Samochód w firmie a kontrola urzędu skarbowego

Wśród najczęściej spotykanych wydatków w firmie można wymienić koszty związane z użytkowaniem samochodu. Wielu przedsiębiorców w ten sposób próbuje obniżyć wartość swoich zobowiązań podatkowych. Należy jednak mieć się na baczności, gdyż urząd skarbowy skontroluje twój samochód, jeżeli korzystasz z prawa do pełnego odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych oraz prowadzisz kilometrówkę dla celów VAT. Chcesz wiedzieć, jak to może wyglądać oraz jak rozliczać samochód w firmie? Przeczytaj nasz artykuł.

Odliczenie VAT a samochód w firmie

W roku 2015 ustawodawca wprowadził wiele zmian w kwestii odliczenia VAT od wydatków poniesionych w związku z używaniem samochodu w firmie.

Od 1 lipca 2015 przedsiębiorcy, którzy posiadają samochody firmowe, które nie dają prawa do pełnego odliczenia VAT, muszą wskazać sposób wykorzystywania pojazdu w celu określenia prawa do odliczenia w ujęciu procentowym:

  • samochód wykorzystywany w systemie mieszanym, czyli na potrzeby działalności gospodarczej oraz na cele prywatne - daje prawo do odliczenia 50% wartości podatku VAT
  • samochód w firmie wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych - daje prawo do odliczenia 100% wartości podatku VAT.

Pierwsze rozwiązanie jest najmniej problematyczne, ponieważ podatnicy nie mają z tego tytułu większych obowiązków ewidencyjnych. 

Inaczej jest w przypadku drugiego rozwiązania, czyli odliczenia 100% VAT. Podatnicy, którzy zamierzają rozliczać w ten sposób wydatki na samochód firmowy powinni dopełnić obowiązkowych formalności względem urzędu skarbowego:

  • złożyć w urzędzie skarbowym deklarację VAT-26,
  • prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu,
  • wprowadzić regulamin (zasad) użytkowania samochodu w firmie.  

Samochód w firmie: odliczenie 100% VAT - kontrola urzędu skarbowego

Przedsiębiorcy, którzy uznali, że pojazdy firmowe są wykorzystywane wyłącznie w ramach prowadzonego biznesu i dopełnili wyżej wymienionych formalności powinni być świadomi tego, że skarbówka będzie kontrolować takie przypadki. Dlatego warto ustosunkować się do obowiązków wynikających z pełnego odliczenia VAT.

Bezpiecznym rozwiązaniem jest kontrolowanie księgowanych wydatków związanych z użytkowaniem zgłoszonego pojazdu. Należy zwrócić szczególną uwagę przede wszystkim na ilość przejechanych kilometrów względem zakupionego paliwa w odniesieniu do konkretnego okresu rozliczeniowego.

Podczas kontroli urzędnicy na początku skontrolują dokumenty księgowe oraz ewidencje przebiegu pojazdu, by przeanalizować właśnie tę zależność. W tym celu wprowadzono obowiązek podawania stanu licznika przejechanych kilometrów na początek i na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Co więcej, urzędnicy skarbowi mają prawo do przeprowadzenia oględzin pojazdu, w związku z czym będą dokładnie sprawdzali samochody, oceniali ich eksploatację oraz szacowali ewentualne naprawy powiązane z wymianą części.

Każde uchybienie w rozliczeniu kosztów będzie rzutowało na decyzje urzędu odnośnie prowadzonej kontroli i ewentualne zakwestionowanie decyzji podatnika w kontekście odliczenia pełnej wartości VAT. W efekcie podatnik może zostać zobligowany do korekty kosztów oraz podatku od towarów i usług za okres, w którym dokonał pełnego odliczenia.

Urzędy skarbowe są organami, które pilnują porządku i przestrzegania prawa podatkowego. Czy kontrolują sprawiedliwie - tego nie wiemy, jednak wiemy, że na pewno robią to bardzo szczegółowo. W celu potwierdzenia swojego stanowiska stosują zasady czysto matematyczo-logistyczne, a nawet detektywistyczne. Zatem w gestii podatnika leży obowiązek zadbania o rzetelność prowadzonej dokumentacji oraz wydatków zaliczonych w koszty na posiadany samochód w firmie. Należy dołożyć wszelkich starań przy dopilnowaniu w tej kwestii, co na pewno zaowocuje, kiedy urząd skarbowy skontroluje Twój samochód.