Ubezpieczenie OC i AC a międzyokresowe rozliczenie kosztów

Przedsiębiorca zobowiązany jest w pewnych sytuacjach do wykupienia polisy ubezpieczeniowej. Do polis obowiązkowych należy np. polisa OC od pojazdów firmowych. Często jednak przedsiębiorca wraz z obowiązkową polisą OC wykupuje również dobrowolne ubezpieczenie AC. Pojawia się więc pytanie, jak prawidłowo zaksięgować ubezpieczenie OC i AC?

Ujmowanie kosztów ubezpieczenia OC i AC w KPiR

Zaksięgowanie polisy ubezpieczeniowej OC i AC jest uzależnione od tego, czy przedsiębiorca prowadzący księgę przychodów i rozchodów ewidencjonuje koszty przy zastosowaniu metody uproszczonej (kasowej) czy też memoriałowej. Jednak bez względu na stosowaną do rozliczeń kosztów metodę wydatek ten zawsze będzie znajdował się w kolumnie 13 KPiR, a więc będzie ujmowany jako pozostałe wydatki.

Ważne!

Wybraną metodę rozliczeń należy stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy.

Ubezpieczenie OC i AC - metoda kasowa (uproszczona)

Podatnicy, którzy zdecydowali się na wybór metody kasowej do rozliczania kosztów, poniesione wydatki zaliczają do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Nie ma tutaj znaczenia to, jakiego okresu dany wydatek dotyczy, a także czy poniesiony koszt przyczyni się do uzyskania przychodu w roku podatkowym, w którym został poniesiony.

Ponadto przedsiębiorca, który stosuję metodę kasową, zwaną uproszczoną, nie musi dzielić kosztów na bezpośrednio i pośrednio związanych z przychodami - wszystkie wydatki traktowane są tak samo. Co więcej, nie ma również znaczenia fakt, czy dany wydatek został faktycznie opłacony.

Powyższe zasady dotyczą również kosztów ubezpieczenia OC i AC.

Ważne!

Jeśli podatnik wykupi polisę ubezpieczeniową, bez względu na okres, którego ona dotyczy, księguje ją w całości zgodnie z datą jej wystawienia.

Przykład 1.

1 czerwca 2016 roku przedsiębiorca zakupił ubezpieczenie OC i AC o wartości 1 500 zł. Polisa ta obejmuje 12 miesięcy kalendarzowych, czyli okres od 1 czerwca 2016 roku do 31 maja 2017 roku. Oznacza to, że polisa obejmuje dwa lata podatkowe.

Przedsiębiorca, który stosuje metodę kasową (uproszczoną), wartość całej polisy ujmuje w KPiR w dacie jej wystawienia, czyli 1 czerwca 2016 roku. Należy mieć jednak na względzie, że przedsiębiorca nie musi posiadać faktury, która dokumentuje poniesienie wydatku, ponieważ zakup polisy można ująć na podstawie samej polisy wystawionej przez ubezpieczyciela.

Ubezpieczenie OC i AC - metoda memoriałowa

Metoda memoriałowa wiąże się z koniecznością rozróżnienia kosztów na koszty bezpośrednio i pośrednio związane z osiąganym przychodem. Przedsiębiorca, który stosuje tę metodę, powinien ujmować koszty bezpośrednie w okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody. Z kolei koszty pośrednie należy ewidencjonować w dacie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia dokumentu księgowego. Koszty pośrednie, które obejmują więcej niż jeden rok podatkowy, podlegają proporcjonalnemu podziałowi na lata podatkowe, których dotyczą.

Metodę memoriałową stosują:

  • podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, a więc podmioty, które prowadzą ewidencję księgową w formie ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, np. sp. z o.o., spółki akcyjne, spółki w organizacji,

  • podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, jeśli prowadzą księgi rachunkowe,

  • podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, jeżeli wybrali taką metodę rozliczania kosztów w czasie. Jednak podatnicy ci muszą spełnić dodatkowy warunek - zobowiązani są do prowadzenia w każdym roku podatkowym KPiR w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Ubezpieczenie OC i AC co do zasady zaliczane jest do kosztów pośrednich. W związku z tym, jeśli zakupiona polisa obejmuje więcej niż jeden rok podatkowy, należy ją podzielić proporcjonalnie w stosunku do lat podatkowych, których dotyczy.

Przykład 2.

Przedsiębiorca, który rozlicza koszty metodą memoriałową, zakupił ubezpieczenie OC i AC od czerwca 2016 roku do maja 2017 roku o wartości 2 400 zł. Polisa ta została wystawiona na 12 miesięcy, obejmuje więc dwa lata podatkowe. Przedsiębiorca powinien więc ująć jej wartość proporcjonalnie do lat, których dotyczy.

Wartość ubezpieczenia należy podzielić na 12 miesięcy, po czym przemnożyć przez liczbę miesięcy przypadającą na dany rok podatkowy:

2 400 zł : 12 miesięcy = 200 zł

1 rok - 7 miesięcy (czerwiec - grudzień): 200 zł * 7 miesięcy = 1 400 zł

2 rok - 5 miesięcy (styczeń - maj): 200 zł * 5 miesięcy = 1 000 zł

Kwotę ubezpieczenia, która przypada na rok wykupienia polisy, należy zaksięgować w dacie jej wystawienia, natomiast część, która przypada na drugi rok - ująć w przyszłym roku podatkowym, czyli 2017. Wartość tę dla celów porządkowych można ująć na dzień 1 stycznia 2017 roku.

Ujęcie ubezpieczenia dobrowolnego AC w kosztach podatkowych

Ubezpieczenie AC nie jest ubezpieczeniem obowiązkowym, dlatego też ustawodawca wprowadził pewne ograniczenie co do możliwości zaliczenia tego wydatku do kosztów podatkowych.

Ważne!

Ubezpieczenie samochodu stanowi koszt podatkowy, jednak do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się składki na ubezpieczenie AC samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ustaloną część w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro do wartości pojazdu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Należy mieć jednak na względzie, że powyższe ograniczenie dotyczy wyłącznie samochodów osobowych. Jeśli zaś wartość samochodu jest niższa niż równowartość 20 000 euro, do kosztów podatkowych można zaliczyć całą kwotę ubezpieczenia AC. Jeżeli natomiast przedsiębiorca wykupi polisę dla samochodu ciężarowego, ograniczenie to nie będzie miało zastosowania.

Przykład 3.

1 czerwca 2016 roku przedsiębiorca wykupił polisę AC dla firmowego samochodu osobowego. Wartość samochodu wynosi 150 000 zł, zaś składka ubezpieczenia AC 3 500 zł.

W pierwszej kolejności należy przeliczyć równowartość 20 000 euro na złotówki zgodnie z kursem wymiany walut z dnia poprzedzającego dzień zawarcia umowy ubezpieczenia. Dzięki temu ustalony zostanie proporcjonalny limit, który będzie mógł zostać zaliczony do kosztów podatkowych:

kurs euro z dnia 31 maja 2016 r. to 4,3820 zł

20 000 euro * 4,3820 zł = 87 640 zł

Następnie należy ustalić proporcję:

(87 640 zł/150 000 zł) * 100% = 58,43%

Otrzymaną proporcję mnożymy przez wysokość składki ubezpieczenia:

3 500 zł * 58,43% = 2 045,05 zł

Przedsiębiorca do kosztów podatkowych będzie mógł zaliczyć kwotę 2 045,05 zł z tytułu opłaconej składki na ubezpieczenie AC samochodu osobowego.