Ewidencja wyposażenia - wzór z omówieniem

Definicja wyposażenia

Zasadniczo ewidencja wyposażenia powinna zawierać te składniki, których wartość początkowa przekracza 1.500 zł, ale wynosi mniej niż 3.500 zł,  a potencjalny okres użytkowania to nie przekracza 1 roku. Za elementy wyposażenia w praktyce najczęściej uznaje się przedmioty, które zostały kupione z myślą o dalszej odsprzedaży w przyszłości (jednocześnie te, które nie stanowią towarów handlowych).

W myśl definicji, zawartej w Rozporządzeniu MF w sprawie prowadzenia  KPiR z dnia 26.08.2003 r., wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym od środków trwałych.

Ewidencja wyposażenia a ewidencja środków trwałych

W celu porównania ewidencji wyposażenia i ewidencji środków trwałych, na wstępie warto przytoczyć definicję środków trwałych. Otóż są to takie składniki majątku, które stanowią własność lub współwłasność przedsiębiorcy, są kompletne i zdatne do użytku, o przewidywanym okresie wykorzystywania dla celów działalności dłuższym niż rok i których wartość przekracza 3.500 zł.

Zakwalifikowanie przedmiotu do ewidencji środków trwałych zobowiązuje więc do spełnienia szeregu przesłanek oraz co ważne - przedsiębiorca powinien wykorzystywać dany przedmiot wyłącznie w działalności gospodarczej, co wymaga całkowitego wykluczenia możliwości używania go prywatnie.

Jednoznaczne kryterium, którym należy się kierować, w której ewidencji ująć dany przedmiot tak naprawdę nie istnieje, ponieważ w sytuacji, gdy jego wartość nie przekracza 3.500 zł, przedsiębiorca ma do wyboru jedną  z trzech możliwości:

  • zaliczyć dany przedmiot do środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo zamortyzować jednorazowo w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym (gdy przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok),

  • potraktować dany przedmiot jako wyposażenie, a wydatki poniesione na jego nabycie zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów (gdy przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż 1 rok a wartość początkowa większa niż 1.500 zł),

  • nie ujmować danego przedmiotu w żadnej z ewidencji, a zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Ewidencja wyposażenia - podstawowe elementy

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej poniższe dane:

  1. numer kolejny wpisu;

  2. datę nabycia;

  3. numer faktury lub rachunku;

  4. nazwę wyposażenia;

  5. cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia;

  6. numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia;

  7. datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

Do pobrania:

pdf
załącznik w formacie PDF druk do ręcznego wypełnienia
doc
załącznik w formacie DOC edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie