopracowana, rozdziały skracane lub na siłę wydłużane, a fabuła spłaszczona.

O ile prościej byłoby, gdybyśmy dostali wytyczne obejmujące cel (datę, kiedy książka ma trafić do wydawcy), tematykę powieści, objętość książki, a dodatkowo niezbędne materiały, które pomogą w zbadaniu tematu (artykuły, książki, pomocne linki) i kontakt z wydawcą raz na 2 tygodnie w celu ustalenia na jakim etapie jesteśmy, co się udało, a co stanęło w martwym punkcie? Dzięki temu każde nieprzewidziane zdarzenie (chociażby awaria komputera, prądu, zdarzenia losowe), wydłużające się badania tematu, konieczne zwiększenie objętości książki itp. byłoby konsultowane, prace szły sprawniej, a każda ze stron odczuwałaby zadowolenie z projektu.

Tym uproszczeniem może być właśnie Scrum. Przejdźmy się do omówienia tego zagadnienia.

Czym jest Scrum?

Najkrócej mówiąc Scrum to prosta metodyka wykonywania projektów, która ma ułatwić i usprawnić pracę nad nimi, a także zoptymalizować koszty i czas potrzebny na realizację. Dzięki stosowaniu tej metody na bieżąco zauważamy pojawiające się trudności, w związku z czym możemy zmieniać sposób pracy, narzędzia itp.

Scrum oparty jest na trzech filarach:

• Przejrzystość - dzięki zastosowaniu tej metody dokładnie widzimy, w którym miejscu projektu się znajdujemy, co zakończyło się sukcesem, co sprawia, że prace nad daną częścią projektu się opóźniają, jakie problemy ma zespół. Nie musimy doszukiwać się momentu, w którym coś poszło nie tak, ponieważ wszystko jest jasne i w pełni widoczne.

• Inspekcja - dzięki przejrzystości możemy przejść do inspekcji, czyli właśnie zauważaniu problemów lub wręcz przeciwnie - ich rozwiązań. Widzimy zarówno ułatwiania, jak i utrudnienia występujące w pracach nad projektem.

• Adaptacja - dzięki inspekcji można rozpocząć adaptację, czyli zmiany w projekcie i jego wykonywaniu z powodu zaobserwowanych zmian.

Kto jest kim w metodzie Scrum?

Scrum to zespół, ScrumMaster i Project Owner. Jakie pełnią funkcje?

• Zespół zajmuje się wykonywaniem projektu - razem lub osobno wykonuje zadania, które przybliżają prace do efektu końcowego. Sam znajduje metody, jakimi będzie pracował, składa się ze specjalistów w swojej dziedzinie i nie ma problemów z komunikowaniem się jego członków między sobą.

• ScrumMaster to osoba, która wprowadza Scrum, tłumaczy go, sprawdza, czy jest odpowiednio prowadzony, udostępnia narzędzia przydatne do pracy i stara się, żeby nic z zewnątrz nie zakłócało pracy zespołu.

• Project Owner z kolei bardzo dobrze zna rynek związany z projektem, zapotrzebowania klientów i ich oczekiwania. Ustala cel i backlog projektu, czyli listę oczekiwań, komunikuje się nie tylko z zespołem, lecz także z odbiorcami.

Na czym polega Scrum?

Wiemy już czym jest Scrum, na czym się opiera i kto pracuje z tą metodą. Na czym jednak ona polega? Jak przebiega?

Punktem wyjścia jest wspomniany już backlog produktu. Składają się na niego historie użytkowników, pozwalające na wyznaczanie konkretnych zadań dla zespołu. O co chodzi? Historie użytkowników to wymagania dotyczące projektu, zapisane z perspektywy odbiorcy produktu czy usługi. Odpowiadają na pytania: kto? co? oraz dlaczego?. Dzięki temu dokładnie poznajmy cel danego zadania oraz powód jego wykonywania.

Przykład 1.

Zespół przygotował backlog produktu, na który składały się historie użytkowników. Ich lista była krótka i zawierała następujące historie:

Jako użytkownik aplikacji chcę dostawać powiadomienia o nowych wiadomościach na pulpicie, ponieważ pomagają w szybkiej reakcji na pojawiające się problemy.

