Użytkowanie samochodu prywatnego do celów działalności gospodarczej

Wykorzystanie samochodu w działalności gospodarczej komplikuje życie wielu podatników. Użytkowanie samochodu prywatnego w firmie pozwala na zaliczanie do kosztów wydatków z nim związanych. Aby było to jednak możliwe, powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, umożliwiająca zaliczenie poniesionych wydatków do kosztów, tak jak to regulują ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz prawnych. Brak ewidencji uniemożliwia zaliczenie wspomnianych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym, a także obniżenie podatku VAT należnego o naliczony.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu jest to ustawowo przewidziana forma określenia przez podatnika przebiegu samochodu niebędącego środkiem trwałym firmy, a wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że w ewidencji przebiegu pojazdu można wykazywać jedynie te kilometry, które podatnik przejechał w celu załatwienia spraw związanych z wykonywaniem działalności gospodarczej. Przede wszystkim należy mieć tu na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który stanowi, że wydatki muszą mieć bezpośredni lub pośredni związek ze źródłem przychodów. Wydatki na paliwo zużywane na przejazdy prywatne nie mogą być zaliczone w ciężar kosztów podatkowych. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu przedsiębiorca jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Zapisy dokonywane w ewidencji kosztów eksploatacji pojazdu są wpisywane miesięcznie, ale rozliczane narastająco.

Wydatki na eksploatację samochodów osobowych są limitowane tak zwaną kilometrówką, czyli mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy) bądź w przypadku jazd lokalnych - kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Limity dla samochodu osobowego uzależnione są od pojemności skokowej silnika samochodowego i wynoszą odpowiednio:

  • przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  • przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Obowiązek prowadzenia ewidencji co do zasady dotyczy:

  1. samochodów osobowych będących prywatną własnością przedsiębiorcy (wspólnika firmy);
  2. samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy;
  3. samochodów osobowych będących własnością pracowników (jeżeli auta te są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczenie nie jest ryczałtowe), w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej;
  4. samochodów osobowych zastępczych.

Tylko w niektórych przypadkach podatnicy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdy:

  1. prywatny samochód pracownika jest wykorzystywany w działalności gospodarczej podatnika, a koszt eksploatacji tego samochodu jest rozliczany w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne;
  2. podatnik używa samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym;
  3. podatnik używa w działalności samochodu ciężarowego.

Zasady prowadzenia ewidencji

Ustawodawca wskazał elementy, jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu (ustawa o PIT - art. 23 ust. 7):

  1. nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
  2. jej adres zamieszkania,
  3. numer rejestracyjny pojazdu,
  4. pojemność silnika,
  5. kolejny numer wpisu,
  6. datę,
  7. cel wyjazdu,
  8. opis trasy (skąd–dokąd),
  9. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  10. stawkę za 1 km przebiegu,
  11. kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  12. podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Do prowadzenia ewidencji jest zobowiązana osoba, która używa danego pojazdu, a na koniec miesiąca pracodawca winien zawsze potwierdzić przebieg pojazdu wynikający z ewidencji. Każdy użyczony do celów służbowych samochód powinien mieć prowadzoną odrębnie i na bieżąco (po dokonaniu każdego przejazdu) ewidencję przebiegu.

Przy dokumentowaniu poniesionych wydatków należy pamiętać o tym, by dokumenty te zwierały wszystkie dane wymagane przepisami prawa. Co ważne, od początku 2013 r. przedsiębiorcy nie mają już obowiązku zamieszczania na fakturach za paliwo czy inne wydatki eksploatacyjne numerów rejestracyjnych pojazdu. Jednakże w firmach, w których wykorzystywany jest więcej niż jeden samochód, warto zadbać o umieszczenie takiej informacji na dokumencie. W praktyce księgowej można to zrobić nawet własnoręcznie, a dzięki temu faktura będzie mogła bez wątpliwości zostać przyporządkowana do odpowiedniego samochodu.

Do kosztów można zaliczyć wydatki takie jak:

  1. zakup paliwa,
  2. opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą,
  3. składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC),
  4. naprawy i części zamienne,
  5. przeglądy i usługi serwisowe.

Natomiast wydatki ulepszające samochód nie są kosztem uzyskania przychodów, ponieważ nie są związane z jego bieżącą eksploatacją. Przykładem są wydatki na montaż instalacji gazowej czy urządzenia nawigacyjnego.

Kilometrówka także dla środków trwałych

W grudniu 2013 r. Rada Unii Europejskiej w swojej decyzji zezwoliła Polsce na zastosowanie ograniczeń w kwestii odliczania podatku VAT w zakresie nabycia i rozliczania wydatków w zakresie pojazdów samochodowych. Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, które wejdą w życie od 1 kwietnia 2014 r., może okazać się, że ewidencja przebiegu pojazdów będzie konieczna także dla samochód będących środkami trwałymi.

Jak to możliwe? Otóż wspomniana decyzja pozwala na wprowadzenie ograniczenia prawa do odliczenia VAT do 50% od zakupu, nabycia wewnątrzwspólnotowego, przywozu, wynajmu lub leasingu silnikowych pojazdów drogowych, a także VAT naliczanego od wydatków związanych z tymi pojazdami, jeśli pojazd nie jest używany wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Natomiast w sytuacji, kiedy będzie on wykorzystywany wyłącznie dla celów firmy, można podatek VAT od wskazanych operacji odliczać w całości.