Sprzedaż bezrachunkowa - jak ją prawidłowo dokumentować?

Sprzedaż bezrachunkowa związana jest z transakcją sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej, w przypadku gdy sprzedawca jest zwolniony z obowiązku ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży bezrachunkowej dotyczy zarówno przedsiębiorców zwolnionych z VAT, jak i czynnych podatników VAT.

Dokumentowanie sprzedaży w przypadku zwolnienia z VAT

W przypadku zwolnienia z VAT oraz zwolnienia z obowiązku ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej przedsiębiorca może dokumentować sprzedaż poprzez:

  • wystawianie i księgowanie codziennie dowodu księgowego,

  • prowadzenie ewidencji sprzedaży oraz wprowadzanie przychodów w księdze przychodów i rozchodów raz na miesiąc.

Przy codziennym wystawianiu dowodu wewnętrznego należy pamiętać o dokonaniu zapisu nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym, najlepiej na koniec każdego dnia. Obowiązuje to tych podatników, którzy sami prowadzą swoją księgowość.

W przypadku korzystania z usług biur rachunkowych, które przechowują księgę przychodów i rozchodów, istnieje możliwość dokonywania zapisów w formie jednego zapisu na koniec miesiąca. Dokonać tego należy do 20. dnia każdego kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Sprzedaż bezrachunkowa u podatnika VAT

Prowadzenie ewidencji jest łatwiejsze niż w przypadku nievatowców. Nie ma wymogu prowadzenia osobnej ewidencji dla sprzedaży, transakcje takie można zapisywać w rejestrze sprzedaży VAT, a tę wartość przepisuje się później do KPiR.

W przypadku czynnych podatników VAT, którzy dokonują sprzedaży o różnych stawkach VAT, w ewidencji powinny być one zaznaczone w celu późniejszego poprawnego wyliczenia wartości podatku VAT.

Należy również pamiętać, że w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej ujmowane są wyłącznie transakcje bez potwierdzenia jej zawarcia, nie są ujmowane transakcje potwierdzone paragonem czy fakturą.

Przedstawione metody dotyczyły sprzedaży stacjonarnej, inaczej rzecz wygląda w przypadku sprzedaży wysyłkowej.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej a sprzedaż wysyłkowa

W przypadku sprzedaży wysyłkowej, gdzie przychody otrzymywane są za pośrednictwem konta bankowego, dokumentem potwierdzającym przychód jest wyciąg bankowy. Z wyciągu bankowego powinno jednoznacznie wynikać, jaki przelew dotyczy jakiej transakcji, jeśli nie jest to możliwe, konieczne staje się prowadzenie dziennej ewidencji sprzedaży w analogiczny sposób do sprzedaży stacjonarnej.

Co powinna zawierać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?

Ewidencja powinna zawierać:

  • numer kolejny w ewidencji,

  • datę sprzedaży,

  • dane dotyczące nabywcy,

  • wartość brutto,

  • podsumowanie wartości przychodu z danego dnia,

  • w przypadku czynnych podatników VAT rozróżnienie na stawki podatkowe.

Ewidencję należy zbroszurować oraz ponumerować jej karty. Przedsiębiorca nie ma obowiązku zgłaszania ewidencji do urzędu skarbowego, jednakże w czasie kontroli urzędnicy mają prawo do kontroli, czy ewidencja jest prowadzona w sposób terminowy.

Jest możliwe łączenie ewidencji tzw. uproszczonej VAT z ewidencją sprzedaży bezrachunkowej, która zawierać będzie sprzedaż narastającą w danym roku podatkowym, co daje przedsiębiorcy możliwość określenia momentu, w którym przekroczony zostanie limit zwolnienia z VAT. Jest to jednak dobrowolne.