Jako czytelnik artykułów chcę być o nich informowany drogą mailową, ponieważ częstotliwość ich ukazywania się jest nieregularna.

Jako administrator strony chcę znać liczbę wyświetleń artykułów, w celu sporządzania statystyk.

Dzięki wspomnianym historiom pracownik może wyznaczyć listę zadań do wykonania w czasie jednego sprintu. Sprint z kolei to ustalony czas (najczęściej tydzień lub dwa), podczas którego wykonywane są wyznaczone wcześniej zajęcia. W tym czasie pewien zakres zadań powinien zostać ukończony, a wyniki powinny być gotowe do prezentacji.

Zespół spotyka się również na krótkich codziennych spotkaniach, w których trakcie każdy członek mówi o tym, co zrobił w ostatnim czasie, na jakim etapie się znajduje i jakie przeszkody stoją na jego drodze. Codzienne spotkania nie są miejscem na długie dyskusje, dlatego zaleca się, by były przeprowadzane na stojąco, a każdy z członków wypowiadał się rzeczowo. 

Po zakończeniu sprintu przeprowadzane jest Sprint Review i retrospektywy. Na pierwszym z wymienionych prezentowane są wyniki sprintu. W trakcie tych spotkań pracownicy mogą proponować nowe historie użytkowników, dyskutować o przebiegu pracy, mówić o napotkanych trudnościach. Retrospektywy to z kolei dyskusje na temat narzędzi, możliwych usprawnień i wszystkim, co związane jest bezpośrednio z realizacją produktu. 

Scrum - przydatne narzędzia

Istotną częścią Scruma jest jego tablica. Pozwala na kontrolowanie przebiegu projektu i wykonywanych zadań, dzięki niej dokładnie widoczny jest moment, w którym aktualnie znajduje się praca. Może to służyć monitorowaniu postępów, poszukiwaniu zadań, które zatrzymują dalsze prace, ale także być motywacją do dalszych działań.

Tablice można posiadać fizycznie, ale także w wersji elektronicznej lub w obu jednocześnie. Składają się one zazwyczaj z 3 lub 4 kolumn, wszystko zależy od upodobań zespołu. Najczęściej jednak wiersze stanowią historie użytkowników, a 3 pozostałe kolumny to: zadania do zrobienia, zadania w trakcie, zdania zakończone. Jeżeli posiadamy tablicę w formie fizycznej, sprawdzą się z pewnością samoprzylepne karteczki lub tablica, na której możemy zawieszać je za pomocą magnesów. Dzięki temu przenoszenie zadań do kolejnych kolumn nie będzie sprawiało problemów.

Czy Scrum jest dla każdego?

To w jaki sposób zespół pracuje najbardziej wydajnie jest kwestią indywidualną. Dlatego też nie można z góry powiedzieć, dla kogo Scrum będzie odpowiedni, a dla kogo nie. Może on nieść za sobą pewne utrudnienia, jeżeli konieczne jest planowanie długoterminowe. Pozwala jednak na bardzo dokładne wykonanie zadania, wyeliminowanie błędów i optymalizację kosztów.

Najlepszym rozwiązaniem wydaje się próbne wprowadzenie tego systemu pracy. Jeżeli okaże się, że zespół dzięki temu stał się efektywniejszy, a jego motywacja się zwiększa, nie powinno być wątpliwości, że Scrum to rozwiązanie właśnie dla naszej firmy. Choć w jego założeniach występuje wiele pojęć i może się wydawać, że jest to metoda skomplikowana, tak naprawdę jest zupełnie przeciwnie i na pewno poradzimy sobie ze zrozumieniem i wprowadzeniem wszelkich związanych z nią procesów. 

Czy to rozwiązanie idealne? Na pewno nie dla wszystkich. Warto konsultować takie zmiany z całym zespołem, który będzie miał docelowo pracować w takim systemie. W końcu to właśnie dla nich ma być rozwiązaniem idealnym, które podniesie wydajność i komfort wykonywanych zadań.